Apa yang diatur dalam Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 3 Nomor 27 Tahun 1959 pada Pasal 3?
Berdasarkan Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 3 Nomor 27 Tahun 1959 tentang Penetapan Undang-Undang Darurat Nomor 3, Pasal 3 menyebutkan bahwa:

Undang-Undang Nomor 43 
Tahun _2009 tentang Kearsipan, Penyelenggaraan 
Kearsipan di Tingkat Kabupaten/Kota merupakan 
tanggung jawab Bupati/Walkota sesuai dengan 
kewenangannya; 
b. bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang 
autentik dan terpecaya sebagai alat bukti yang sah 
. dari kegiatan yang dilakukan oleh instansi 
pemerintahan daerah/ desa dan perseorangan, serta 
lembaga kearsipan kabupaten sebagai penyelenggara 
kearsipan daerah dan terwajudnya pengelolaan arsip 
yang andal dan bermanfaat sesuai dengan ketentuan 
peraturan perundang-undangan, maka perlu untuk 
menyusun Regulasi yang mengatur tentang 
Penyelenggaraan Kearsipan;; 
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana 
dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu 
rnenetapkan Peraturan Bupati tentang Tata 
Kearsipan Pemerintahan Kabupaten Mempawah; BUPA~I MEMPAWAH, DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA TATA KEARSIPAN 
PEMERINTAH KABUPATEN MEMPAWAH TENTANG PERATURAN BUPATI MEMPAWAH 
NOMOR 33 TAHUN 2018 BUPATI MEMPAWAB 
PROVINS! KALIMANTAN BARAT .; f-;:.1\;; 
,···~1 (~~ ··-=r· ... r;r, ... 
Mengingat Menimbang 
0 0 
0 3. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 
(lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 
152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 
5071); 
4. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan 
Peraturan perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik 
Indonesia Tahun 2011 Nomor 82 , Tambahan Lembaran 
Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 
5. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil 
Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 
Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia 
Nomor 5494); 
6. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan 
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014 
Nomor 244, Tam.bah.an Lembaran Negara Republik Indonesia 
Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir 
dengan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2015 (Lembaran 
Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58, 
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 
5679); 
7. Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata 
Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan 
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 
194, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 
3912); 
8. Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin 
Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia 
Tahun 2010 Nomor 74, Tambahan Lembaran Negara 
Republik Indonesia Nomor 5135 ); 
9. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang 
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahuri 2009 tentang 
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 
2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik 
Indonesia Nomor 5286); 
10. Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2014 tentang 
Perubahan Nama Kabupaten Pontianak Menjadi Kabupaten 
Mempawah, di Provinsi Kalimantan Barat (Lembaran Negara 
Republiklndonesia Tahun 2014 Nomor 166, Tambahan 
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5556); 
11 Peraturan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang 
Pengelolaan Arsip Statis; 
12. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 
tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah 
(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1282); 0 ) . 
' , J Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan : 
I. Daerah adalah Daerah Kabupaten Mempawah; 
2. Pemerintah Daerah adalah Bupati sebagai unsur penyelenggara Pemerintahan 
Daerah yang memimpin pelaksanaan unsur pemerintahan yang menjadi 
kewenangan daerah otonom; 
3. Bupati adalah Bupati Kabupaten Mempawah; 
4. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan selaajutnya disingkat DISPUSSIP adalah 
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mempawah; 
5. Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yang selaajutnya disingkat Kadis 
adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Mempawah; Pasal I BABI 
KETENTUAN UMUM 0 MEMUTUSKAN 
PERA TURAN BUP ATI TENT ANG TATA CARA KEARSIPAN 
PEMERlNTAHKABUPATENMEMPAWAH Menetapkan 13 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara 
Nomor 48 Tahun 2014 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis 
(Berita Negara R~publik Indonesia Tahun 2014 N omor 1873); 
14. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 80 Tahun 2015 
tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah ( Berita Negara 
Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 2036 ); 
·1s. Peraturan Kepala Arsip Naasional Nomor 19 Tahun 2012 
tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip. 
