Apa bunyi lengkap Pasal 30 dalam PERATURAN BUPATI PASER Nomor 32 Tahun 2021?
Menurut ketentuan dalam PERATURAN BUPATI PASER Nomor 32 Tahun 2021 tentang PEDOMAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN, pada BAB IV - ALIH MEDIA ARSIP, Pasal 30 dinyatakan:

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diu ndangkan. 
Agar setiap orang dapat mengetahuinya, memerintahka n pengundangan 
Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Ber ita Daerah Kabupaten 
Paser. 
 
Ditetapkan di Tana Paser 
pada tanggal 4 Nopember 2021 
 
 BUPATI PASER, 
 
 ttd 
 
 FAHMI FADLI 
 
Diundangkan di Tana Paser 
pada tanggal 4 Nopember 2021 
 
SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN PASER, 
 
 ttd 
 
 KATSUL WIJAYA 
 
BERITA DAERAH KABUPATEN PASER TAHUN 2021 NOMOR 33 
 
 
SALINAN SESUAI DENGAN ASLINYA 
 KEPALA BAGIAN HUKUM 
 
 
 
 H. ANDI AZIS, SH 
 NIP. 19680816 199803 1 007 
 
 
 
 
 
 
 
 
LAMPIRAN PERATURAN BUPATI PASER 
NOMOR 32 TAHUN 2021 
TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN 
ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN 
PEMERINTAH DAERAH 
 
TATA CARA PEMELIHARAAN ARSIP DINAMIS 
1. PEMELIHARAAN ARSIP AKTIF 
Pemeliharaan arsip aktif dilakukan melalui kegiatan : 
A. Pemberkasan arsip aktif; dan 
B. Penyimpanan arsip aktif. 
A. PEMBERKASAN ARSIP AKTIF 
1. Pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif dilaksanaka n melalui 
prosedur: 
pemeriksaan; 
penentuan indeks; 
penentuan kode; 
tunjuk silang (apabila ada);dan 
pelabelan; 
2. Pemeriksaan dilakukan untuk memastikan bahwa setiap arsip yang 
akan diberkaskan autentik, utuh dan lengkap pada se tiap proses 
kegiatan dan sudah diregistrasi dan didistribusikan . (Pernyataan 
selesai/file). 
3. Pemeriksaan juga dilakukan dalam rangka mengidentif ikasi dan/atau 
memverifikasi arsip vital di unit pengolah. 
4. Indeks (judul berkas) ditentukan dengan cara menent ukan kata 
tangkap (keyword) dari arsip yang akan diberkaskan y ang dapat 
mewakili isi informasi dari berkas/isi berkas. 
5. Indeks dapat berupa nama orang, lembaga/organisasi, 
tempat/wilayah, masalah dan kurun waktu . Penulisan i ndeks diikuti 
setelah penulisan kode klasifikasi arsip pada folde r. 
6. Penentuan Kode pemberkasan dilakukan sesuai dengan fungsi, 
kegiatan, dan transaksi yang dilaksanakan oleh unit kerja sesuai 
dengan kode klasifikasi. 
7. Penulisan kode pemberkasan sebagaimana contoh gamba r angka 10 
huruf e. 
 
8. Tunjuk silang, digunakan apabila : 
Arsip memiliki informasi lebih dari satu pelaksa naan fungsi; 
Arsip memiliki keterkaitan informasi dengan berk as lainnya yang 
berbeda media seperti : peta, CD, Foto, Film, dan m edia lain; dan 
Terjadi perubahan nama orang atau pegawai atau le mbaga. 
Contoh : 1 Penggunaan Formulir Tunjuk Silang 
 
9. Pelabelan dilakukan dengan menuliskan tanda pengena l dari berkas 
menggunakan kertas label yang dilekatkan pada tab f older. 
Arsip yang disimpan pada Pocket File, Label dica ntumkan pada 
bagian depan Pocket File. 
Arsip peta/rancang bangun. 
Arsip yang menggunakan media magnetic label dic antumkan pada: 
Untuk arsip foto, negative foto ditempelkan pada bagian luar dan 
lapisan transparan (seperti negative foto) dan pada wadahnya; 
Untuk slide ditempelkan pada frame; 
Video dan film ditempelkan pada bagian luar dan lapisan 
transparan (seperti negative foto) dan pada wadahnya ; dan 
Untuk kaset/cd ditempelkan pada kaset/cd nya dan wadahnya. 
Contoh penulisan indeks dan kode klasifikasi num eric serta pelabelan 
adalah sebagai berikut: 
 
