Apa yang diatur dalam PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP VITAL Nomor 52 Tahun 2017 pada Pasal 26?
Berdasarkan PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP VITAL Nomor 52 Tahun 2017 tentang PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP VITAL, BAB VI - I, Pasal 26 menyebutkan bahwa:

Peraturan Walikota ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang 
mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Walikota ini dengan 
penempatannya dalam Berita Da erah Walikota Probolinggo. 
 
 
 
Ditetapkan di Probolinggo 
pada tanggal 14 April 2017 
WALIKOTA PROBOLINGGO, 
Ttd, 
R U K M I N I 
 
Diundangkan di Probolinggo 
pada tanggal 14 April 2017 
SEKRETARIS DAERAH KOTA PROBOLINGGO , 
Ttd, 
JOHNY HARYANTO 
 
BERITA DAERAH KOTA PROBOLINGGO TAHUN 201 7 NOMOR 52 
 
 
Salinan s esuai dengan aslinya 
KEPALA BA GIAN HUKUM , 
 
TITIK WIDAYAWATI, SH, M.Hum 
NIP. 19680108 199403 2 014 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
14 
SALINAN LAMPIRAN I 
PERATURAN WALIKOTA PROBOLINGGO 
NOM OR 52 TAHUN 2017 
TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN 
ARSIP VITAL 
 
 
METODE PENENTUAN ARSIP VITAL 
 
A. Teknik Analisis 
1. Analisis Hukum 
Analisis sset dilakukan dengan melihat : 
Apabila arsipnya mengandung hak dan kewajiban atas kepemilikan, maka arsip 
tersebut termasuk dalam kategori arsip vital; 
Jika a rsipnya hilang dan sse menimbulkan tuntutan sset terhadap individu 
atau organisasi, maka arsip itu termasuk dalam kategori arsip vital; 
Jika arsipnya hilang, untuk melindungi hak -hak sset individu/organisasi harus 
dikeluarkan duplikatnya dengan pernyata an dibawah sumpah atau dengan 
catatan khusus, maka arsip itu termasuk dalam kategori arsip vital. 
2. Analisis Resiko 
Analisis resiko dilakukan dengan ketentuan : 
Jika arsipnya hilang, dan perlu merekonstruksi informasi, maka termasuk dalam 
kategori arsip vit al; 
Jika arsipnya hilang dan besar biaya yang harus dikeluarkan oleh organisasi, 
maka termasuk dalam kategori arsip vital; 
Jika arsipnya hilang yang sse menyebabkan organisasi menjadi tidak produktif, 
maka termasuk dalam kategori arsip vital; 
Jika menimbu lkan kerugian pemerintah baik kerugian keuangan, fisik, waktu, 
tenaga akibat hilangnya arsip maka termasuk dalam kategori arsip vital; 
Jika menimbulkan hilangnya banyak kesempatan untuk memperoleh keuntungan 
akibat tidak ditemukannya arsip tersebut, maka d ikategorikan sebagai arsip vital. 
B. Contoh Arsip Vital 
1. Instansi pemerintah : 
Kebijakan strategis, selama masih berlaku; 
MOU dan perjanjian kerjasama yang strategis baik dalam maupun luar negeri 
selama masih berlaku; 
Arsip sset Negara (sertifikasi tanah, BPK B, gambar gedung, dan lain -lain); 
Arsip hak paten dan copy right; 
Berkas perkara pengadilan; 
Berkas perseorangan pegawai; 
Berkas wilayah daerah, antar provinsi atau antar KOTA /kota. 
2. Perusahaan (BUMD ) : 
Kebijakan perusahaan; 
15 b) RUPS; 
Dokumen asset perusahaan ( sertiifikat tanah, BPKB, gambar gedung, blue print, 
dan lain -lain); 
Akte pendirian; 
Gambar teknik; 
Piutang lancer (account receivable); 
Saham/obligasi/surat berharga; 
Neraca rugi laba. 
3. Perbankan : 
Kebijakan perbankan; 
Dokumen nasabah; 
Dokumen kreditor t ermasuk agunan; 
RUPS; 
Dokumen desain sset dan produk perbankan; 
Dokumen merger; 
Dokumen sset perusahaan/bank (sertifikat, BPKB, gambar, dan lain -lain). 
4. Lembaga Pendidikan Tinggi/Sekolah : 
Arsip kemahasiswaan/siswa; 
Hasil penelitian inovatif; 
Register ma hasiswa/siswa; 
Penomoran/Register ijazah, dll. 
5. Rumah Sakit : 
 rekam medis (medical records) 
 
