Jelaskan ketentuan yuridis yang termuat dalam Pasal 12 PEDOMAN TATA KEARSIPAN Nomor 2...4 Tahun 2021.
Redaksi dari PEDOMAN TATA KEARSIPAN Nomor 2...4 Tahun 2021 tentang PEDOMAN TATA KEARSIPAN, pada BAB III - KETENTUAN PENUTUP, Pasal 12 menjelaskan:

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.
Agar setiap OTaI1gmengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati
ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Kutai Timur.
Ditetapkan di Sangatta
pada tanggal 19 Agustus 2021
BUPATI KUTAITIMUR,
ARDIANSYAHS
Diundangkan di Sangatta
pada tanggaJ20 Aguetus 2021
SEKRETARIS DAERAH
KABUPATEN KUTAI TIMUR,
--===~YAH
BERlTA DAERAH KABUPATEN KUTAI TIMUR TAHUN 2021 NOMOR 24
1
LAMPIRANI
PERATURANBUPATl KUTAlTIMUR
NOMOR 24 TAHUN 2021
TENTANG PEDOMAN TATA KEARSIPAN
01LINGKUNGANPEMERJNTAHDAERAH
PENCIPTMN, PENGURUSAN, DAN PENGENDALIANNASKAHDINAS
",A. PENGERTIAN
1.Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat olch pcjabat yang berwenang di lingkungan
Iernbaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negen,
BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pcrnbangunan.
a. Naskah Dinas Sangal rahasia adalah naskah dinas yang apabila Iisik
dan informasinya dikctahui oleh pihak yang tidak berhak dapat
membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara
Kesatuan Rcpublik Indonesia dan keselamatan ncgara:
b. Naskah Dinas Rahasia adalah naskah dinas yang apabila fisik dan
informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat
mcngakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber
daya naeional, ketertiban urnurn, termasuk tcrhadap ekonorni makro.
Apabila informasi yang tcrdapal daiam naskah dinas bersifat scnsitif
baik bagi Icmbaga maupun perorangan akan mcnimbulkan kerugian
yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya
kepercayaan, serta merusak kcmitraan dan reputasi;
c. Naskah Dinas Terbatas adalah naskah dinas yang apabila fisik dan
informasinya dikelahui oleh pihak yang tidak berhak dapat
mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas lernbaga,
scpcrti kerugian finansial yang signifikan;
d. Naskah Dinas Biasa/Terbuka adalah naskah dinas yang apabila fisik
dan informasinya dibuka untuk urnurn tidak membawa dampak
apapun terhadap keamanan negara.
2. Kartu kendaii adaiah lembar isian untuk pencatatan, penerirnaan,
penyampaian, penemuan kernbali, dan sekaligus sebagai alat penyerahan
arsip.
2
a. Kartu Kcndali Masuk adalah lembar isian untuk pencatatan,
penerimaan, dan penyampaian naskah dinas masuk.
b. Kartu Kendali Keluar adalah lembar isian untuk pencatatan dan
penyarrrpaian rraskah dinas keluar.
3. Buku Agenda Surat adalah sarana berupa buku yang digunakan untuk
meneatat surat masuk darr/atau surat keluar.
4. Kartu Tunjuk Silang adalah formulir yang dipergunakan untuk
memberikan petunjuk ten tang adanya lebih dari satu masalah pada satu
naskah dinas, dan sebagai sarana petunjuk tentang adanya hubungan
dengan naskah (file)yang lain.
5. Surat Perrgarrtar adalah sarana pcngiriman surat yang berfungsi sebagai
tanda bukti bahwa surat sudah dikirim ke alamat tujuan dengan diantar
langsung ke alarnat tujuan oleh petugas dari unit pengolah yang
bersangkutan atau diantar langsung dengan bantu an petugas dati
Subbag Persuratan dan Penggandaan (earaka).
6. Lembar disposisi merupakan sarana yang digunakan oleh pimpinan
untuk memberikan wewenang dan tugas kepada bawahan dalam bentuk
perintah atau instruksi secara singkat dan jelas guna memproses
darr/atau menyelesaikan suatu surat.