 
 Surat tentang Cuti naik haji 
Contoh penulisan indeks dan kode klasifikasi alfa n umeric serta 
pelabelan adalah sebagai berikut: 
 
10. Daftar Arsip Aktif meliputi: 
daftar berkas; dan 
daftar isi berkas: 
Contoh Daftar Berkas: 
Unit Pengolah: ……………………….. 
 
Keterangan Petunjuk Pengisian: 
Kolom (1), diisi dengan kop lembaga; 
Kolom (2), diisi dengan nomor urut berkas; 
Kolom (3), diisi dengan kode klasifikasi arsip; 
Kolom (4), diisi dengan uraian informasi dari berka s arsip berdasarkan 
kegiatan dalam klasifikasi arsip; 
Kolom (5), diisi dengan masa/kurun waktu arsip yang t ercipta; 
Kolom (6), diisi dengan jumlah banyaknya arsip dala m satuan yang 
sesuai dengan jenis arsip; 
Kolom (7), diisi dengan keterangan spesifik dari je nis arsip , seperti 
tekstual, kartografi , audio visual, elektronik dan digital. 
Contoh Daftar Isi Berkas: 
Unit Pengolah:………………………. 
 
Keterangan Petunjuk Pengisian: 
Kolom (1), diisi dengan kop lembaga; 
Kolom (2), diisi dengan nomor berkas arsip; 
Kolom (3), diisi dengan nomor item arsip; 
Kolom (4), diisi dengan kode klasifikasi arsip; 
 
 
 
Kolom (5), diisi dengan uraian informasi arsip dari setiap naskah dinas; 
Kolom (6), diisi dengan tanggal arsip itu tercipta; 
Kolom (7), diisi dengan jumlah arsip dalam satuan n askah dinas; 
Kolom (8), diisi dengan keterangan spesifik dari je nis arsip, seperti 
tekstual, 
kartografi , audio visual, elektronik , dan digital . 
B. PENYIMPANAN ARSIP AKTIF 
1. Penyimpanan Arsip aktif ke filing Cabinet sebagai b erikut: 
 
 
 
2. Alur Proses Pemberkasan Dan Penyimpanan Arsip Aktif Di Unit Pengolah 
 
 
 
 
2. PEMELIHARAAN ARSIP INAKTIF 
 Pemeliharaan arsip inaktif meliputi kegiatan: 
penataan arsip inaktif;dan 
penyimpanan arsip inaktif. 
A. PENATAAN ARSIP INAKTIF 
1. Penataan arsip inaktif pada unit kearsipan dilaksan akan melalui 
prosedur: 
pengaturan fisik arsip, 
pengolahan informasi arsip; dan 
penyusunan daftar arsip inaktif. 
2. Kegiatan pengaturan fisik arsip inaktif pada unit k earsipan 
diawali kegiatan pemeriksaan dan verifikasi arsip y ang 
dipindahkan untuk memastikan kelengkapan arsip, kes esuaian 
fisik arsip dengan daftar arsip serta penyusunan da ftar arsip 
inaktif. 
3. Pengaturan fisik arsip dilakukan dengan kegiatan: 
penataan arsip dalam boks; 
penomoran boks dan pelabelan; dan 
pengaturan penempatan boks pada tempat penyimpan an. 
4. Penataan arsip dalam boks terdiri atas: 
penataan arsip dikelompokkan berdasarkan media s impan dan 
sarana penyimpanannya; dan 
menempatkan arsip pada boks dengan tetap mempert ahankan 
penataan arsip menempatkan lembar tunjuk silang ap abila 
diperlukan. 
 
