Apa substansi hukum dari Pasal 26 PERATURAN BUPATI PROBOLINGGO Nomor 32 Tahun 2017?
Materi muatan PERATURAN BUPATI PROBOLINGGO Nomor 32 Tahun 2017 tentang PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP VITAL DI, khususnya BAB VIII - KETENTUAN PENUTUP, Pasal 26, adalah:

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. 
 
 
 
Agar setiap orang dapat menget
ahuinya, memerintahkan pengundangan 
peraturan ini dengan menempatkannya dalam Berita Daerah Kabupaten 
Probolinggo.
 
 
Ditetapkan di 
 
Probolinggo
 
 
Pada tanggal
 
25 April 2017
 
BUPATI PROBOLINGGO
 
ttd
 
 
 
Hj. P. TANTRIANA SARI, SE
 
 
Diundangkan
 
di 
 
Probolinggo
 
pada 
tanggal 
 
2
6
 
April 
2017
 
 
SEKRETARIS 
 
DAERAH
 
 
ttd
 
 
 
H.M. N A W I, SH. M.Hum
 
 
Pembina Utama 
Madya 
 
 
 
NIP. 19590527 198503 1 019
 
BERITA
 
DAERAH KABUPATEN PROBOLINGGO TAHUN 
2017
 
NOMOR
 
32
 
SERI 
G1
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
13
 
 
LAMPIRAN PERATURAN BUPATI PROBOLINGGO 
 
 
NOMOR
 
:
 
 
TAHUN
 
201
7
 
 
TANGGAL
 
:
 
 
 
PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP VITAL DI
 
LINGKUNGAN 
 
PEMERINTAH KABUPATEN PROBOLINGGO
 
 
I.
 
METODE ANALISIS
 
1.
 
Analisis Hukum
 
Analis
is hukum dilakukan dengan melihat :
Apabila arsipnya mengandung hak dan kewajiban atas kepemilikan, maka 
arsip tersebut termasuk dalam kategori arsip vital;
Jika arsipnya hilang dan bisa menimbulkan tuntutan hukum terhadap 
individu atau organisasi, maka a
rsip itu termasuk dalam kategori 
 
arsip vital;
Jika arsipnya hilang, untuk melindungi hak
-
hak hukum 
individu/organisasi harus dikeluarkan duplikatnya dengan pernyataan 
dibawah sumpah atau de
ngan catatan khusus, maka arsip
 
itu termasuk 
dalam 
kategori arsip vital.
 
2.
 
Ana
lisis Resiko
 
Analisis resiko dilakukan dengan ketentuan :
Jika arsipnya hilang, dan perlu merekonstruksi informasi, maka termasuk 
dalam kategori arsip vital;
Jika arsipnya hilang dan besar biaya yang harus dikeluarkan oleh 
organisa
si, maka termasuk dalam kategori arsip vital;
Jika arsipnya hilang yang bisa menyebabkan organisasi menjadi tidak 
produktif, maka termasuk dalam kategori arsip vital;
Jika menimbulkan kerugian pemerintah baik kerugian keuangan, fisik, 
waktu, tenaga akibat 
hilangnya arsip maka termasuk dalam kategori 
 
arsip vital;
Jika menimbulkan hilangnya banyak kesempatan untuk memperoleh 
keuntungan akibat tidak ditemukannya arsip tersebut, maka dikategorikan 
sebagai arsip vital.
 
3.
 