7. Tata Usaha Unit Pengolah adalah unit kerja ketatausahaan di unit
pengolah.
8. Pengolah adalah staf yang bertugas melakukan pengolahan naskah
dinas.
9. Penerima adalah pengolah yang bertugas menerima naskah dinas yang
disarnpaikan, baik oleh pengantar pos, caraka, perorangan, atau media
telekomunikasi lainnya.
JO.Pengarah Naskah Dinas adalah pengolah yang bertugas mengarahkan
naskah dinas masuk yang harus disampaikan kepada unit pengolah
dengan mencantumkan kode klasifikasi dan indeks.
11.Pengendali/Pencatat adalah pengolah yang bertugas melakukan
pencatatan dan pengendalian naskah dinas masuk dan naskah dinas
keluar.
12. Pengirim Naskah Dinas adalah pengoJah yang bertugas melakukan
pengiriman naskah dinas.
13. Penyimpan Naskah Dinas adalah pengolah yang bertugas melakukan
penyimpanan dan peniJaian naskah dinas,
3
B. PENCTPTAANNASKAH DINAS
1. Penciptaan naskah dinas yaitu proses kegiatan sejak pembuatan
draf/konsep, pengetikan, penandatanganan, penomoran sampai naskah
.dinas tersebut digunakan. Kegiatan yang harus diperhatikan dalarrr
penciptaan naskah dinas:
a. Pemilihan jenis kertas dan tinta;
b. Bentuk naskah dinas dan pembagian kewenangan masalah naskah
dinas;
c. Penentuan sifat surat;
d. Penggunaan kop surat;
e. Tata cara pengetikan;
f.Penulisan nornenklatur;
g. Penggunaan a.n. dan u.b.;
h. Pembubuhan paraf;
1.Penomoran naskah dinas;
J. Pengisian tembusan;
k.Penyampulan surat/naskah dinas,
2. Tata cara penciptaan naskah dinas mengacu kepada peraturan
perundang-undangan yang mengatur naskah dinas.
3. Pemberian Nomor Surat Dinas
Contoh:
R-046/001/KOMINFO-PSNI/2020
Il'---I----7:~ 'fa'"n penciptaan surat.' = Bulan penciptaan surat
'----------',. Pencipta arsip
L_ ~ Nomorsurat
L- ---?> Kode/pola klasifikasi
'---------------'7 Kategori klasifikasi keamanan
C. PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN NASKAH DINAS
1. Sarana Pengurusan .dan Pengendalian Naskah Dinas
Pengendalian naskah dinas meliputi kegiatan pengurusan naskah dinas
masuk, naskah dinas keluar, penyimpanan, penemuan kernbali,
peminjaman, dan pemeliharaan naskah dinas. Dalam proses pengurusan
dan pengendalian naskah dinas dipergunakan sarana pengendalian
sebagai berikut:
a. Kartu Kendali
Contoh: KartuKendaliNaskah Dinas Masuk,- lndeks : Kcde : No. Urut: I-
Il>iRiIlgk.::. :,....
"::>'"Oari: e;~sr.11)8&31 s,tllat : Nomor Sur at: Limplran:
::>~~
~«.