 
5. Tunjuk silang diperlukan apabila terdapat informasi arsip yang 
saling berhubungan antara satu unit kerja dengan un it kerja 
lainya dan/atau arsip direkam pada media yang berbe da. 
6. Penomoran boks dan pelabelan 
Membuat label boks dengan mencantumkan lokasi si mpan 
nomor boks dan nomor folder secara konsisten. 
Pemberian nomor boks dilakukan sesuai urutan nom or. 
Contoh penomoran boks : 
A.01.01 (ruang A, rak 1, boks nomor 1) 
A.01.02 (ruang A, rak 1, boks nomor 2) 
 A.01.03 (ruang A, rak 1, boks nomor 3) 
7. Pengaturan penempatan boks arsip pada tempat penyim panan 
sesuai dengan prinsip asal usul setingkat Perangkat Daerah. 
8. Pengolahan Informasi Arsip. 
 Pengolahan informasi arsip menghasilkan daft ar informasi 
tematik yang paling sedikit memuat judul, pencipta arsip, uraian 
hasil pengolahan dan kurun waktu. 
9. Pengolahan informasi arsip dilakukan untuk menyedia kan 
bahanlayanan informasi publik dan kepentingan inter nal 
lembaga, dengancara mengidentifikasi dan menghubung kan 
keterkaitan arsip dalamsatu keutuhan informasi berd asarkan 
arsip yang dikelola di unit kearsipan. 
10. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif pada Unit kearsipan 
Unit Kearsipan membuat daftar arsip inaktif berdasa rkan 
daftar arsip yang dipindahkan dari unit pengolah. 
Unit kearsipan mengolah daftar arsip inaktif den gan 
menambahkan informasi nomor definitif folder dan bo ks 
yang diurutkan sesuai dengan database daftar arsip inaktif 
masing-masing provenance pencipta arsip. 
Pembaharuan Daftar Arsip Inaktif dilakukan seti ap terjadi 
pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip paling 
sedikit satu tahun sekali. 
Penyusunan daftar arsip inaktif memuat informa si tentang: 
pencipta arsip; 
unit pengolah; 
nomor arsip; 
kode klasifikasi; 
uraian informasi arsip/berkas; 
kurun waktu; 
jumlah; dan 
tingkat perkembangan 
keterangan (media arsip, kondisi, dll) 
nomor definitif folder dan boks 
lokasi simpan (ruangan dan nomor rak) 
jangka simpan dan nasib akhir 
kategori arsip. 
 
 
 
 
 Contoh daftar arsip inaktif: 
 
tempat, tanggal, bulan, tahun 
 Jabatan 
Tanda tangan pejabat yang mengesahkan 
 Nama 
 
Petunjuk Pengisian : 
Kolom (1), diisi dengan kop lembaga; 
Kolom (2), diisi dengan nomor urut berkas/arsip; 
Kolom (3), diisi dengan kode klasifikasi arsip; 
Kolom (4), diisi dengan uraian jenis/series arsip; 
Kolom (5), diisi dengan kurun waktu; 
Kolom (6), diisi dengan tingkat perkembangan arsip; 
Kolom (7), diisi dengan jumlah arsip; 
Kolom (8), diisi dengan media arsip, kondisi, dll; 
Kolom (9), diisi dengan nomor definitif folder dan boks; 
Kolom (10), diisi dengan lokasi simpan yang mencaku p 
ruangan dan nomor boks; 
 
Kolom (11), diisi dengan jangka Simpan dan Nasib Ak hir; 
Kolom (12), diisi dengan kategori arsip, merupakan arsip vital, 
arsip terjaga, dan keterangan klasifikasi dan keama nan akses 
(rahasia, sangat rahasia, terbatas). 
Daftar arsip inaktif digunakan sebagai sarana penem uan 
kembali arsip dan sarana pengendalian arsip inaktif . 
 
B. PENYIMPANAN ARSIP INAKTIF 
1. Penyimpanan arsip inaktif dilakukan berdasarkan daf tar arsip 
inaktif 
 Penyimpanan arsip inaktif dilaksanakan denga n melakukan 
penataan boks arsip pada rak secara berurut berdasa rkan nomor 
boks dan disusun berderet ke samping (vertikal) yan g dimulai 
dari rak paling atas dan diatur dari posisi kiri me nuju ke kanan. 
 Contoh penataan boks pada Rak dan penyimpanan arsip inaktif: 
 
2. Alur Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif di Unit Kearsipan adalah sebagai berikut: 
 
 
 
 
 