 
 
WALIKOTA PROBOLINGGO, 
Ttd 
R U K M I N I 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
16 
SALINAN LAMPIRAN II 
PERATURAN WALIKOTA PROBOLINGGO 
NOMOR 52 TAHUN 2017 
TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN 
ARSIP VITAL 
 
PROSEDUR PENGIDENTIFIKASIAN ARSIP VITAL 
 
1. Identifikasi Arsip Vital 
Identifikasi diawali dengan melakukan analisis organisasi; 
Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit -unit kerja yang potensial 
menciptakan arsip vital. Tujuan analisis orga nisasi untuk : 
Mengetahui struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi. 
Mengetahui fungsi -fungsi substansi dan fungsi fasilitatif. 
Mengetahui unit -unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi yang 
menghasilkan arsip sesuai dengan criteria arsip vital. 
Meng etahui substansi informasi arsip yang tercipta pada unit -unit kerja 
potensial sebagai pencipta arsip vital. 
 
2. Pendataan 
Pendataan dilakukan untuk mengumpulkan data tentang jenis arsip dari suatu unit 
kerja yang diperkirakan menyimpan vital; 
Pendataan dilaku kan dengan dua cara : 
Datang langsung ke lokasi. 
Wawancara dengan kepala unit pemilik arsip. 
Pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi : organisasi pencipta dan 
unit kerja, jenis/item series arsip, media simpan, sarana temu kembali, volume, 
periode (kurun waktu), jangka s impan, status hukum, sifat, lokasi simpan, sarana 
simpan, kondisi arsip, nama pendata dan waktu pendataan ( contoh II.a dan II.b ). 
 
3. Pengolahan Hasil Pendataan 
Pengolahan dilakukan setelah proses pendataan selesai; 
Pengolahan d ilakukan berdasarkan k riteria arsip vital dengan disertai hasil analisis 
hukum maupun analisis resiko; 
Prosedur pengolahan arsip vital : 
Kumpulan formulir hasil pendataan; 
Tuangkan data hasil pendataan ke dalam daftar arsip vital (contoh III); 
Tentukan vit al tidaknya arsip yang tertuang dalam daftar arsip vital dengan cara: 
Uji kesesuaian antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis organisasi dan 
analisis hasil pendataan; 
Periksa kembali jenis arsip vital yang ada dalam daftar arsip vital dan pastikan 
bahwa yang tertuang dalam daftar arsip vital benar -benar sebagai arsip vital; 
17 c) Keluarkan data arsip yang bukan vital dari daftar arsip vital, apabila hasil 
pengujian dan pemeriksaan ulang tersebut tern yata bukan kategori arsip vital. 
Contoh : II.a 
PENDATAA N/SURVEI ARSIP VITAL 
 
Instansi : 
……………………………………………………………………………………………………… 
 
Unit Kerja : 
……………………………………………………………………………………………………… 
 
 
Jenis/ser iArsip : 
……………………………………………………………………………………………………… 
 
MediaSimpa n: 
……………………………………………………………………………………………………... 
 
SaranaTemu Kembali: 
……………………………………………………………………………………………………… 
 
Volume : 
……………………………………………………………………………………………………… 
 
Periode/Kurun W aktu : : 
……………… …………………………………………………… ....................................... … 
 
Jangka Simpan : : 
……………………………………………………………………………………………………… 
 
Status Hukum : : 
……………………………………………… ……………………………………………………… 
 
Sifat : : 
……………………………………………………………………………………………………… 
 
Lokasi Simpan : : 
……………………………………………………………………………………………………… 
 
Sarana Simpan : 
………………………………………………………………………………………………………. 
 