Contoh Arsip Vital
Instansi Pe
merintah 
:
 
-
 
Kebijakan strategis, selama masih berlaku;
 
-
 
MOU dan 
Perjanjian Kerjasama 
yang strategis baik dalam maupun luar 
negeri selama masih berlaku;
 
14
 
 
-
 
Arsip aset Negara;
 
-
 
Arsip hak paten dan copy right;
 
-
 
Berkas perkara pengadilan;
 
-
 
Berkas perseorangan pegawai;
 
-
 
Berkas wilayah daerah, antar 
Provinsi 
atau antar 
Kabupaten/Kota
.
Perusahaan (BUMD Kabupaten
) : 
 
-
 
Kebijakan perusahaan;
 
-
 
Rencana Umum Pemegang Saham
;
 
-
 
Dokumen aset perusahaan
;
 
 
-
 
Akte pendirian;
 
-
 
Gambar teknik;
 
-
 
Piutang lancer (account receivable);
 
-
 
Saham/obligasi
/surat berharga;
 
-
 
Neraca rugi laba.
Perbankan :
 
-
 
Kebijakan perbankan;
 
-
 
Dokumen nasabah;
 
-
 
Dokumen kreditor termasuk agunan;
 
-
 
Rencana Umum Pemegang Saham
;
 
-
 
Dokumen desain sistem dan produk perbankan;
 
-
 
Dokumen merger;
 
-
 
Dokumen aset perusahaan/bank.
Lembaga Pendidikan
 
Tinggi/Sekolah :
 
-
 
Arsip kemahasiswaan/siswa;
 
-
 
Hasil penelitian inovatif;
 
-
 
Register mahasiswa/siswa;
 
-
 
Penomoran/Register ijazah.
Rumah Sakit :
 
 
 
Rekam Medis 
(medical records)
 
 
II.
 
PROSEDUR PENGIDENTIFIKASIAN ARSIP VITAL
 
1.
 
Identifikasi Arsip Vital
Identifikasi dia
wali dengan melakukan analisis organisasi;
Analisis organisasi dilakukan untuk menentukan unit
-
unit kerja yang 
potensial menciptakan arsip vital. Tujuan analisis organisasi untuk :
Mengetahui struktur, tugas pokok dan fungsi organisasi.
Mengetahui fungsi
-
f
ungsi substansi dan fungsi fasilitatif.
 
15
Mengetahui unit
-
unit kerja yang melaksanakan tugas dan fungsi yang 
menghasilkan arsip sesuai dengan criteria arsip vital.
Mengetahui substansi informasi arsip yang tercipta pada unit
-
unit kerja 
potensial sebagai penc
ipta arsip vital.
 
2.
 
Pendataan
Pendataan dilakukan untuk mengumpulkan data tentang jenis arsip dari 
suatu unit kerja yang diperkirakan menyimpan vital;
Pendataan dilakukan dengan dua cara :
Data
ng lang
sung ke lokasi
;
Wawancara dengan 
Kepala Unit Pemilik Arsip
.
Pendataan menggunakan formulir yang berisi informasi : organisasi 
pencipta dan unit kerja, jenis/item series arsip, media simpan, sarana 
temu kembali, volume, periode (kurun waktu), jangka s
impan, status 
hu
kum, sifat, lokasi simpan, sarana simpan, kondis
i arsip, nam
a pendata 
dan waktu pendataan (contoh II.a dan II.b
).
 
 
 
 
3.
 
Pengolahan Hasil Pendataan
Pengolahan dilakukan setelah proses pendataan selesai;
Pe
ngolahan dilakukan berdasarkan k
riteria arsip vital dengan disertai 
hasil analisis hukum maupun analisi
s resiko;
Prosedur pengolahan arsip vital :
Kumpulan formulir hasil pendataan;
Tuangkan data hasil pendataan ke dalam daftar arsip vital 
 
(contoh III);
Tentukan vital tidaknya arsip yang tertuang dalam daftar arsip vital 
dengan cara:
Uji kese
suaian antara kriteria arsip vital dengan hasil analisis 
organisasi dan analisis hasil pendataan;
Periksa kembali jenis arsip vital yang ada dalam daftar arsip vital 
dan pastikan bahwa yang tertuang dalam daftar arsip vital benar
-
benar sebagai arsip vital;
Keluarkan data arsip yang bukan vital dari daftar arsip vital, 
apabila hasil pengujian dan pemeriksaan ulang tersebut ternyata 
bukan kategori arsip vital;
 
 
 
 
 
16
 
 
Contoh : II.a
 
PENDATAAN/SURVEI ARSIP VITAL
 
Instansi 
 
 
: …………………
……………
 
Unit Kerja : …………………
……………
 
Jenis/seri Arsip 
 
: …………………
………
.......
 