16. Peraturan Daerah Kabupaten Mempawah Nomor 5 Tahun 
2016 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Perangkat 
Daerah Kabupaten Mempawah (Lembaran Daerah Tahun 
2016 Nomor 5 ) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan 
Daerah Kabupaten Mempawah Nomor 6 Tahun 2017 
(Lembaran Daerah Tahun 2017 Nomor 6); 
17. Peraturan Daerah Kabupaten Mempawah Nomor 9 Tahun 
2017 Tahun Anggaran 2018 tentang Anggaran Pendapatan 
dan Belanja Daerah Kabupaten Mempawah (Lembaran 
Daerah Kabupaten Mempawah Tahun 2017 Nomor 9); 
18. Peraturan Bupati Mempawah Nomor 51 Tahun 2016 tentang 
Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata 
Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten 
Mempawah. 0 .... - p 
' ... ·· 
0 6. Lembaga Kearsipan Kabupaten Mempawah adalah Lembaga Kearsipan 
Kabupaten Mempawah yang ada di Mempawah; 
7. Perangkat Daerah Kabupaten Mempawah adalah Perangkat Daerah Kabupaten 
Mempawah; 
8. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas 
dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan 
penciptaan arsip di lingkungannya; 
9. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas 
dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan.; 
I 0. Arsip adalah Rekaman Kegiatan atau Peristiwa dalam berbagai bentuk dan media 
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat 
dari diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, 
Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan, clan Perseorangan 
dalam pelaksanaan kehidupan bennasyarakat, berbangsa, dan bemegara; 
11. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan 
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu; 
12. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi 
kelangsungan Operasional Pencipta Arsip, tidak dapat diperbabarui, dan tidak 
tergantikan apabila rusak atau hilang; 
13. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus 
menerus; 
14. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun; 
15. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki 
nilai guna kesej arahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan 
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip 
Nasional Republik Indonesia dan/atau Lembaga K.earsipan; 
16. Arsip Terjaga adalah Arsip Negara yang berkaitam dengan keberadaan dan 
kelangsungan hidup Bangsa dan Negara yang harus dijaga Keutuhan, Keamanan 
dan Keselamatannya; 
17. Arsip Umum adalah Arsip yang tidak termasuk Kategori Arsip Terjaga; 
18. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung 
jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan; 
19. Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah Lembaga 
Kearsipan berbentuk Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang melaksanak:an 
Tugas Negara di bidang Kearsipan yang berkedudukan di Ibukota Negara; 
20. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang 
diperoleh melalui pendidikan Formal dan/atau pendidikan dan pelatihan 
kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggung jawab melaksanakan 
kegiatan kearsipan adalah hal-hal yang berkaitan berkenaan dengan arsip; 
21. Mses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukwn dan 
otoritas legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan 
pemanfaatan arsip; 
22. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam 
pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab dibidang pengelolaan arsip 
dinamis; 
23. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnyajangka waktu 
penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi 0 ~-. ··- ~;; .1·...'~ ?, , 
1. Maksud ditetapkannya Peraturan Bupati ini adalah untuk 
menjamin adanya payung Hukum Penyelenggaraan Tata Kearsipan 
Kabupaten Mempawah ; 
2. Tujuannya adalah melaksanakan amanat Undang- Undang 
Republik Indonesia Nomor 43 &ahun 2009 tentang Kearsipan pada 
pasal ( tiga) ayat 3 dijelaskan bahwa Penyelenggaraan Kearsipan 
di tingkat Kabupaten / Kota merupakan tanggungjawab Bupati 
/Wali Kota sesuai dengan kewenangannya : 
3. Tujuan Penyelenggaraan Kearsipan Daerah adalah : 
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh 
instansi pemerintahan Daerah, pemerintah Desa dan Pasal 2 BAB II 
MAKSUD DAN TUJUAN 23. Jadwal Retensi Arsip adalah Daftar yang berisi sekurang-kurangnya 
jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan 
yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip 
dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang 
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 
24. Penyusutan Arsip adalah Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan 
cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolahke unit kearsipan, 
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilaiguna, dan penyerahan 
arsip statis kepada Lembaga Kearsipan. 
25. Penyelenggaraan Kearsipan adalah Keseluruhan Kegiatan meliputi 
,Kebijakan, Pembinaan, dan Pengelolaan arsip dalam suatu 
Kearsipan Nasional yang didukung oleh Sumber Daya Manusia, 
Prasarana, dan sarana, serta Sumber Daya lainnya. 
26. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah Proses pengendalian arsip dinamis 
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, 
penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. 
27. Pengelolaan Arsip Statis adalah Proses pengendalian arsip statis 
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, 
preservasi, pemanfaatan , pendayagunaan, dan pelayanan public 
dalam suatu sistem. 
28. Sistem Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat 
SIKN adalah Sistem Informasi arsip secara Nasional yang dikelola 
oleh ANRI yang menggunakan sarana Jaringan lnformasi Kearsipan 
Nasional. 
29. Daftar Pencarian Arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah Berisi 
arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah 
diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh Lembaga 
Kearsipan dan dicari oleh Lembaga Kearsipan serta diumumkan 
kepada publik. -·~ 
0 0 , .. l 
Tata Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3, dilaksanakan 
sesuai dengan ketentuansebagaimana tercantum dalam Lampiran 1, 
Lampiran II, Lampiran III, dan Lampiran IV Peraturan Bupati ini. Untuk menunjang kelancaran Pelaksanaan Pemerintahan dan 
Penyelamatan Bahan Pertanggung jawaban bagi Pemerintah, semua 
Instansi Wajib menyelenggarakan Tata Kearsipan. 