18 Kondisi Arsip : 
………………………………………………………………………………………………………. 
 
 
Nama Pendata : 
………………………………………………………………………………………… ……………. 
 
Waktu Pendataan :........………………… ……………………………. ............................ 
 
 
Contoh : II.b 
CONTOH PENGISIAN FORMULIR PENDAPATAN ARSIP VITAL 
 
PENDATAAN/SURVEI ARSIP VITAL 
 
Instansi : Badan Pendapatan, Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah 
Unit Kerja : Bidang Aset 
 
 
Jenis/seri Arsip : Sertifikat tanah bengkok 
Media Simpan : Kertas 
Sarana Temu Kembali : Daftar Arsip 
Volum e : 2 box 
Periode/Kurun Wa ktu : 1990 - 2000 
Jangka Simpan : Selama lahan masih ada dan dikuasai Pemerintah KotaProb 
Tk. Perkembangan : Asli 
Sifat : Penting 
Lokasi Simpa n : Bidang Aset 
Sarana Simpan : Lemari tahan api 
Kondisi Arsip : Baik 
 
 
Nama Pendata : Santi Diana Anggraeni 
Wakt u Pendataan : 05 Januari 2017 
 
 
 
WALIKOTA PROBOLINGGO, 
Ttd 
R U K M I N I 
 
 
19 
SALINAN LAMPIRAN III 
PERATURAN WALIKOTA PROBOLINGGO 
NOMOR 52 TAHUN 2017 
TENTANG PEDO MAN PENGELOLAAN 
ARSIP VITAL 
 
 
DAFTAR ARSIP VITAL (DAV) 
Nama OPD : 
Unit Kerja : 
No. Jenis/Series 
Arsip dan 
Uraian Item 
Series Arsip Media 
Simpan Volume Tahun Jangka 
Simpan Tk. 
Perkem
bangan Lokasi 
Simpan Metode 
Perlindungan Ket. 
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 
 
 
Mengetahui, 
 
 Probolinggo,....................... 
Kepala OPD Kepala TU 
 
 
Nama Nama 
Pangkat Pangkat 
NIP. NIP. 
 
Keterangan Peng isian DAV: 
1. Nomor : diisi dengan nomor urut arsip vital 
2. Jenis/Series Arsip dan Uraian item s eries arsip : diisi dengan jenis/series 
arsip dan rincian setiap item series arsip 
3. Media simpan : diisi dengan media rekam arsip vital 
4. Volume : diisi deng an banyaknya arsip vital, misal : 1 berkas 
5. Tahun : diisi dengan tahun arsip vital tercipta 
6. Jangka simpan : diisi dengan batas waktu sebagai arsip vital 
7. Status hukum : diisi dengan nama unit kerja asal arsip vital 
8. Lokasi simpan : diisi dengan tem pat arsip tersebut disimpan 
9. Metode perlindungan : diisi dengan jenis metode perlindungan sesuai 
dengan kebutuhan masing -masing media rekam yang digunakan 
20 10. Keterangan : diisi dengan informasi spesifik yang belum ada dalam 
kolom yang tersedia 
DAFTAR ARSIP VIT AL (DAV) 
Nama OPD : 
Unit Kerja : 
No. Jenis/Series 
Arsip dan 
Uraian Item 
Series Arsip Media 
Simpa
n Volume Tahun Jangka 
Simpan Tk. 
Perkem
bangan Lokasi 
Simpan Metode 
Perlindu -
ngan Ket. 
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 
1. 
 