Media Simpan 
 
: ………………………
………
 
Sarana Temu Ke
mbali 
 
: …………………
…………
..
 
Volume 
 
: …………………
…………
..
 
Periode/Kurun 
Waktu 
: …………………
…………
.
 
Jangka Simpan 
 
: ……
…………………………
 
Status Hukum 
 
 
: …………………
……………
 
Sifat 
 
: …………………
…………
 
Lokasi Simpan 
 
: …………………
………………
 
Sarana Simpan 
 
: ……………………
……………
 
Kondisi Arsip 
 
 
: ……………………
………………………
 
Nama Pendata : ……………………
…………………………
 
Waktu Pendataan : ……………………
…………………………
 
 
Contoh : II.b
 
CONTOH PENGISIAN FORMULIR PENDAPATAN ARSIP VITAL
 
 
PENDA
TAAN/SURVEI ARSIP VITAL
 
 
Instansi 
 
: 
Dinas Perumahan, Kawasan Permukiman dan 
Pertanahan
 
Unit Kerja 
 
: 
................
 
Jenis/seri
 
: Gambar banguna
n
 
Media Simpan 
 
 
: Kertas
 
Sarana Temu Kembali
 
: Agenda
 
Volume 
 
: 2 box
 
Periode/Kurun Wakt
u 
: 1992 
–
 
1995
 
Jangka Simpan 
 
 
 
: Selama gedung masih ada 
dan dikuasai 
Pemerintah Kab.Prob
 
Status Hukum 
 
 
: Asli
 
Sifat 
 
 
: Penting
 
Lokasi Simpan 
 
 
: Bagian Tata Usaha
 
Sarana Simpan 
 
: Lemari tahan api
 
Kondisi Arsip 
 
: Baik
 
Nama Pendata 
 
: Firman S
 
Waktu Pendataan 
 
 
: 
9
 
Januari 2017
 
 
 
17
 
 
Contoh : III
 
DAFTAR ARSIP VITAL (DAV)
 
Nama 
Perangkat Daerah
 
:
 
Unit Kerja 
 
 
 
 
:
 
No.
 
Jenis/Series 
Arsip dan 
Uraian Item 
Series Arsip
 
Media 
Simpan
 
Volume
 
Kurun 
Waktu
 
Jangka 
Simpan
 
Status 
Hukum
 
Lokasi 
Simpan
 
Metode 
Perlindungan
 
Ket.
 
1
 
2
 
3
 
4
 
5
 
6
 
7
 
8
 
9
 
10
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Probolinggo, …………..
.............
 
Mengetahui, 
 
 
 
 
 
Kepala Unit Kearsipan
 
Perangkat Daerah
 
 
Kepala Perangkat Daerah 
 
 
 
 
Nama
 
 
 
 
 
 
 
Nama 
 
 
 
Pangkat 
 
 
Pangkat
 
 
NIP
 
 
 
 
 
 
 
NIP
 
 
 
 
 
 
Keterangan Pengisian DAV:
 
1.
 
Nomor
 
: 
 
d
iisi dengan nomor urut arsip 
vital
 
2.
 
Jenis/Series Arsip dan Uraian item s
eries arsip
 
: 
 
d
iisi dengan jenis/series arsip 
dan rincian setiap item series 
arsip
 
3.
 
Media simpan
 
: 
 
diisi dengan media rekam
 
arsip
 
vital
 
4.
 
Volume
 
:
 
diisi dengan banyaknya arsip 
vital, misal : 1 berkas
 
5.
 
Kurun waktu
 
: 
 
diisi dengan tahun arsip vital 
tercipta
 
6.
 
Jangka simpan
 
:
 
diisi dengan 
batas waktu 
sebagai arsip vital
 
7.
 
