Bagaimana redaksi normatif Pasal 16 dalam PEDOMAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN PEMERINTAH Nomor 56 Tahun 2018?
Norma hukum dalam PEDOMAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN PEMERINTAH Nomor 56 Tahun 2018 tentang PEDOMAN TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK DI LINGKUNGAN PEMERINTAH, BAB XIV - SPESIFIKASI SISTEM, Pasal 16 berbunyi:

Spesifi.kasi Fungsional: 
Manajemen Pengguna 
1. Data lnduk Pengguna (Master Data User) memfasilitasi manajemen data 
pengguna yang berupa penambahan data dan/atau penon-aktifan 
pengguna, disusun sesuai dengan data kepegawaian. Menu ini hanya dapat 
diakses oleh administrator aplikasi. 
2. Pemberian Kewenangan (Role) mengatur kewenangan setiap pengguna, 
antara lain berupa masukan (input) agenda surat, pemindaian dokumen, 
pembuatan disposisi dan pembuatan surat keluar. Dalam sistem TNDE, 
dimungkinkan seorang pengguna mendapatkan beberapa kewenangan 
sekaligus dalam suatu waktu, yang diatur oleh administrator, sesuai 
dengan penugasan yang diberikan. 
Agenda Surat Masuk 
Penanganan agenda surat masuk adalah sebagai berikut: 
1. Masukan (Input) Agenda 
Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas masukan terhadap agenda surat 
masuk dan secara otomatis mencatat petugas yang melakukan masukan 
agenda. Data yang dicatat dalai:n aplikasi TNDE sekurang-kurangnya 
memuat: ' 
nomor urut agenda; 
tanggal penerimaan surat; 
nomor, tanggal dan hal surat; · 
tujuan surat (pengguna tujuan surat); 
nama dan alamat pengirim surat; 
D kecepatan tanggapan: 
amat segera; 
Segera; dan 
Biasa. 
isi yang ringkas; dan 
keterangan, antara lain tembusan dan salinan. 
2. Penyimpanan Dokumen 
S~~at masuk yang telah dicatat sebagai sebuah agenda surat masuk 
d1s1mpan dengan dua alternatif: 
Pem~nda~an (scan7:ing) Dokumen merupakan sistem yang memfasilitasi 
pemmda1an apabila dokumen diterima dalam bentuk naskah asli 
elektronik (hard copy). 
File Upload dilakukan apabila surat telah diterima dalam bentuk 
salinan naskah elektronik ( soft copy) 
3. Melihat Detail Agenda 
Sistem TNDE mernungkinkan setiap data agenda surat masuk dan fail 
terkait yang telah disimpan dapat dilihat kembali secara mudah dan 
lengkap. 
4. Membuat Disposisi 
Sistem menyediakan mekanisme untuk membuat disposisi terhadap suatu 
agenda surat masuk. Disposisi ini merupakan perintah lebih lanjut dalam 
proses penanganan agenda surat masuk. 
5. Manajemen Disposisi 
Sistem memberikan mekanisme untuk manajemen disposisi, yaitu 
mekanisme untuk pembuatan laporan terhadap disposisi yang diterima 
oleh suatu pengguna dan pemberian komentar oleh pembuat disposisi 
terhadap laporan disposisi. 
Agenda Surat Keluar 
Surat Keluar dapat dibuat berdasarkan laporan atas disposisi ataupun konsep 
surat inisiatif sendiri. 
1. Pembuatan Konsep Surat 
Pembuatan konsep surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu: 
template/ borang acuan 
Sistem menyediakan template yang mengacu pada Pedoman Umum 
Tata Naskah Dinas Pemkab Pesawaran. 
Tanpa template/borang acuan 
Selain menggunakan template/borang acuan yang sudah didefinisikan, 
pengguna dapat membuat konsep surat tanpa template apabila konsep 
surat tidak memerlukan format tata naskah dinas. 
2. Persetujuan Konsep Surat 
Terdapat fasilitas untuk melakukan persetujuan terhadap konsep surat 
yang telah dibuat. Dalam proses persetuan atas suatu konsep surat, 
dimungkinkan terjadi koreksi dan revisi yang dilakukan seca.ra berulang 
sampai didapat suatu konsep surat yang disepakati. 
3. Pembuatan Agenda Surat Keluar 
Unit kerja dapat melakukan input data agenda surat keluar setelah konsep 
surat menjadi surat final. 
4. Penomoran Otomatis 
Agenda surat yang telah dibuat diberi nomor secara otomatis oleh sistem 
berdasarkan suatu format penomoran yang dipilih. 
5. Pemindaian (scanning) Surat 
Surat keluar yang telah dilengkapi dengan tanda tangan dan cap disimpan 
dengan cara pemindaian (scanning). · 
Manajemen template 
1. Penggunaan template Standar 
Sistem menyediakan template/borang acuan surat berdasarkan Pedoman 
Umum Tata Naskah Dinas yang diatur dengan Peraturan Bupati Pesawaran 
Nomor ~ 1.A Tahun 2018. Beberapa aspek spesifik seperti logo instansi 
dapat d1atur pada aplikasi TNDE sehingga berlaku umum untuk semua 
instansi. 
Jenis dan format template naskah dinas yang tersedia dari: 
Surat Edaran. 
Surat Biasa. 
Surat Undangan. 
Surat Perintah Tugas. 
Nata Dinas. 
D Telahaan Staf. 
Notulen. 
2. Pembuatan template/borang Acuan Baru . 
Aplikasi TNDE menyediakan fasilitas untuk membuat template baru yang 
belum ada pada Pedoman Umum Tata Naskah Dinas sehingga format surat 
yang spesifik pada suatu instansi tetap dapat dimasukkan sebagai suatu 
template. 
3. Penggunaan template dalam Pembuatan Konsep Surat. 
template yang telah tersimpan harus terintegrasi dengan aplikasi TNDE 
sehingga proses melengkapi surat dapat langsung dilakukan melalui 
aplikasi situs {website) tersebut tanpa memerlukan aplikasi editor 
teks/penyunting (texteditor) lain. 
Pencarian Dokumen 
Semua dokumen yang tersimpan dalam sistem akan dapat dicari berdasarkan 
kriteria pencarian yang ditentukan oleh sistem Aplikasi TNDE. Pencarian ini 
juga meliputi kegiatan pencatatan Surat Masuk, Surat Keluar dan Surat 
Naskah Internal.