C. PROSEDUR PENATAAN ARSIP INAKTIF YANG BELUM MEMIL IKI 
DAFTAR ARSIP DI UNIT PENGOLAH. 
1. Prosedur penataan arsip inaktif yang belum memil iki Daftar Arsip 
meliputi kegiatan: 
survei; 
pembuatan daftar ikhtisar arsip; 
pembuatan skema pengaturan arsip; 
rekonstruksi; 
pemberkasan arsip; 
pendeskripsian; 
manuver (pengolahan data dan fisik arsip); 
penataan arsip dan boks;dan 
pembuatan daftar arsip inaktif. 
2. Survei merupakan kegiatan pengumpulan data dan i nformasi 
melalui pengamatan terhadap fungsi lembaga pencipta arsip dalam 
rangka menentukan skema pengaturan arsip, jumlah, m edia, 
kurun waktu, kondisi fisik arsip, sistem pemberkasa n, dan 
kebutuhan sumber daya lainnya. Kegiatan Survei meng hasilkan 
Proposal Penataan Arsip Inaktif. 
3. Pembuatan Daftar Ikhtisar Arsip yang merupakan acua n dalam 
memindahkan/evakuasi arsip yang akan dilakukan pena taan ke 
tempat yang telah disiapkan. 
4. Pembuatan Skema pengaturan arsip adalah analisis te rhadap 
fungsi dan kegiatan Pencipta Arsip dari unit kerja untuk dasar 
pembuatan kerangka pengelompokan fisik dan informas i arsip, 
sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi (fisches). 
Penyusunan skema arsip berdasarkan pola klasifikasi , struktur 
organisasi, tugas dan fungsi, deskripsi, atau kombi nasi. 
5. Rekonstruksi arsip dilakukan untuk mewujudkan kesat uan fisik 
dan informasi arsip melalui kegiatan pemilahan arsi p dan 
pemberkasan arsip. Pemilahan arsip dilakukan dengan cara: 
Mengelompokan arsip sesuai dengan prinsip asal-u sul 
(provenance) pencipta sampai dengan level 2 di stru ktur 
organisasi. 
Konteks, dilihat dari kepada, tembusan surat. 
Konten, dilihat dari isi substansi surat. 
Pilah antara arsip dan nonarsip (tidak cocok den gan 
rekonstruksi ) 
Arsip (termasuk arsip duplikasi). 
Non arsip: formulir kosong, majalah, buku pusta ka, map 
kosong. 
Arsip yang sudah dipilah diberkaskan sesuai klas ifikasi 
(kesamaan kegiatan). 
Arsip yang sudah memberkas dipertahankan sesuai dengan 
keutuhannya (tidak berlaku untuk arsip korespondens i yang 
tercampur dalam satu ordner) Contoh : 
Arsip korespondensi : pemberkasan sesuai dengan series 
atau kegiatan; 
Arsip keuangan : pemberkasan dengan berkas SPM atau 
SP2D; 
Arsip personal file: pemberkasan sesuai NIP ata u NIK;dan 
Arsip pengadaan barang dan jasa pemberkasan ses uai 
nama proyek atau paket. 
6. Pemberkasan arsip merupakan kegiatan penyusunan kel ompok 
arsip sesuai dengan skema pengaturan arsip yang tel ah 
ditetapkan. 
 Pemberkasan dapat dilakukan berdasarkan : 
Series, yaitu pengelompokan arsip-arsip yang memili ki jenis 
yang sama; 
Rubrik, yaitu pengelompokan arsip-arsip yang me miliki isi 
permasalahan yang sama; 
Dosier, yaitu pengelompokan arsip-arsip yang me miliki 
kesamaan urusan/kegiatan. 
7. Pendeskripsian merupakan kegiatan perekaman isi inf ormasi yang 
ada pada setiap item/berkas arsip. Pendeskripsian a rsip memuat 
informasi sebagai berikut : 
unit pencipta; 
bentuk redaksi; 
isi informasi; 
kurun waktu/periode; 
tingkat keaslian 
perkembangan; 
jumlah / volume; 
keterangan khusus; 
ukuran ( arsip bentuk khusus); dan 
nomor sementara dan nomor definitif. 
 Cara pengisian lembar deskripsi sebagai berikut: 
Kode pelaksana dan nomor deskripsi; 
Uraian; 
Kurun waktu : tahun penciptaan arsip; 
Tingkat perkembangan : pilih Asli/Kopi; 
Media simpan : pilih Kertas/Peta; 
Kondisi fisik : pilih Baik/Rusak; 
Jumlah folder: satuan folder; 
No.Boks : No Boks sementara;dan 
Duplikasi : Pilih ada/tidak; 
8. Manuver 
Manuver kartu deskripsi (mengolah data), merupakan proses 
menggabungkan kartu deskripsi atau data arsip yang mempunyai 
kesamaan masalah, mengurutkan sesuai dengan skema s erta 
memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi seb agai nomor 
penyimpanan berkas. 
Manuver fisik merupakan proses penyusunan berkas 
berdasarkan nomor definitif arsip sesuai dengan ske ma. 
9. Penataan arsip dalam boks 
arsip dimasukan ke dalam folder dan diberi kode 
masalah/subjek arsip dan nomor urut arsip sesuai no mor 
definitif. 
menyusun arsip ke dalam boks secara kronologis dimu lai dari 
nomor terkecil berada pada susunan paling belakang. 
membuat label pada boks, berisi nomor boks, nom or folder serta 
lokasi simpan. 
apabila jumlah arsip dalam satu berkas sangat ba nyak, maka 
arsip dapat disimpan lebih dari satu folder. 
10. Pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahka n berdasarkan 
deskripsi arsip yang disusun secara kronologis perk elompok berkas. 
Daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan memuat i nformasi: 
Pencipta Arsip, Unit Pengolah, Nomor, Kode, Uraian Informasi Arsip, 
kurun waktu, jumlah, media dan keterangan. 
 