Status hukum
 
: 
 
diisi dengan nama unit kerja 
asal arsip vital
 
8.
 
Lokasi si
mpan 
 
:
 
diisi dengan tempat arsip 
tersebut disimpan
 
9.
 
Metode perlindungan
 
:
 
diisi dengan jenis metode 
perlindungan sesuai dengan 
kebutuhan masing
-
masing 
media rekam yang digunakan
 
10.
 
Keterangan
 
: 
 
diisi dengan informasi spesifik 
yang belum ada dalam kolom 
yang 
tersedia
 
18
 
 
DAFTAR ARSIP VITAL (DAV)
 
 
Nama 
Perangkat Daerah
 
: 
 
Unit Kerja 
 
:
 
 
No.
 
Jenis/Series 
Arsip dan 
Uraian Item 
Series Arsip
 
Media 
Simpan
 
Volume
 
Kurun 
Waktu
 
Jangka Simpan
 
Status 
Hukum
 
Lokasi 
Simpan
 
Metode 
Perlindu
-
ngan
 
Ket.
 
1
 
2
 
3
 
4
 
5
 
6
 
7
 
8
 
9
 
10
 
1
 
 
 
 
2
 
Gambar 
Bangunan
 
 
 
Sertifikat 
tanah Dinas 
“A”
 
Kertas
 
 
 
 
Kertas
 
2 Boks
 
 
 
 
1 Berkas
 
1992
-
1995
 
 
 
 
1989
 
Selama gedung 
masih ada dan 
dikuasai 
Pemkab.Prob
 
Selama asset 
masih menjadi 
milik 
Pemkab.Prob
 
Asli
 
 
 
 
Asli
 
TU
 
 
 
 
TU
 
Vaulting
 
 
 
 
Vaulting 
 
Copy 
simpan 
di 
Disp
ersip
 
 
Copy 
simpan di 
Dispersip
 
 
Probolinggo, …………..
.............
 
Mengetahui, 
 
 
 
 
 
Kepala Unit Kearsipan
 
Perangkat Daerah
 
 
Kepala Perangkat Daerah 
 
 
 
 
Nama
 
 
 
 
 
 
 
Nama 
 
 
 
Pangkat 
 
 
Pangkat
 
 
NIP
 
 
 
 
 
 
 
NIP
 
 
 
III.
 
PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP VITAL 
 
A.
 
Prinsip
-
Prinsip 
Peminjaman Arsip Vital
 
1.
 
Dilakukan 
Perangkat Daerah
 
dengan prinsip kehati
-
hatian
;
 
2.
 
Dapat mencegah, melindungi, mengamankan dan m
enyelamatkan fisik 
dan informal
 
dari status hukum, hak dan kewajiban s
erta aset 
(kekayaan) maupun kebijakan/kegiat
an strategis Pemerintah 
Daerah;
 
3.
 
Menghindari resiko penyalahgunaan oleh pihak peminjam atau pihak 
lainnya, yang berakibat timbulnya kerugian bagi 
Pemerintah 
Daerah
.
 
B.
 
Prosedur Peminjaman Arsip Vital
 
1.
 
Pengguna mengaj
ukan permoh
onan peminjaman kepada Kepala 
Perangkat Daerah
 
pencipta arsip vital, dengan melampirkan formulir 
permohonan peminjaman (contoh IV.a);
 
2.
 
K
epala 
Perangkat Daerah
 
memberikan catatan persetujuan dan 
pengesahan persetujuan peminjaman arsip vital dalam 
contoh IV.a;
 
19
 
 
3.
 
Formuli
r yang telah disetujui dan disa
hkan oleh Kepala 
Perangkat 
Daerah
 
pencipta arsip disampaikan kepada petugas layanan 
peminjaman arsip;
 
4.
 
Petugas layanan peminjaman melakukan penelitian terhadap 
keabsahan dan kebenaran formulir peminjaman;
 
5.
 