 
 
2. Surat 
Perjanjian 
Tukar Guling 
 
Sertifika t 
tanah 
bengkok Kertas 
 
 
 
Kertas 1 Boks 
 
 
 
1 
Berkas 1995 - 
2000 
 
 
1994 Selama 
dikuasai 
Pemkot .Prob 
Selama asset 
masih 
menjadi milik 
Pemkot.Prob Asli 
 
 
 
Asli Bidang 
Aset 
 
 
Bidang 
Aset 
 
 Vaulting 
 
 
 
Vaulting Copy 
simpan 
di 
Dispersi
p 
 
Copy 
simpan 
di 
Dispersi
p 
 
Mengetahui , 
 Probolinggo,....................... 
Kepala OPD Kepala TU 
 
 
Nama Nama 
Pangkat Pangkat 
NIP. NIP. 
 
 
 
 
 
WALIKOTA PRO BOLINGGO, 
Ttd 
R U K M I N I 
 
 
 
 
 
 
 
21 
 
SALINAN LAMPIRAN IV 
PERATURAN WALIKOTA PROBOLINGGO 
NOMOR 52 TAHUN 2017 
TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN 
ARSIP VITAL 
 
PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP VITAL 
 
A. Prinsip -prinsip Peminjaman Arsip Vital 
1. Dilakukan OPD dengan prinsip kehati -hatian. 
2. Dapat mencegah, melindungi, mengamankan dan menyelamatkan fisik dan 
informal dari status hukum, hak dan kewajiban serta aset (kekayaan) maupun 
kebijakan/kegiat an strategis Pemerintah K ota Proboling go. 
3. Menghindari resiko penyalahgunaan oleh pihak peminjam atau pihak lainnya, yang 
berakibat timbulnya kerugian bagi Pemerintah K ota Proboling go. 
B. Prosedur Peminjaman Arsip Vital 
1. Pengguna mengajukan permoh onan peminjaman kepada Kepala OPD pencipta 
arsip vital, dengan melampirkan formulir permohonan pemin jaman (contoh IV.a); 
2. Kepala OPD memberikan catatan persetujuan dan pengesahan persetujuan 
peminjaman arsip vital dalam contoh IV.a; 
3. Formuli r yang telah disetujui dan disa hkan oleh Kepala OPD pencipta arsip 
disampaikan kepada petugas layanan peminjaman arsi p; 
4. Petugas layanan peminjaman melakukan penelitian terhadap keabsahan dan 
kebenaran formulir peminjaman; 
5. Petugas layanan peminjaman melakukan pencatatan dengan menggunakan tanda 
bukti pinjaman sebagaimana contoh IV.b (catatan: petugas layanan peminjaman 
OPD hanya diperbolehkan melayani peminjaman terhadap permohonan 
peminjaman yang d isetujui dan disyahkan Kepala OPD pemilik arsip); 
6. Petugas layanan peminjaman mengisi formulir tanda bukti peminjaman 3 (tiga) 
rangkap: 
Lembar 1, disimpan dalam file sebagai p engganti arsip yang dipinjam ; 
Lembar 2, disertakan pada arsip yang dipinjam; 
Lembar 3, disimpan sebagai sarana penagihan. 
7. Tanda bukti peminjaman ditandatangani oleh peminjam, petugas yang melayani 
peminjaman dan Kepala Unit Kearsipan; 
8. Kepala Unit Kearsipan melakukan kontrol dan pengendalian serta memastikan 
bahwa arsip yang dipinjam sesuai dengan perm intaan dan persetujuan Kepala 
OPD; 
9. Peminjam wajib mengembalikan arsip dalam keadaan utuh selambat -lambatnya 
pada batas waktu peminjaman yang ditentuka n; 
22 10. Petugas layanan peminjaman wajib menagih arsip yang belum dikembalikan dalam 
batas waktu yang telah ditentukan; 
 
11. Petugas layanan dapat membuat back -up bukti peminjaman dengan membuat 
buku peminjaman arsip vital, yang memuat item: nama terang, pangkat, N IP, unit 
kerja, organisasi, komitmen peruntukan, tanggal pengajuan pinjam, tanggal 
persetujuan pinjam, tanggal pengembalian, dan tanda tangan peminjam. 
 