 
 
 
Penataan Arsip Inaktif yang belum memiliki Daftar A rsip oleh Unit 
pengolah menghasilkan tertatanya fisik arsip dan te rsedianya 
Daftar Arsip sehingga dapat dilakukan pemindahan ar sip inaktif 
kepada unit kearsipan sesuai prosedur penyusutan ar sip. 
Alur penataan arsip yang belum memiliki Daftar Arsi p sebagai 
berikut: 
 
 
 
 
 
ALUR PROSES PENATAAN ARSIP TIDAK TERATUR DAN PENYIM PANANNYA 
 
 
 
 
 
ALIH MEDIA 
Format berita acara : 
 
BERITA ACARA ALIH MEDIA ARSIP 
Nomor: 
 
 
Pada hari ini ....... tanggal ....... bulan ...... tahun …… yang bertanda tangan di 
bawah ini : 
 
NAMA : 
 
NIP : 
 
PANGKAT/GOL. : 
 
JABATAN : 
 
Telah melaksanakan alih media arsip Bagian ..... Ta hun ..... sebagaimana 
tercantum dalam daftar arsip alih media. Dari hasil alih media tersebut juga 
telah dilakukan autentikasi berupa pemberian watermark pada arsip hasil alih 
media sebagai tanda bahwa telah sesuai dengan aslin ya. 
 
 
 
Dibuat di ..... .... (tempat), 
......................... (tanggal) 
 
Kepala Unit Pengolah/Unit Kearsipan 
Jabatan 
 
Ttd. 
 
Nama tanpa gelar 
NIP. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Contoh Daftar Arsip Alih Media 
 
DAFTAR ARSIP ALIH MEDIA 
Organisasi : 
Unit Pengolah : 
 
NO 
JENIS ARSIP MEDIA ARSIP JUMLAH ALAT WAKTU KETERANGAN 
SEMULA MENJADI 
 
1. 
Peraturan Bupati 
Paser Nomor 52 
tahun 2019 
tentang Tata 
Naskah Dinas di 
Lingkungan 
Pemerintah 
Kabupaten Paser 
Kertas 
Elektronik 
1 berkas 
Scanner 
Canon 
TR4570S 
1 
Desember 
2021 
Berkas berisi 
kegiatan 
perencanaan 
sampai dengan 
penetapan 
Peraturan 
 
 
 
 BUPATI PASER, 
 
 ttd 
 FAHMI FADLI 
 
 
 SALINAN SESUAI DENGAN ASLINYA 
 KEPALA BAGIAN HUKUM 
 
 
 
 H. ANDI AZIS, SH 
 NIP. 19680816 199803 1 007