P
etugas layanan peminjaman melakukan pencatatan dengan 
menggunakan tanda bukti pinjaman sebagaimana contoh IV.b 
 
(catatan
 
: petugas layanan peminjaman 
Perangkat Daerah
 
hanya 
diperbolehkan melayani peminjaman terhadap permohonan 
peminjaman yang
 
d
isetujui dan dis
ahkan Kepala 
Perangkat 
Daerah
 
pemilik arsip);
 
6.
 
Petugas layanan peminjaman mengisi formulir tanda bukti 
 
p
eminjaman
 
3 (tiga) rangkap
 
:
Lembar
 
1, disimpan dalam file sebagai pen
gganti arsip yang 
dipinjam
;
Lembar
 
2,
 
disertaka
n pada arsip yang dipinjam;
Lembar
 
3, disimpan sebagai sarana penagihan.
 
7.
 
Tanda bukti peminjaman ditandatangani oleh peminjam, petugas yang 
melayani peminjaman dan Kepala Unit Kearsipan;
 
8.
 
Kepala Unit Kearsipan melakukan kontrol dan pengendalian serta 
memasti
kan bahwa arsip yang dipinjam sesuai dengan perm
intaan dan 
persetujuan Kepala 
Perangkat Daerah
;
 
9.
 
Peminjam wajib mengembalikan arsip dalam keadaan utuh 
 
selambat
-
lambatnya pada batas waktu peminjaman yang ditentukan;
 
10.
 
Petugas layanan peminjaman wa
jib menagih arsip yang belum 
dikembalikan dalam batas waktu yang telah ditentukan;
 
11.
 
Petugas layanan dapat membuat back
-
up bukti peminjaman dengan 
membuat buku peminjaman arsip vital, yang memuat item
 
: nama 
terang, pangkat, NIP, unit kerja, organisasi, komi
tmen peruntukan, 
tanggal pengajuan pinjam, tanggal persetujuan pinjam, tanggal 
pengembalian, dan tanda tangan peminjam.
 
 
 
 
 
 
 
20
 
 
Contoh IV. A
 
PEMERINTAH 
KABUPATEN PROBOLINGGO
 
FORMULIR PERMOHONAN PEMINJAMAN ARSIP VITAL
 
Nama
 
 
 
 
:
 
Unit/Organisasi
 
 
:
 
Telepon/fa
x
 
 
 
:
 
Perihal Arsip
 
 
 
:
 
Maksud dan Tujuan
 
:
 
Komitmen/Pernyataan
 
:
 
Pengesahan pengajuan
 
 
 
 
 
 
 
 
………….........,………………….
 
Jabatan 
Peminjam
 
 
Nama…………………..……….
 
Pangkat……………..…………
 
NIP……………………..………..
 
Catatan Persetujuan:
 
Setuju
 
 
Harap tinjau kembali
 
 
catatan 
lain
-
lain
 
 
 
 
 
 
……………………………………………….
 
..........,……………….
 
Kepala 
Perangkat Daerah
 
 
Nama………………………………
 
Pangkat…………………………..
 
NIP………………………………….
 
 
Keterangan:
 
1.
 
Nama
 
: 
 
diisi identitas/nama peminjam
 
2.
 
Unit/Organisasi
 
:
 
diisi nama bagian/lembaga yang
 
bertanggungja
wab atas
 
peminjam arsip
 
3.
Telepon/fax
 
: 
 
diisi nomor telepon/fax peminjam
 
4.
Perihal arsip
 
: 
 
diisi jenis dan masalah arsip vital yang 
dibutuhkan
 
5.
Maksud dan tujuan
 
:
 
diisi alasan peminjaman dan 
peruntukannya
 
6.
Pernyataan
 
: diisi komitmen peminjam 
mengguna
kan 
arsip tersebut
 
hanya untuk hal yang 
positif.
 
Dan bila penggunaan arsip 
tersebut mengakibatkan kerug
ian bagi 
pemilik arsip,
 
maka peminjam bersedia 
mem
pertanggungjawabka
n 
sesuai 
peraturan perundangan yang berlaku.
 