· Pasal 4 Pasal 3 BAB III 
PENYELENGGARAAN TATA KEARSIPAN Tata Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah dalam Peraturan 
Bupati ini mengatur : 
a. Pengurusan Surat dan Pengendalian Naskah Dinas dengan sarana 
kartu kendali; 
a. Penataan Arsip / berkas dan Kartu kendali; 
b. Pola Klasifikasi; Q c. Penyusutan Arsip; Pasal 2 BAB III 
RUANG LINGKUP perorangan, serta lembaga kearsipan Kabupaten sebagai 
penyelenggara kearsipan daerah; 
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya 
sebagai alat bukti yang sah; 
c. Menjamin terwujudnya arsip yang handal dan bermamfaat 
sesuai dengan ketentuan peru.ndang-undangan; 
d. Menjamin perlindungan kepentingan daerah dan hak 
keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pememfaatan arsip 
yang autentik dan terpercaya; 
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan daerah sebagai 
suatu sistem yang komperehensifdan terpadu; 
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebaagi bukti 
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, 
berbangsa dan bemegara; 
g. Menjamin keselamatan aset daerah dalam bidang ekonorni, 
sosial ,politik , budaya ,pertahanan serta keamanan dan jati 
diri bangsa; 
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan 
dan pememfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. 0 . ' 
Biaya yang dikeluarkan dalam Penyelenggaraan Tata Kearsipan 
Kabupaten Mempawah dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan 
Belanja Daerah Kabupaten Mempawah. Pasal 8 BABV 
PEMBIAYMN Unit Kearsipan pada masing-masing Instansi berkewajiban untuk 
melakukan pembinaan mengenai pengurusan surat dan pengendalian 
naskah dinas, penataan arsip/berkas dan kartu kendali, pemeliharaan 
dan perawatan, penginventarisasian serta pemindahan arsip-arsip 
inaktif ke Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten serta melakukan 
koordinasi dengan unit pengolah. Pasal 7 Dalam rangka meningkatkan mutu Penyelenggaraan Kearsipan dan 
penyelamatan bahan pertanggung jawaban penyelenggaraan 
pemerintahan di daerah, dilakukan pembinaan kearsipan secara terpadu 
di bawah koordinasi LembagaKearsipan Daerah Kabupaten. Pasal 6 BABN 
PEMBINAAN Masing-masing Instansi menyediakan sarana dan prasarana kearsipan 
sesuai kebutuhan dengan memperhatikan standarisasi dan persyaratan 
teknis sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku. Pasal 5 ··- ·-~-,.,.-~-r·1,....,.......,.. - ·· .. , .. _ ,~· .. __ ,;.~ 
~ ~· . . •. -"'! ~ • 
0 0 . . 
BERITA DA KABUPATEN 111.EIIIPAWAH 
TAHUN HOMOR ?..~ . Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. 
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan Pengundangan 
Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah 
Ka.bupaten Mempawah. · Pasal 9 BAB VI 
ETENTUAN PENUTUP -~ 
i 
0 0 ,.• 
' .. · - ... ; .. Q A. PENGERTIAN 
1. Pengurusan dan pengendalian adalah kegiatan mengurus dan mengendalikan naskah 
dinas surat masuk dan naskah dinas keluar, yang diterim.a dari dan atau ditujukan 
kepada instansi/lembaga pemerintah maupun swasta/perorangan, baik melalui jasa 
pos, telekomunikasi, faximile maupun caraka/kurir. 
Kegiatannya meliputi : menerima, mengarahkan, mencatat/mengendali, mengirim dan 
menyimpan naskah dinas. 
2. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan. yang dibuat 
dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Pemerintah Daerah, 
kemudian dibedakan menjadi : 
a. Naskah dinas biasa adalah naskah dinas yang isinya tidak mengikat, tidak 
memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi 
kebijaksanaan dan mempunyai nilai arsip. 
b. Naskah dinas penting adalah naskah dinas yang isinya mengikat, memerlukan 
tindak: lanjut, memuat informasi penting, mengandung konsepsi kebijaksanaan 
dan mempunyai nilai arsip. 
c. Naskah dinas rahasia adalah naskah dinas yang isinya memerlukan perlindungan 
(kera.hasiaan) sebab jika informasinya bocor akan menimbulkan kerugian. besar, 
mengurangi kredibilitas negara, menyulitkan terlaksananya strategi pemerintah 
secara umum. 
3. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan 
jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan 
naskah dinas serta media yang digunak:an dalam komunikasi kedinasan. 