LPengolah: Tanss:al Olteruskan : Tanda Terlma :Qs
CtltJtJn
\~I
I l!.1I_fHJ.2
T "".w:
Cara Pengisian Kartu Kendali Naskah Dinas Masuk
Indeks Diisikan indeks masalah naskah dinas
Kode
PengolahDiisikan kode klasifikasi menurut pola
klasifikasi
Diisikan nomor unit berdasarkan daftar
pengendali
Diisikan ringkasan dan isi naskah dinas
Diisikan dari siapa naskah dirras tersebut
diterima
Diisikan tanggal yang tercantum pada
naskah dinas yang diterima
Diisikan nomor yang tercantum pada
naskah dinas yang diterima
Diisikan jumlah lampiran pada naskah
dinas yang diterima
Diisikan unit pengolah mana yang akan
menyelesaikannya
Diisikan dengan tanggal naskah dinas
diteruskan ke Unit Pengolah
Diisikan paraf dan nama petugas yang
menerima naskah dinas
Diisikan eatatan yang diperlukan atau
keterangan yang perlu sebagai catatan
Lebar 10 em, dan panjang 15 emNomor Urut
lsi Ringkas
Dan
Tanggal Surat
Nomor Surat
Lampiran
Tanggal Diteruskan
Tanda Terima
Catatan
Ukuran Kartu
5
Contoh: Kartu Kendali Naskah Dinas Keluar
Indeks: Kode: No-. Urut ;
lsi Ringkas:f-
~::>
J~
'"~Kepada :
"::>Pengclah : Tanggal Surat: Lampiran:'"'"<::>z,_
"a ;2C.",ran:
~.,O) 1
It__ :t
I ......,
Cara Pengisian Kartu Kendali Naskah Dinas Keluar
Indeks
Kode
Ukuran KartuDiisikan indeks masalah naskah dinas
Diisikan kode klasfikasi menurut pola
klasifikasi
Diisikan nomor urut berdasarkan daftar
pengendali
Diisikan ringkasan dari isinaskah dinas
Diisikan kepada siapa naskah dinas
tersebut diteruekarr/ ditujukan
Diisikan Unit Pengolah mana yang membuat
naskah dinas terse-but
Diisikan tanggal naskah dinas dikendaikan
Diisikan berapa lembar lampira yang
disertakan
Diisikan catatan yang diperlukan atau
keterangan yang perlu dicatat
Lebar 10 em, dan panjang 15 em.Nomor Urut
lsiRingkas
Kepada
Pengolah
Tanggal Surat
Lampiran
Catatan
b. Kartu Tunjuk Silang
Contoh: Kartu Tunjuk Silang
Indeks: Kode Klasifikasi :
Hal:
lsi Ringkas :
lihat
Kode: No. Urut:
Catatan:
6
Cara Pengisian Kartu Tunjuk Silang
Indeks : Diisikan indeks masalah naskah dinas
Kode
Hal
lsi Ringkas
Kode
Nomor Urut: Diisikan kode klasifikasi masalah
: Diisikan hal/rnasalah
: Diisikan ringkasan dari masalah
: Diisikan kode masalah
: Diisikan nomor urut kartu kendali
: Diisikan catatan yang diperlukan atau
keterangan-keterangan yang perlu sebagai
catatan
: Lebar 10 em, dan panjang 15 .emCatatan
Ukuran kartu
c.Daftar Pengendali
Contoh: Daftar Pengendali Naskah Dinas
No.Kode Nomor Naskah Dinas Uraian/HalUnit
Urut Pengolah--
(II (21 ~I r·) f»
-
Cara Pengisian Daftar Pengendali Naskah Dinas
NomorUrut Diisikan nomor urut dari jumlah rraskah
dinas yang didaftar
Diisikan kode klasifikasi naskah din as Kode
Nomor Naskah Dinas : Diisikan nomor naskah dinas yang
didaftar
Uraiarr/Hal Diisikan hal/uraian masalah dari naskah
dinas yang didaftar
Unit Pengolah Dirsikan Unit Pengolah yang
membuat/menindaklanjuti naskah dinas.
d. Surat Pengantar (sesuai Tata Naskah Dinas)
Surat Pengantar adalah sarana pengiriman surat yang berfungsi
sebagai tanda bukti bahwa surat sudah dikirim ke alamat tujuan
dengan diantar langsung ke alamat tujuan. Surat pengantar dibuat
rangkap 2, lembar pertama untuk a1amat tujuan surat dan lernbar
kedua untuk unit pengolah asal surat/pengirim surat.