21
 
 
7.
Pengesahan pengajuan peminjaman
 
: dii
si nama kota dan
 
tanggal pengajuan 
peminjaman
 
tanda tanga
n, nama terang 
pangkat, dan NIP
 
peminjam.
 
8.
Catatan persetujuan 
 
: 
 
diisi tanda tangan dan stempel 
Perangkat 
Daerah
 
pemilik arsip vital,
 
kota 
dan 
tanggal persetujuan at
au peninjauan 
kembali atas 
perm
ohonan peminjam dan 
catatan lainnya yang perlu di 
perhatikan.
 
 
Contoh IV. b
 
PEMERINTAH KABUPATEN PROBOLINGGO
 
TANDA BUKTI PINJAM
 
Yang bertanda tangan dibawah ini :
 
Nama
 
:
 
NIP
 
:
 
Unit
 
:
 
Telepon
 
:
 
Telah meminjam arsip
 
:
 
Kode nomor
 
:
 
Perihal
 
:
 
Dan akan mengemba
likan pada tanggal :
 
……….tanggal………..
 
Petugas yang melayani
 
 
Peminjam
 
Nama……………….......
 
 
Nama………………………
 
Pangkat………………….
 
 
Pangkat…………………..
 
NIP…………………………
 
 
NIP………………………….
 
Mengetahui /
Menyetujui
;
 
Kepala Unit Kearsipan
 
Nama…………………………
 
Pangkat……………………..
 
Nip…………………
………….
 
Keterangan:
Nama
 
 
:
 
diisi nama peminjam
NIP
 
 
:
 
diisi NIP peminjam
Unit
 
 
:
 
diisi unit dari peminjam
Telepon
 
 
: 
 
diisi nomor telepon u
nit peminjam
Kode nomor
 
 
:
 
diisi kode nomor arsip
Perihal
 
 
: 
 
di
isi perihal arsip yang dipinjam
T
anggal
 
 
:
 
d
iisi tanggal pengembalian arsip
Kota tanggal
 
 
: 
 
di
isi kota dan tanggal peminjaman
Jabatan Peminjam
 
: 
 
diisi tanda
tangan, nama terang, pang
kat, dan NIP 
peminjam
Petugas yang melayani
 
: 
 
diisi tanda
tangan, nama terang, pangkat
, dan NIP 
p
etugas yang melayani
Persetujuan
 
 
: 
 
diisi tanda
tangan, pangkat, dan NIP Kepala Unit 
Kearsipan.
 
 
22
 
 
IV.
 
PROSEDUR PELINDUNGAN DAN PENGAMANAN ARSIP VITAL
 
A.
 
Pelindungan Arsip Vital
 
Pelindungan dilakukan dengan cara:
 
1.
 
Membuat Duplikasi dan Pemencaran 
(Dispersal)
Pera
ngkat Daerah
 
yang menciptakan arsip vital membuat duplikat atau 
salinan atau copy arsip dan menyimpan arsip hasil penduplikasian 
tersebut di 
tempat terpisah dari arsip asli
;
Penduplikasian dapat dalam bentuk copy kertas, microfilm, microfisch, 
rekaman magn
etic, electronic records dan sebagainya disesuaikan 
dengan pe
ralatan dan biaya yang tersedia
;
Penduplikasian atau penggandaan harus m
empertimbangkan aspek 
efisiensi
;
Penduplikasian
 
dalam bentuk microform atau CD
-
ROM harus 
dibuatkan back
-
up. Arsi
p asli digu
nakan untuk kegiatan
 
kerja
 
 
 
sehari
-
hari sementara CD
-
ROM disimpan pada tempat penyimpanan 
arsip vital yang dirancang secara khusus.
 
2.
 