4. Kartu Kendall adalah lembar isian yang berfungsi sebagai sarana pencatat, 
penerimaan, penyampaian dan penemuan kembali serta sekaligus sebagai bukti 
penyerahan arsip, kartu kendali dibedakan menj adi dua yakni kartu kendali surat 
masuk dan kartu kendali surat keluar : 
a. Kartu Kendall Surat Masuk adalah lembar isian untuk pencatatan, penerimaan 
dan penyampaian naskah dinas surat masuk, yang terdiri dari 4 ( empat) lembar 
masing-masing dengan wama dan fungsi berbeda : 
1) Lembar I berwarna putih berfungsi sebagai alat untuk mengetahui instansi asal 
pembuat naskah dinas dan di simpan di Unit Kearsipan yang penataannya 
dikelompokk.an menurut instansi dan tanggal naskah dinas. 
2) Lembar II berwama hijau berfungsi sebagai alat untuk mengetahui instansi 
asal pembuat naskah dinas dan disimpan di Unit Kearsipan yang penataaooya 
dikelompokkan menurut instansi dan tanggal naskah dinas. 
3) Lembar III berwarna kuning berfungsi sebagai alat bukti /sebagai ekspedisi 
bahwa naskah dinas tersebut telah diterima oleh Unit Pengolah I bukti 
penerimaan dan sebagai pengganti arsip selama naskah dinas masih berada di 
Unit Pengolah, di simpan di Unit Kearsipan. 0 PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS LAlv!PIRAN 1 PERA TORAN BUP ATI MEMP AW AH 
NOMOR TAIIDN2018 
TANGGAL 2018 
TENTANG TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN 
MEMPAWAH . . ,., I I •t -~=··1'···.-~ ~ ' -. .. ~ ... ' ~ 
1: • ..>-: 
, . 
Q 4) Lembar IV berwarna merah muda berfungsi sebagai alat untuk menemukan 
kembali· arsip dan disimpan di Tata Usaha Pengolah berdasarkan kode 
klasifikasi. 
b. Kartu Kendali Surat Keluar adalah lembar isian untuk pencatatan dan 
penyampaian naskah dinas surat keluar, terdiri dari 3 (tiga) Iembar masing-masing 
dengan wama dan fungsi yang berbeda : 
I) Lem bar I berwarna putih berfungsi sebagai alat identifikasi masalah atas suatu 
naskah dinas dan disimpan di Unit Kearsipan yang penyusunannya 
berdasarkan urutan kode klasifikasi. 
2) Lembar II berwarna kuning berfungsi sebagai bukti bahwa naskah dinas sudah 
diterima <li Bagian Unit Kearsipan I Bagian Tata Usaha dengan membubuhkan 
paraf penerima, di simpan di Bagian Unit Pengolah yang penyusunannya 
berdasarkan nomor urut. 
3) Lembar III berwarna merah berfungsi sebagai bukti bahwa naskah dinas 
masih berada di Tata Usaha Unit Pengolah dan di simpan di Bagian Tata 
Usaha Pengolah, penyusunannya berdasarkan kode klasifikasi. 
5. Daftar Pengendali adalah daftar yang dipergunakan untuk menginventarisir naskah 
dinas masuk dan naskah dinas keluar yang sudah dicatat dalam kartu kendali 
sekaligus sebagai alat kontrol. 
6. Kartu tunjuk silang adalah formulir yang dipergunakan untuk memberikan petunjuk 
tentan.g adanya lebih dari satu masalah pada satu naskah dinas dan sebagai sarana 
petunjuk tentang adanya hubungan antara berkas yang satu dengan yang lainnya. 
7. Lembar Pengantar adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat penyampaian 
untuk naskah dinas biasa dan naskah dinas rahasia I tertutup. 
8. Lembar Ekspedisi Lepas adalah Formulir yang dipergunakan sebagai sarana 
penyampaian surat masuk pada Dinas, Instansi dan perorangan yang dituju. 
9. Lembar Pengantar Naskah atau Kartu Disposisi adalah lembar isian untuk menuliskan 
instruksi dari atasan kepada bawahan atau infonnasi dari bawahan kepada atasan 
dalam rangka memperlancar pelaksanaan tugas. 
10. Unit Kearsipan yakni Bagian Umum pada Bagian Umum Sekretariat Daerah 
Kabupaten Mempawah dan Bagian Tata Usaha pada Organisasi Perangkat Daerah 
Kabupaten Mempawah adalah unit yang secara langsung mengendalikan naskah 
dinas ke Unit Pengolah, yang meliputi : 
a. Penerima Naskah Dinas adalah petugas I staf yang bertugas menerima naskah 
dinas yang disampaikan baik oleh pengantar pos, caraka dan perorangan. 
b. Pengarah Naskah Dinas adalah petugas I staf yang bertugas mengarahkan ke Unit 
Pengolah dimana surat tersebut disampaikan, menentukan kode klasifikasi dan 
indeks surat pada sudut kanan bawah surat. 
c. Pencatat I Pengendali Naskah Dinas adalah petugas I staf yang bertugas 
melakukan pencatatan dan pengendalian naskah dinas surat masuk dan naskah 
dinas surat keluar pada sarana pencatatan, seperti daftar pengendali, kartu kendali. 
d. Pengirim Naskah Dinas adalah petugas/staf yang bertugas melakukan pengiriman 
naskah dinas. 
e. Penyimpan Naskah Dinas adalah petugas/staf yang bertugas melakukan 
penyimpanan dan pemeliharaan naskah dinas. 