7
e. Lembar Disposisi (sesuai Tata Naskah Dinas)
Lembar disposisi merupakan sarana yang digunakan oleh pimpinan
untuk memberikan wewenang dan tugas kepada bawahan dalam
bentuk perintah atau instruksi seeara singkat dan jelas guna
memproses dan Zatau menyeJesaikan suatu surat. Lembar disposisi
dimaksudkan agar pimpinan tidak menulis perintah/instruksinya
pada surat. Lcmbar disposisi menjadi satu kesatuan dengan surat
sehingga tidak dapat dipisahkan dengan surat baik untuk
kepentingan pemberkasan maupun penyusutan Arsip. Lembar
disposisi dibuat dalam bentuk formulir dengan ukuran 21,5 ern x 16,5
em (setengah halaman F.4). Setiap surat masuk yang diterima oleh
unit pengolah (central file setingkat eselon Ill) diberi lembar disposisi
rangkap 2 (dual, satu lembar untuk unit pengolah dan satu lembar
lagi untuk tujuan disposisi. Lembar disposisi di unit pengolah
disimpan di tickler file untuk mengingatkan unit kerjaj pelaksana
tujuan disposisi bila waktu penyelesaian surat sudah berakhir.
f.Buku Agenda Surat
Contoh Buku Agenda Surat Masuk
'rgl. Tenma I\sal Nomor lsi Tujuan UnitPenp.rim.'1an I
No. Urut Tgf. Surat IKClc-.~ng'HISurat Surat Surat Ringkas Surat PengofahParaf &
Tgl.Nama
'" " • •'"," ..,n:'_
I ----r
I
-i
I
Car-a Pengisian Buku Agenda Masuk
No.Urut diisi nomor urut surat masuk di unit kearsipan
Tgl, Terima Surat
Asal Surat
Tanggal Surat
Nomor Surat
lsi Ringkas
Tujuan Surat
Unit Pengolah
Paraf dan nama
Tgl.diisi tanggal surat diterima di unit kearsipan
diisi nama atau instansi pengirim surat
diisi tanggal yang tertera pada surat
diisi nomor yang tertera pada surat
diisi isi ringkas dari surat
diisi alamat tujuan yang tertera pada surat
diisi unit pengolah tujuan surat setelah
diarahkan sesuai dengan isi ringkas surat
diisi paraf dan nama penerima surat di unit
Penerima pengolah
diisi tanggal penerimaan surat di unit pengolah
Keterangan8
diisi hal-hal yang tidak tercakup dalam kolom
lain seperti surat berupa faks/ernail, tidak ada
lampiran atau lampiran tidak lengkap.
g.Buku Agenda Surat Keluar
Buku agenda surat keluar adalah sarana berupa buku yang
digunakan untuk mencatat surat keluar. Pencatatan dilakukan
secara kronologis sesuai dengan tanggal terima surat di unit
kearsipan untuk dikirim ke luar.
Contoh Buku Agenda Surat Keluar
Tgl. Terima Asal Nomor lsi TujuanNo. Urut Tgi. Surat Pengirim Kete,anganSurat Surat Surat Ringlcas Surat
!l! ,'" ",.,
" '''',.,It,
I
,
Cara Pengisian Buku Agenda Keluar
No.Urut diisi nomor urut surat yang diterima diunit
kearsipan dari unit pengolah untuk dikirim ke
luar
Tgl. Terirna Surat diisi tanggal surat diterima di unit kearsipan dari
unit pcngolah untuk dikirim ke luar
Asal Surat
Tanggal Surat
Nomor Surat
lsi Ringkas
Tujuan Surat
Pengirim
Keterangandiisi nama unit pengolah pengirim surat
diisi tanggal yang tertera pada surat
diisi nomor yang tertera pada surat
diisi isi ringkas dari surat
diisi alamat tujuan yang tertera pada surat
diisi nama petugas unit pengolah yang
menyampaikan surat
diisi dengan hal-hal yang tidak tercakup dalam
kolom lain seperti surat dikirim dengan antar
langsung oleh petugas persuratan atau dengan
jasa pengiriman yang disertai nama petugas yang
mengirim surat dan keterangan lain yang
dianggap perlu seperti disertai buku, foto atau
gambar.
9
h. Tickler File
Tickler File yaitu sarana yang berbentuk kotak karton untuk
menyimpan lembar disposisi sesuai tanggal penyelesaian disposisi,
Tickler File .digunakan oleb unit. pengolah sebagai saran a
pengendalian penyelesaian surat sesuai dengan batas tanggal
penyelesaian surat yang tercantum pada Iernbar disposisi.