Penyimpanan dalam Peralatan Khusus (
vaulting)
Perangkat Daerah
 
dapat menyimpan arsip vital dalam peralatan 
khus
us, seperti
 
: almari 
besi, filling cabinet tahan api
 
dan
 
ruang bawah 
tanah
;
Pemilihan peralatan simpan tergantung pad
a jenis, media dan ukuran 
arsip;
Peralatan penyimpanan arsip vital tidak mudah terbakar (memiliki daya 
tahan sekurang
-
kurangnya 4 jam sejak
 
saat terjadi kebakaran), kedap 
air dan bebas medan magnet (bila yang disimpan arsip berbasis 
megnetik/elektonik).
 
B.
 
Pengamanan Fisik Arsip
 
Pengamanan fisik arsip dilakukan untuk melindungi arsip dari ancaman 
pemusnah/perusak arsip. Prosedur yang dilakukan d
engan cara
 
:
 
1.
 
Perangkat Daerah
 
pencipta arsip harus mengatur s
i
stem pengamanan 
ruang penyimpanan, teknis pengaturan peminjaman dan peng
gunaan, 
pengaturan ruang simpan dan penggunaan s
i
stem alarm
;
 
2.
 
Tempat simpan arsip vital yang tahan gempa dan lokasi yang ti
dak rawan 
gempa, angin top
an dan badai, bebas dari banjir
;
 
3.
 
Struktur bangunan dan ruangan dibuat tahan api, dan dilengkapi dengan 
alarm pendeteksi asap, dan alat pemadam kebakaran.
 
 
 
23
 
 
Pengamanan informasi arsip dilakukan dengan cara
 
:
 
1.
 
Mendaftar pejabat yang 
berhak meminjam, menggunakan dan 
meng
gandakan arsip vital
;
 
2.
 
Mengatur akses petugas ke
arsipan secara detail dan rinci
;
 
3.
 
Setiap 
Perangkat Daerah
 
dapat menyusun prosedur tetap pengamanan 
i
nternal secara rinci dan detail
;
 
4.
 
Memberi kode rahasia pada arsip dan spes
ifikasi
 
orang
-
oran
g tertentu 
yang punya hak akses
;
 
5.
 
Menjamin arsip vital hanya dapat
 
diketahui oleh petugas dan yang berhak 
mengguna
kan agar terkontrol dengan baik
.
 
 
V.
 
PROSEDUR PENYELAMATAN DAN PEMULIHAN KERUSAKAN ARSIP VITAL PASCA 
BENCANA
 
A.
 
Penyelamatan
 
Tahap 
penyelamatan
 
dilakukan untuk menghindari kerusakan yang lebih 
parah dengan cara
 
:
 
1.
 
Mengevakuasi arsip vital dan memind
ahkan ke tempat yang lebih aman
;
 
2.
 
Mengidentifikasi jumlah dan tingkat kerusakan dengan 
mengacu pada 
daftar arsip vital
;
 
3.
 
Memulihkan kondisi f
isik arsip maupun tempat penyimpanan.
 
B.
 
Pemu
lihan
 
1.
 
Stabilitasi dan pe
lindungan arsip yang dievakuasi
 
:
Sesegera mungkin dilaku
kan perbaikan struktur bangunan
;
Atur stabilitas suhu dan kelembaban, dengan sirkulasi udara atau 
menggunakan kipas angin;
Arsip yang
 
sudah dievakuasi dan dipindahkan 
ke tempat aman harus 
dijaga stabilitas suhu dan kelembabannya untuk mencegah kerusakan 
yang semakin parah, kare
na dalam waktu 48
 
(empat puluh delapan)
 
jam arsip bisa ditumbu
hi jamur, seh
ingga mudah membusuk dan 
hancur
;
Dal
am musibah kebakaran, kerusakan terhadap
 
arsip dari jelaga, asap, 
racun, 
api, suhu udara yang sangat tinggi, arsip harus dijauhkan dari 
pusat bencana.
 
2.
 