11. Unit Pengolah yakni Bagian-bagian pada Sekretariat Daerah Kabupaten Mempawah 
dan Bidang-bidang pada Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten Mempawah, Unit 
Kerja yang secara langsung menangani atau mengolah naskah dinas masuk clan 
naskah dinas keluar, meliputi : 0 • •·' - :-,_ - .... .,:'"'"l' . "."'l~ • • ~ .-. ,:, l- r • ··-•·-; !o-o:_ 
lampiran surat (jika diisikan jumlah 
ada) Kolom lampiran Kolom nomor surat Kolom tanggal surat Kolom isi ringkas 
Kolomdari Kolomkode 
Kolom nomor urut 0 diisikan indeks masalah-masalah dinas 
atau cliisikan kata tangkap sebagai 
petunjuk. utama surat 
diisikan kode klasifikasi arsip 
diisikan nomor urut surat berdasar.kan 
daftar pengendalian pada pengendali surat 
masuk 
diisikan ringkasan dari isi surat 
diisikan dari siapa naskah dinas itu dibuat 
/diterima 
diisikan tanggal naskah dinas yang 
diterima 
diisikan nomor surat sesuai yang tertera 
padasurat Cara pengisian: 
Kolom indeks TGL DlTERUSKAN TANDA NO. URUT; KODE: N INDEKS: 
A JSI RINGKAS/ 
M PERIHAL: 
A 
N DARI: 
s 
T TGLSURAT 
A 
N PENG OLAH 
s 
C:\TATAN; TERIMA 0 B. SARANA PENCATATAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DlNAS 
I. Sarana Pencatatan dan Pengcndalian Naskah Dinas 
Dalam Proses pencatatan clan pengendalian naskah dinas agar tetap berjalan Iancar, 
tentunya perlu didukung dengan sarana yang lengkap, yakni : 
a. Kartu Kendali 
I) Kartu Kendali Naskah Dinas Masuk 
Contoh : Kartu kendali surat masuk b. Pimpinan Unit Pengolah adalah Pimpinan yang diberikan tugas serta wewenang 
untuk: memimpin tiap unit kerja. 
c. Unit Pelaksana adalah unit kerja yang secara langsung melakukan pengurusan, 
pengendalian dan penyimpanan naskah dinas. . ' ,• I~ ---- -,•·•17"!1"""' '·"';?"*! 
-'"!..,_ • . "'· ... 
. -- -. 
Diisikan jumlah lampiran naskah dinas (jika 
ada) 
diisikan tanda paraf dan nama terang petugas 
yang menerima. 
Mencatat hal-hal yang dianggap perlu. diisikan indeks masalah naskah dinas 
diisikan kode klasifikasi arsip 
diisikan nomor urut surat keluar berdasarkan 
daftar pengendali surat keluar 
diisikan ringkasan dari isi surat 
diisikan kepada siapa naskah dinas itu 
ditujukan 
diisikan unit pengolah yang memproses surat 
terse but 
diisikan tanggal clan nomor surat dibuat LEMBARI TGLSURAT NO. URUT: KODE: 
Kolom paraf dan nama 
terang 
Kolom catatan Kolom tgl. Dan nomor 
surat 
Kolom lampiran Kolom pengolah Kolom isi ringkas 
Kolom kepada Cara pengisian : 
Kolom indeks 
Kolomkode 
Kolom nomor urut 0 CATATAN 
CAT~ N INDEKS: 
A ISi RINGKAS/ 
M PERIHAL: 
A 
T \--~=,-,,.-~~~~~~~.------'---,~==~-=-=~:-:-::-~~~ 
A LAMPIRAN: PARAF/NAMA TERANG 
N 1--~~~~~~~~~---'----~~~~~~~~~------1 s CATATAN: NO.SURAT N KEPADA: 
S PENGOLAH 0 Contoh ; Kartu kendali surat keluar 2) Kartu Kendall Naskah Dinas Keluar. diisikan unit pengolah yang menangani 
surat tersebut 
diisikan tanggal berapa diteruskan kepada 
unit pengolah 
berisikan tanda tangan/paraf yang 
menerima surat di unit pengolah 
diisikan keterangan-keterangan yang perlu 
dicatat sebagai pengingat. ".'f!,··· 
Kolom catatan Kolom tanda terima Kolom tgl. Diteruskan Kolom pengolah . ' 
Kolom Klasifikasi 
Kolom Unit Pengolah Cara pengisian daftar pengendali masuk : 