TICKLER FILE
\_" .,I" 'll»t' "'0(1 ....
1.Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi adalah sarana pengiriman surat yang berfungsi
sebagai tanda bukti bahwa surat sudah dikirim.
BUKU EKSPEDISI
No. Tanggal Nomorlsi RingkasTujuan PenerimaanKetUrut Sural Sura! Sural Paraf &Nama Tanggal
(1 ) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Cara Pengisian Buku Ekspedisi
No. Urut
Tanggal Surat
Nomor Surat
lsi Ringkas
Tujuan Surat
Paraf dan nama: diisi nomor urut surat yang dikirim
: diisi tanggal yang tertera pada surat
: diisi nomor yang tertera pada surat
: diisi isi ringkas dari surat
diisi alamat tujuan surat
diisi paraf dan nama yang menerima surat untuk
dikirim
diisi tanggal penerimaan surat
: diisi dengan hal-hal yang tidak tercakup dalam
kolom lain seperti nama jasa pengiriman yang
diinginkanj digunakan
10
J. Tanda Bukti Pinjaman
Contoh Tanda Bukti Pinjaman
DINA! H •••••••••••••••••••••
Yan¥ bc:rtand:. to"Ingan dl bO'lw:.h 11'11 ~
N80t'r'i1l
NIP
U~il~(joJ
Nomor TeJel)o"t
reo!:.h mcminJ_M .1r$11),~<!
Hal
dan akan mengemb;lfik:.1t'1
l):!Ida tznsglll
Kvtai limul, .
NIP ._ '.....•.....•.•.... NIP ,
Mengeuhul/Mo-nyo-tlJjul
K!:pOllu UnIt Ke:J~Ip;ll'I/lInll "":ngalah,
N1P "" "" ,
2. Pengurusan Surat
.?Pengurusan naskah dinas masuk
Pengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang
dilaksanakan leh Unit Kearsipan dan Tata Usaha Pengolah. Pada unit
kearsipan dilaksanakan melalui kegiatan penerimaan, pegarahan,
pencatatan, pengendalian dan penyimpanan.
1) Penerima mempunyai tugas:
(a) Meneliti kebenaran alamat naskah dinas;
(b) Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan;
(c) Mensortir naskah dinas;
(d) Membuka sampul dan mengeluarkan naskah dinas dari
sampul;
(e) Dalam hal alamat pengirim tidak tercantum di dalam naskah
dinas, sampul diikutsertakan bersama naskah dinasnya;
(I)Meneliti kelengkapan lampiran naskah dinas;
(g) Menyampaikan naskah dinas kepada pengarah yang disertai
lembar disposisi.
2) Pengarah mempunyai tugas:
(a) Membaca naskah dinas dan menentukan naskah dinas yang
penting atau naskah dinas biasa;
(b) Mencantumkan disposisi pengarahan pada bagian kanan atas
naskah dinas;
11
(e) Menentukan kode klasifikasi dan indeks pada naskah dinas
penting;
(d) Menyampaikan naskah dinas kepada peneatat.
3) P.eneatat mempunyai tugas:
(a) Meneantumkan nomor urut pada kartu kendali dan disposisi;
(b) Mengisi kartu kendali;
(e) Menyampaikan naskah dinas kepada pengendali.
4) Pengendali mempunyai tugas:
(a) Menerima naskah dinas beserta kartu kendali dari peneatat;
(b) Meneliti kebenaran nomor kode dan pengisian kartu kendali
serta kelengkapan lampiran;
(e) Menyampaikan naskah dinas beserta kartu kendali dan
disposisi lembar 2 dan 3 kepada Unit Pengolah;
(d) Menyusun kartu kendali dan disposisi lembar 1 dalam Tickler
File berdasarkan urutan nomor kode. Dalam susunan kode,
kartu kendali disusun berdasarkan urutan abjad pada indeks.