Penilaian tingkat kerusakan dan 
spesifikasi kebutuhan pemulihan
 
:
Lakukan penilaian dan pe
meriksaan dilak
ukan untuk menentukan 
jumlah dan jenis kerusakan, media atau 
peralatan yang ikut rusak;
Hitung kebutuhan tenaga ahli dan peralatan untuk melakukan 
penyelamatan.
 
24
 
 
3.
 
Pelaksanaan Penyelamatan
Penyelamatan dalam bencana besar :
Be
ntuk tim kerja yang bertanggung
ja
wab men
gevakuasi dan 
memindahkan arsip ke tempat yang aman
;
Keanggotaan tim k
erja minimal harus melibatkan 
Perangkat Daerah
 
pelaksana fungsi penanggulangan bencana dan lembaga kearsipan 
daerah;
Tim kerj
a dapat dibentuk bersama oleh 
Perangkat Daerah
 
pelaks
ana 
fungsi penanggulangan bencana dan lembaga kearsipan 
daerah;
Lakukan penilaian tingkat kerusakan, mengatur proses dan 
mekanisme penyelamatan, termasuk peng
aturan peugas, rotasi 
pekerjaan
 
serta mekanisme komunikasi dengan pihak
-
pihak terkait.
Penyelamata
n akibat bencana yang berskala kecil.
 
Penyelamatan cukup dil
akukan unit fungsional 
Perangkat Daerah
. 
Mi
sal, musibah kebakaran yang terjadi di suatu 
Instansi
, maka 
penyelamatan cukup oleh uni
t pengolah dan unit kearsipan 
Perangkat 
Daerah
 
dibantu unit keaman
an
.
Prosedur Pelaksanaan
Penyelamatan arsip akibat banjir :
Lakukan pengepakan dan pemindahan arsip dari lokasi bencana 
ke tempat yang lebih aman dengan cara dibungkus supaya tidak 
tercecer
;
Pilah dan bersihkan arsip dari kotoran yang menempel secara 
manua
l;
Siram arsip yang telah dibersihkan dengan cairan alkohol atau 
thymol supaya kotor
an yang menempel dapat terlepas dan 
ar
s
ipnya tidak lengket;
Tempatkan arsip hingga suhu minus 40°C hingga arsip 
membeku;
Kerin
gkan arsip yang telah dibekukan
 
dengan menggun
akan 
vacuum pengering atau kipas angin. Jangan menjemur arsip 
dalam matahari secara langsung;
Ganti arsip yang ada salinannya yang berasal dari tempat lain;
Buat back
-
up selur
uh arsip yang sudah diselamatka
n
;
Buat 
Berita Acara
 
arsip yang dimusnahkan;
Buat 
Berita Acara arsip yang sedikit, cukup dilakukan dengan 
cara menjaga suhu udara simpan anta
ra 10
 
s/d 17°C dan 
kelembaban 25
-
35%
 
Rh.
 
25
Penyelamatan arsip akibat kebakaran :
Prioritaskan arsip 
yang secara fisik dan informasi masih bisa 
dikenali
;
Bersihkan arsi
p dari asap atau jelaga secara manual.
 
4.
 
Prosedur Penyimpanan kembali :
Bersihkan tempat
 
penyimpanan arsip vital
 
yang tidak mengalami 
kerusakan
;
Tata kembali peralatan penyimpanan arsip vital
;
Atur kembali f
isik arsip pada tempat tersedia
;
Buat dupli
kat arsi
p vital hasil pemulihan
;
Atur suhu dan kelembaba
n ruang simpan sesuai ketentuan
;
Arsip vital elektonik dalam bentuk disket, cartridge, CD dan 
sejenisnya simpan ditempat tersendiri, setelah diformat ulang 
dan dibuat duplikasinya.
 
5.
 
Evaluasi
 
Evaluasi
 
dilakukan
 
untuk mengetahui tingkat keberhasilan 
penyelamatan arsip vital dan penyusunan laporan.
 
 
BUPATI PROBOLINGGO
 
 
 
 
Hj. P. TANTRIANA SARI, SE