Kolom tanggal Disikan tanggal surat masuk diterima I dicatat 
Kolom nomor urut Nomor urut 00 s/d 99 yang dipergunakan 
untuk mencatat nomor surat masuk 
diisikan kode klasifikasi 
disikan Unit Pengolah yang menangani naskah 0 TGL NO. KLASIFIKASI UNIT TGL NO. KLASIFIKASI UNIT 
URUT PENG OLAH URUT PEN GOLAB 
00 50 
01 51 
02 52 
03 53 
04 54 
05 55 
06 56 
07 57 
08 58 
09 59 
10 60 
11 61 
12 62 
13 63 
14 64 
15 65 
16 66 
17 67 
18 68 
19 69 
20 70 
21 71 
22 72 
23 73 
24 74 
25 75 
26 76 
27 77 
28 78 
29 79 
30 80 
31 81 
32 82 
33 83 
34 84 
35 85 
36 86 
37 87 
38 88 
39 89 
40 90 
41 91 
42 92 
43 93 
44 94 
45 95 
46 96 
47 97 
48 98 
49 99 0 HALAMAN: CONTOH:DAFTARPENGENDALIMASUK b. Daftar Pengendali Naskah Dinas 
Daftar Pengendali Naskah Masuk dan Naskah Dinas keluar formatnya sama 
namun cara penggunaannya I pengisiannya berbeda. 
1 ). Daftar Pengendali Naskah Dinas Masuk yang menerima. 
Mencatat hal-hal yang dianggap perlu. terang 
Kolom catatan I I 
Cara pengisian Daftar Pengendali Keluar : 
Kolom tanggal Disikan tanggal naskah dinas dikirim 
Kolom nomor urut Nomor urut 00 s/d 99 yang dipergunakan 
untuk mencatat nomor surat keluar 
Kolom Klasifikasi diisikan kode klasifikasi naskah dinas yang 
Akan dikirim. 
Kolom Unit Pengolah disikan Unit Pengolah yang membuati naskah 
dinas tersebut. 
Halaman (sebelah kanan atas) diisikan nomor halaman daftar pengendali 
yang telah dipergunakan. 0 TGL NO. KLAS IF I KASI UNIT TGL NO. KLASIFIKASI UNIT 
URUT PENGOLAH URUT PENGOLAH 
00 50 
01 51 
02 52 
OS 53 
04 54 
OS SS 
06 56 
07 57 
08 58 
09 59 
10 60 
11 61 
12 62 
13 63 
14 64 
15 65 
16 66 
17 67 
18 68 
19 69 
20 70 
21 71 
22 72 
23 73 
24 74 
25 75 
26 76 
27 77 
28 78 
29 79 
30 80 
31 81 
32 82 
33 83 
34 84 
35 85 
36 86 
37 87 
38 88 
39 89 
40 90 
41 91 
42 92 
43 93 
44 94 
45 95 
46 96 
47 97 
48 98 
49 99 0 HALAMAN: CONTOH: DAFTAR PENGENDALI NASKAH DINAS KELUAR 2). Daftar Pengendali Naskah Dinas Keluar dinas tersebut. 
Halaman (sebelah kanan atas) diisikan nomor halaman daftar pengendali 
yang telah dipergunakan. I. ~­ '. 
LEMBAR PENGANTAR SURAT BIASA 
UNIT PENGOLAH DISAMPAIKAN TGL : 
NO ASAL SURAT TANG GAL PERIHAL KET 
NO. SURAT 
DITERIMA TGL ; PUKUL: 
PARAF PENERIMA : 
NAMATERANG : 1). Lembar Pengantar Naskah Dinas Biasa 
Contoh : d. Lembar Pengantar Naskah Dinas 0 Diisikan indeks masalah pertama 
Diisikan kode klasifikasi masalah pertama 
Diisikan tanggal dan nomor surat yang diterima. Kolom Perihal 
Kolom Dari 
Kolom Kepada 
Lihat Berkas 
Indeks 
Kode 
Tgl dan Nomor Diisikan untuk masalah kedua 
Diisikan Kode klasifikasi masalah kedua 
Diisikan tanggal penyampaian surat clan nomor 
urut surat masuk pada daftar pengendali 
Diisikan isi ringkas I perihal surat 
Diisikan asal surat 
Diisikan kepada siapa surat dituj ukan Kolom lndeks 
KolomKode 
Kolom Tgl dan nomor Keterangan pengisian kartu tunjuk silang : 
0 INDEKS: KODE TGL: 
NO: 
PERIHAL/ 
ISI RINGKAS: 
DARI: I KEPADA: 
LIHAT BERKAS 
INDEKS KODE TGL: 
NO: Contoh : Lembar Kartu Tunjuk Silang c. Kartu Tunjuk Silang 
Diisikan tanggal penyampai an surat 
Diisikan nomor urut surat yang dicatat Kolom disampaikan tanggal 