Contoh IV. A 
PEMERINTAH KOTA PROBOLINGGO 
FORMULIR PERMOHONAN PEMINJAMAN ARSIP VITAL 
Nama : 
Unit/Org anisasi : 
Telepon/fax : 
Perihal Arsip : 
Maksud dan Tujuan : 
Komitmen/Pernyataan : 
 
Pengesahan pengajuan 
 ………….........,…………………. 
Jabatan peminjam 
 
Nama…………………..………. 
Pangkat……………..………… 
NIP……………………..……….. 
Catatan Persetujuan: 
Setuju Harap tin jau kembali catatan lain -lain 
 ………………………………………………. 
..........,………………. 
Kepala OPD 
 
Nama……………………………… 
Pangkat………………………….. 
NIP…………………………………. 
 
Keterangan: 
1.Nama : diisi identitas/nama peminjam 
2.Unit/Organisasi : diisi nama bagian/lembaga yang bertangg ung jawab 
atas peminjam arsip 
3.Telepon/fax : diisi nomor telepon/fax peminjam 
4.Perihal arsip : diisi jenis dan masalah arsip vital yang dibutuhkan 
5.Maksud dan tujuan : diisi alasan peminjaman dan peruntukannya 
23 
 
6.Pernyataan : diisi komitmen pem injam menggunakan arsip 
tersebut hanya untuk hal yang positif. 
Dan bila penggunaan arsip tersebut 
mengakibatkan kerug ian bagi pemilik arsip, 
 maka peminjam bersedia mem pertanggungjawabkan 
sesuai peraturan perundangan yang berlaku. 
7.Pengesahan pengajuan peminjaman : diisi nama kota dan tanggal pengajuan peminjaman 
 tanda tangan, nama terang pangkat, dan 
NIP peminjam. 
8.Catatan persetujuan : diisi tanda tangan dan stempel OPD pemilik arsip 
vital, kota dan tanggal persetujuan at au peninjauan 
kembali atas permohonan peminjam dan catatan 
lainnya yang perlu di perhatikan. 
 
Contoh IV. b 
PEMERINTAH K OTA PROBOLINGGO 
TANDA BUKTI PINJAM 
Yang bertanda tangan dibawah ini : 
Nama : 
NIP : 
Unit : 
Telepon : 
Telah meminjam arsip : 
Kode nomor : 
Perihal : 
Dan akan mengembalikan pada tanggal : 
Kota……….tanggal……….. 
Petugas yang melayani Peminjam 
Nama………………....... Nama……………………… 
Pangkat…………………. Pangkat………………….. 
NIP………………………… NIP…………………………. 
 
Mengetahui /menyetujui; 
Kepala Unit Kearsipan 
Nama………………………… 
Pangkat…………………….. 
Nip……………………………. 
Keterangan: 
Nama : diisi nama peminjam 
NIP : diisi NIP peminjam 
24 c. Unit : diisi unit dari peminjam 
Telepon : diisi nomor telepon unit peminjam 
Kode nomor : diisi kode nomor arsip 
Perihal : diisi perihal ars ip yang dipinjam 
Tanggal : diisi tanggal pengembalian arsip 
Kota tanggal : diisi kota dan tanggal peminjaman 
Jabatan Peminjam : diisi tanda tangan, nama terang, pangkat, dan NIP peminjam 
Petugas yang melayani : diisi tanda tangan, nama terang, 
pangkat, dan NIP petugas yang melayani 
Persetujuan : diisi tanda tangan, pangkat, dan NIP Kepala Unit Kearsipan. 
 