Pengurusan naskah dinas masuk pada tata usaha pengolah meliputi
kcgiatan -kcgiatan:
1) Menerima naskah dinas, kartu kendali dan disposisi lembar 2 dan
3;
2) Membubuhkan paraf pada kartu kendali lembar 1 sebagai tanda
bukti bahwa naskah dinas sudah diterima;
3) Mengembalikan kartu kendali dan disposisi lembar 1 kepada
pengendali;
.4) Mengisi .disposisi rangkap dua;
5) Menyampaikan naskah dinas yang diterima dari unit kearsipan
disertai kartu kendali dan disposisi lembar 2 kepada pengolah;
6) Menyimpan kartu kendali dan disposisi lembar 3 dalam Tickler File
(atau almari katalog] berdasarkan urutan nomor kode.
b. Pengurusan naskah dinas keluar
Pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang
dilaksanakan oleh tata usaha unit pengolah dan unit kearsipan.
1)Tata Usaha Pengolah mempunyai tugas:
(a) Meneatat naskah dinas keluar dalam kartu kendali rangkap 3;
(b) Menyampaikan konsep dan net beserta 3 rangkap kartu
kendali kepada pengendali di unit kearsipan;
(e) Mengendalikan naskah dinas yang belum selesai
pengolahannya dan menyampaikan naskah dinas yang sudah
12
selesai pengolahannya kepada penyimpan disertai kartu
kendali lembar 1 dan 3;
(d) Menyimpan kartu kendaJi lembar 2 menurut urutan nornor
kode setelah mendapat tanda tangan p€nyimpan.
2) Unit Kearsipan
Unit kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian, dan
penyimpanan, yaitu:
(a) Pemberian nomor kode klasifikasi pada kartu kendali dan
mengembalikan kepada tata usaha pengolah;
(b) Penyimpanan kartu kendali lembar l menurut urutan nomor
kode.
c. Penyimpanan arsip
1) Penyirnpanan arsip aktif dipusatkan pada Unit Pengolah (Central
Pile), caranya:
(a) Tata Usaha Unit Pengolah menyimpan arsip aktif menu rut
urutan kode klasifikasi;
(b) Arsip disusun dalam folder dan dimasukkan dalam map
gantung pada filing kabinet sesuai urutan kode klasifikasi.
2) Penyimpanan arsip inaktif dipusatkan pada Unit Kearsipan
(Record Centre), caranya:
(a) Menernpatkan arsip pada folder untuk dimasukkan ke dalam
boks arsip dan disusun secara vertikal;
(b) Boks arsip ditempatkan pada rak arsip:
3) Penyimpanan dan pemeliharaan arsip statis dilakukan oleh
Lcmbaga Kearsipan Daerah sebagai Unit Kearsipan l.
d. Penemuan kembali arsip
Cara penemuan kembali arsip dapat dilakukan menggunakan daftar
arsip baik untuk arsip-araip aktif, inaktif maupun statis.
3. Pemberkasan Surat Berdasarkan Kode Klasiftkasi
a. Klasifikasi kearsipan Pemerintah Daerah merupakan klasifikasi yang
disusun berdasarkan masalah, menccrminkan fungsi dan kegiatan
pelaksanaan tugas dad semua satuan organisasi dalam lingkungan
pernerintah daerah yaitu menyelenggarakan sebagian tugas umum
pemerintahan dan pembangunan di bidang pemerintahan urnurn dan
otonomi daerah, ideologi, politik, pembangunan desa dan agraria,
diberi kode angka, diperinci secara DECIMAL, dengan
mernpergunakan TIGA ANGKA DASAR, dilengkapi dengan kode
13
pernbantu, kode wilayah dan singkatan nama komponen.
b. Pola klasifikasi disusun secara berjenjang dengan mempergunakan
prinsip perkembangan dari umum kepada khusus dalam hubungan
masalah, didahului oleh 3 (tiga) perincian dasar, masing-masing
perincian pertama, perincian kedua dan perincian ketiga sebagai pola
dasar yang berfungsi sebagai jembatan penolong dalam menemukan
kode masalah yang tercanturn dalam pola klasifikasi.