KolomNomor Keterang an Pengisian Lembar Pengantar Surat Rahas ia I tertutup : 
Kolom Unit Pengolah Diisikan Unit Pengolah yang menangani 
surat LEMB AR PENGAN TAR SURAT RAHA SIA / TERTUTUP 
UNIT PENGOLAH DISAM PAIKAN TGL : 
PUKUL: 
NO ASAL SURAT /DITUJUKAN TANG GAL PERIHAL KET 
KEPADA NO. SURA T 
DITERIMA TGL : PUKUL : 
PARAF PENERIMA : 
NAMA T ERANG 0 2). Lembar Pengantar Naskah Dinas Rahasi a I tertutup 
Contoh: diterima Diisikan Hal naskah dinas 
Diisikan tanggal terima naskah dinas 
oleh unit peng olah 
Paraf penerima naskah dinas 
Diisikan nama penerim a naskah dinas 
Diisik an pukul berapa naskah dinas Kol om paraf penerima 
Kolom nama terang 
Pukul 0 Kolomhal 
Kolom diterima tanggal pengirim surat 
Kolom tanggal dan nomo r surat : Diisikan tanggal dan nomor naskah 
dinas Diisikan nomor urut surat dicat at 
Diisikan asal naskah dinas tersebut I KolomNomo r 
Kolom asal surat Kolom disampaikan tanggal Keterangan Pengisian Lembar Pengantar Surat Biasa : 
Kolom Unit Pengolah Diisik an Unit Pengolah yang 
menan gani surat 
Diisikan tangga l penyampaian surat .. 
Kolomhal Diisikan tanggal surat dikirim 
Diisikan nomor surat dan Tanggal surat 
dibuat I diterima 
Diisikan hal isi surat yang dikirim I 
diterima surat 
Kolom Tanggal Pengiriman 
Kolom Nomor dan Tanggal Surat: Keterangan Pengisian Lembar Pengantar Ekspedisi Lepas: 
Kolom Dari Diisikan nama instansi yang mengirim DARI: TANGGAL PENGIRIMAN : 
ALAMAT NO NO & TGL SURAT PERIHAL KET DITUJU 
. 
TANDA TERIMA : 0 0 Contoh Lembaran Ekspedisi Lepas : e. Lembar Pengantar Ekspedisi Lepas Diisikan tanggal terima naskah dinas 
oleh unit pengolah 
Paraf penerima naskah dinas 
Diisikan nama penerima naskah dinas 
Diisikan pukul berapa naskah dinas 
diterima Kol om paraf penerima 
Kolom nama terang 
Pukul ······································ Kolomhal 
Kolom diterima tanggal , Rahasia Diisikan asal naskah dinas tersebut I 
pengirim surat 
Kolom tanggal dan nomor surat : Diisikan tanggal dan nomor Surat Kolom asal surat .:~ ;; '' 
surat diterima 
Diisikan asal instansi pencipta surat 
Diisikan unit kerja yang membuat surat 
I menyiapkan lembar disposisi Kolorn Asal surat 
Kolom Unit kerja Kolom Sifat KolomHal Diisikan Indeks surat I kata tangkap 
surat 
Diisikan isi ringkas I hal surat 
Diisikan Sifat surat (penting, segera, 
rahasia) 
Kolom Nomor dan Tanggal Surat: Diisikan nomor surat dan Tanggal Kolom Indeks Keterangan Pengisian Lembar Pengantar Naskah : 
Kolom Kode Diisikan Kode Klasifikasi Surat 0 KODE INDEKS: 
Perihal : 
Sifat : 
Tgl / Nomor : 
Asal Surat : 
Dari Unit kerja 
Dikemukakan kepada : 
D Mohon koreksi CATATAN 
D Mahon Paraf 
D Mahon Tanda Tangan 
D Mohon Pengaraharr/ 
Petunjuk/Putusan 
D Untuk Diketahui/ 
Sebagai Laporan 
DISPOSISI / NOTA * 0 LEMBAR PENGANTAR NASKAH f. Lembar Pengantar Naskah I Lcmbar Disposisi 
Lembar Pengantar Naskah dapat dipergunakan untulc penyampaian naskah 
dinas kepada Pimpinan untuk mendapatkan pengarahan I disposisi lebih 
lanjut. 
Contoh Lembar Pengantar Naskah : Diisikan alamat instansi yang dituju 
Diisikan keterangan yang dianggap perlu 
Diisikan nama dan tanda tangan 
penerima Kolom Alamat yang dituju 
Kolom Keterangan 
Kolom Tanda Terima ~ .. 