 
 
 
WALIKOTA PROBOLINGGO, 
Ttd 
R U K M I N I 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
25 
 
SALINAN LAMPIRAN V 
PERATURAN WALIKOTA PROBOLINGGO 
NOMOR 52 TAHUN 2017 
TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN 
ARSIP VITAL 
 
PROSEDUR PELINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL 
 
A. Perlindungan Arsip Vital 
Pelindungan dilakukan dengan cara: 
1. Membuat Duplikasi dan Pemencaran ( Dispersal) 
OPD yang menciptakan arsip vital membuat duplikat atau salin an atau copy arsip 
dan menyimpan arsip hasil penduplikasian tersebut di tempat terpisah dari arsip 
asli. 
Penduplikasian dapat dalam bentuk copy kertas, microfilm, microfisch, rekaman 
magnetic, electronic records dan sebagainya disesuaikan dengan peralatan dan 
biaya yang tersedia. 
Penduplikasian atau penggandaan harus mempertimbangkan aspek efisiensi. 
Penduplikasian dalam bentuk microform atau CD -ROM harus dibuatkan back -up. 
Arsip asli digunakan untuk kegiatan kerja sehari -hari sementara CD -ROM 
disimpan pad a tempat penyimpanan arsip vital yang dirancang secara khusus. 
2. Penyimpanan dalam Peralatan Khusus ( vaulting) 
OPD dapat menyimpan arsip vital dalam peralatan khusus, seperti : almari besi, 
filling cabinet tahan api, ruang bawah tanah, dan lain sebagainya. 
Pemilihan peralatan simpan tergantung pada jenis, media dan ukuran arsip. 
Peralatan penyimpanan arsip vital tidak mudah terbakar (memiliki daya tahan 
sekurang -kurangnya 4 jam sejak saat terjadi kebakaran), kedap air dan bebas 
medan magnet (bila yang disimpa n arsip berbasis megnetik/elektonik). 
B. Pengamanan Fisik Arsip 
Pengamanan fisik arsip dilakukan untuk melindungi arsip dari ancaman 
pemusnah/perusak arsip. Prosedur yang dilakukan dengan cara: 
1. OPD pencipta arsip harus mengatur system pengamanan ruang penyimp anan, teknis 
pengaturan peminjaman dan penggunaan, pengaturan ruang simpan, dan 
penggunaan system alarm. 
2. Tempat simpan arsip vital yang tahan gempa dan lokasi yang tidak rawan gempa, 
angin topan dan badai, bebas dari banjir. 
3. Struktur bangunan dan ruangan d ibuat tahan api, dan dilengkapi dengan alarm 
pendeteksi asap, dan alat pemadam kebakaran. 
C. Pengamanan Informasi Arsip 
Pengamanan informasi arsip dilakukan dengan cara: 
1. Mendaftar pejabat yang berhak meminjam, menggunakan dan menggandakan arsip 
vital. 
26 2. Mengatu r akses petugas kearsipan secara detail dan rinci. 
3. Setia p OPD dapat menyusun prosedur tetap pengamanan internal secara rinci dan 
detail. 
4. Memberi kode rahasia pada arsip dan spesifikasi orang -orang tertentu yang punya 
hak akses. 
5. Menjamin arsip vital hanya d apat diketahui oleh petugas dan yang berhak 
menggunakan agar terkontrol dengan baik. 
 
 
 
WALIKOTA PROBOLINGGO, 
Ttd 
R U K M I N I 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
27 
SALINAN LAMPIRAN VI 
PERATURAN WALIKOTA PROBOLINGGO 
NOMOR 52 TAHUN 2017 
TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN 
ARSIP VITAL 
 
PROSEDUR PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN KERUSAKAN ARSIP VITAL 
PASCA BENCANA 
A. Penyelamatan 
Tahap penyelamatan dilakukan untuk menghindari kerusakan yang lebih parah 
dengan cara : 
1. Mengevakuasi arsip vital dan memindahkan ke tempat yang lebih aman. 
2. Mengidentifikasi jumlah dan tingkat kerusakan dengan mengacu pada daftar arsip 
vital. 
3. Memulihkan kondisi fisik arsip maupun tempat penyimpanan. 
B. Pemu lihan 
1. Stabilitasi dan pelindungan arsip yang dievakuasi. 
Sesegera mungkin dilakukan perbaikan struktur bangun an. 
Atur stabilitas suhu dan kelembaban, dengan sirkulasi udara atau 
menggunakan kipas angin; 
Arsip yang sudah dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman harus dijaga 
stabilitas suhu dan kelembabannya untuk mencegah kerusakan yang semakin 
parah, kare na dala m waktu 48 jam arsip bisa ditumbu hi jamur, sehingga 
mudah membusuk dan hancur. 
Dalam musibah kebakaran, kerusakan terhadap arsip dari jelaga, asap, racun, 
api, suhu udara yang sangat tinggi, arsip harus dijauhkan dari pusat bencana. 
2. Penilaian tingkat kerus akan dan spesifikasi kebutuhan pemulihan. 
Lakukan penilaian dan pe meriksaan dilakukan untuk menentukan jumlah dan 
jenis kerusakan, media atau peralatan yang ikut rusak; 
Hitung kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan penyelamatan. 
3. Pelaksanaan Pe nyelamatan 
Penyelamatan dalam bencana besar : 
Bentuk tim kerja yang bertanggung jawab mengevakuasi dan memindahkan 
arsip ke tempat yang aman. 
Keanggotaan tim k erja minimal harus melibatkan OPD pelaksana fungsi 
penanggulangan bencana kota, dan lembaga kea rsipan kota. 
Tim kerj a dapat dibentuk bersama oleh OPD pelaksana fungsi 
penanggulangan bencana kota, dan lembaga kearsipan kota. 
Lakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses dan mekanisme 
penyelamatan, termasuk pengaturan pe tugas, rotasi pekerjaan, serta 
mekanisme komunikasi dengan pihak -pihak terkait. 
 
28 
Penyelamatan akibat bencana yang berskala kecil. 
Penyelamatan cukup dil akukan unit fungsional OPD. Mi sal, musibah 
kebakaran yang terjadi di suatu kantor, maka penyelamatan cukup oleh uni t 
pengolah dan unit kearsipan OPD dibantu unit keamanan. 
Prosedur Pelaksanaan 
Penyelamatan arsip akibat banjir : 
Lakukan pengepakan dan pemindahan arsip dari lokasi bencana ke 
tempat yang lebih aman dengan cara dibungkus supaya tidak tercecer ; 
Pilah dan bersihkan ars ip dari kotoran yang menempel secara manual; 
Siram arsip yang telah dibersihkan dengan cairan alkohol atau thymol 
supaya kotor an yang menempel dapat terlepas dan ar sipnya tidak 
lengket; 
Tempatkan arsip hingga suhu minus 40°C hingga arsip membeku; 
Keringkan arsip yang telah dibekukan dengan menggunakan vacuum 
pengering atau kipas angin. Jangan menjemur arsip dalam matahari 
secara langsung; 
Ganti arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat lain; 
Buat back -up selur uh arsip yang sudah diselamatka n; 
Buat Berita Acara arsip yang dimusnahkan; 
Buat Berita Acara arsip yang sedikit, cukup dilakukan dengan cara 
menjaga suhu udara simpan antara 10 s/d 17°C dan kelembaban 25 -
35% Rh. 
Penyelamatan arsip akibat kebakaran : 
Prioritaskan arsip yang secara fisik dan in formasi masih bisa dikenali. 
Bersihkan arsip dari asap atau jelaga secara manual 
4. Prosedur Penyimpanan kembali : 
Bersihkan tempat penyimpanan arsip vital yang tidak mengalami kerusakan. 
Tata kembali peralatan penyimpanan arsip vital. 
Atur kembali fisik arsip pada tempat tersedia. 
Buat duplikat arsip vital hasil pemulihan. 
Atur suhu dan kelembaban ruang simpan sesuai ketentuan. 
Arsip vital elektonik dalam bentuk disket, cartridge, CD dan sejenisnya simpan 
ditempat tersendiri, setelah diformat ulang dan di buat duplikasinya. 
5. Evaluasi 
Evaluasi dilakukan untuk mengetahui tingkat keberhasilan penyelamatan arsip 
vital dan penyusunan laporan. 
 
WALIKOTA PROBOLINGGO, 
Ttd 
R U K M I N I 
29