1. Penerima, mempunyai tugas: 
a. Menerima naskah dinas baik yang disampaikan petugas pos, caraka, kurir 
dan sebagainya. 
b. Meneliti kebenaran alamat instansi yang dituju 
c. Membubuhkan paraf pada buku penerimaan dari petugas pengantar surat 
d. Mensortir naskah dinas. 
e. Mengeluarkan naskah dinas dalam amplop. 
f. Meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas (jika ada). l. Surat Masuk 
Unit Kerja atau Petugas yang terlibat dalam pengurusan dan pengendalian naskah 
dinas surat masuk adalah sebagai berikut: 
;;> Unit Kearsipan (Bagian Umum/Bagian Tata Usaha) 
Dalam melaksanakan tugasnya Unit Kearsipan melakukan kegiatan sebagai 
berikut: C. MEKANISME DAN PROSES PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH 
DINAS 3. Satuan kerja yang terlibat Iangsung dalam proses Pengurusan dan 
Pengendalian Naskah Dinas 
Satuan kerja yang terlibat dalam proses pengurusan dan pengendalian naskah. dinas 
adalah: 0 a. Unit Kearsipan, Meliputi : 
1. Penerima Naskah Dinas 
2. Pengarah Naskah Dinas 
... Pencatat Naskah Dinas -'. 
4. Pengendali Naskah Dinas 
5. Penyimpan Naskah Dinas 
6. Pengirim Naskah Dinas 
b. Tata Usaha Pimpinan 
c. Unit Pengolah, meliputi : 
1. Tata Unit Pengolah 
2. Pimpinan Unit Pengolah 
0 3. Unit I Unsur Pelaksan a Memuat catatan, perintah, dan 
sebagainya dari Pimpinan Kolom Disposisi cukup memberi tanda ceklist (V) pada 
kontak yang ada sesuai dengan 
permintaan Kolom mohon dikoreksi, mohon 
maaf, mohon tanda tangan, 
mohon pengarahan I petunjuk I 
putusan, untuk diketahui sebagai 
laporan Diisikan kepada siapa (Pimpinan, 
Kepala Bidang, dan Sebagainya) 
Surat tersebut dikemukakan Kolom Dikemukakan ~ . ' 
};> Tata Usaha Unit Pcngolah 
Dalam melaksanakan tugasnya Tata Usaha Unit Pengolah melakukan kegiatan­ 
kegiatan sebagai berikut : 5. Penyirnpan, mempunyai tugas : . 
a. Menerima kartu kendali surat rnasuk lernbar III (kuning) yang sudah di 
paraf oleh Tata Usaha Pengolah. 
b. Menyimpan/menata kartu kendali surat masuk lembar III (kuning) 
berdasarkan kode sebagai pengganti arsip selama naskah dinas tersebut 
rnasih berada di Unit Pengolah. 
c. Menyimpan 1 (satu) lembar pengantar naskah biasa/rahasia berdasarkan 
Unit Pengolah dan kurun waktu. 
d. Mer.yirnpan 1 (satu) lembar ekspedisi lepas berdasarkan masalah dan 
kurun waktu. 4. Pengendali, mempunyai tugas: 
a. Menerima naskah dinas penting beserta 4 (empat) lembar kartu kendali 
dan naskah dinas biasa/tertutup beserta 2 ( dua) rangkap lembar pengntar 
surat dari Pencatat. 
b. Meneliti kebenaran kode, indeks dan pengisian kartu kendali serta meneliti 
kelengkapan lainnya/lampiran. 
c. Menyampaikan naskah dinas penting beserta kartu kendali lembar III 
(kuning) dan lembar IV (merah) kepada Tata Usaha Pengolah. 
d. Menyampaikan naskah dinas biasa/tertutup beserta 2 (dua) rangkap lembar 
pengantar surat kepada Tata Usaha Pengolah. 
e. Menyimpan klasifikasi dan lembar II (hijau) berdasarkan instansi dalam 
lemari katalog. 0 3. Pencatat, mempunyai tugas : 
a. Mencatat surat masuk pada Lembar Daftar Pengendali. 
b. Mencantumkan nomor urut pada surat masuk sesuai dengan Daftar 
Pengendali. 
c. Mencatat Naskah Dinas Penting pada kartu kendali surat masuk. 
cl Mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup pada lembar 
Pengantar Surat. 
e. Menyampaikan naskah dinas penting beserta 4 (empat) lembar Kartu 
Kendali kepada Pengendali. 
f. Menyampaikan naskah dinas/surat biasa dan naskah dinas/surat tertutup 
berikut Lembar Pengantar Surat kepada Pengendali. 0 2. Pengarah, mempunyai tugas : 
a. Membaca naskah dinas masuk dan menentukan naskah dinas penting dan 
biasa. 
b. Menentukan arah surat kepada Unit Pengolah mana surat itu 
disarnpaikan. 
c. Menentukan kode klasifi