c. Sesuai dengan sifat desimal arsip dikelompokkan dalam 10 (sepuluh)
pokok masalah, diberi kode 000 sid 900. Dari 10 pokok masalah ini
terlebih dahulu dibedakan antara tugas substantif (pokok) dan tugas
fasilitatif (penunjang). Angka 100 sid 600 merupakan kode
tugas-tugas substantif, sedangkan angka 000, 700, 800, dan 900
merupakan kode tugas-tugas fasilitatif. Kode 000 menampung
masalah-masalah fasilitatif di luar masalah pengawasan,
kepegawaian dan keuangan. Di samping itu juga ditampung
masalah-rnasalah yang berkaitan dengan kerumahtanggaan, seperti
protokol urusan dalam dan masalah-masalah yang tidak dapat
dimasukkan dalam kelompok lainnya, scperti perjalanan dinas,
peralatan, lambang negara atau daerah, tanda-tanda kehormatan dan
sebagainya.
d. Dengan demikian maka sepuluh pokok masalah tersebut telah
menampung seluruh kegiatan pelaksanaan tugas. Sepuluh masalah
tersebut adalah sebagai berikut:
000 Umum
100 Pemerintahan
200 Politik
300 Keamanan dan Ketertiban
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
14
e. Kode Pernbantu
Kode pembantu merupakan bentuk penyajian dari masalah tertentu
yang merupakan aspek yang selalu timbul berkaitan dengan masalah
lainnya, ditambah tiap kode yang memerlukan perincian lebih lanjut,
untuk dapat memberikan dimensi ekstra pada arsip. Kode Pembantu
dibawah ini tidak bisa dipakai scndiri, tetapi dapat dipakai sebagai
peJengkap dari yang mana pun, dengan menambahkannya di
belakang tiap kode.
Contoh: Seminar Penerbitan : 481.06
Statistik Produksi Padi : 521.21.07
Survey Ketahanan Pangan: 526.021
- 01
- 02
: 021
- 022
- 03
- 04
- 041
- 042
- 043
:05
- 06
- 07
- 071
- 08
- 09PERENCANAAN
PENELITlAN
Survey
Riset
PENDIDIKAN
LAPORAN
Sewaktu -waktu
Monografi
Pengaduan
TIM, PANITIA, DEWAN, BADAN
SEMINAR, WORKSHOP, LOKAKARYA,RAKE, KONGRES
STATISTIK
Sensus, Cacah Jiwa
PERATURANPERUNDANG-UNDANGAN
f. Kode Wilayah
3I PUSAT
- II Nanggroe Aceh Darussalam
- 12 Sumatera Utara
- 13 Sumatera Barat
- 14 Riau
- 15 -Jambi
- 16 Surnatera Selatan
~ 17 Bengkulu
- 18 Lampung
15
- 19 Kepulauan Bangka Belitung
- 21 Kepulauan Riau
- 31 DKI Jakarta
- 32 .Jawa Barat
- 33 Jawa Tengah
- 34 Daerah Istimewa Yogyakarta
- 35 Jawa Timur
- 36 Banten
- 51 Bali
- 52 Nusa Tenggara Barat
~ 53 Nusa Tcnggara Timur
- 61 Kalimantan Barat
- 62 Kalimantan Tengah
- 63 Kalimantan Selatan
- 64 Kalimantan Timur
- 65 Kalimantan Utara
- 71 Sulawesi Utara
=72Sulawesi Tengah
- 73 Sulawesi Selatan
- 74 Sulawesi Tenggara
- 75 Gorontalo
g.Kode Komponen
Kode komponen adalah kode untuk menunjukkan nama komponen
yang menangani masalah .ditingkat Pcmerintahan Kabupaten Kutai
Timur. Kode komponen tersebut diatur sebagai berikut:
Bup Bupati Kutai Timur
Wabup Wakil Bupati Kutai Timur
Sekda Sekretaris Daerah Kabupaten Kutai Timur
As1 Asistem Pemerintahan dan Kesejahteraan
Rakyat
As2
As3
Tapem
Huk
Prokompi
Kesra
EkoAsisten Perekonorni dan Pernbangunan
Asisten Administrasi Umum
Bagian Tata Pernerintahan
Bagian Hukum
Bagian ProtokoI &Komunikasi Pimpinan
Bagian Kesejahteraan Rakyat
Bagian Perekonomian
16
SDA
Umum
Adpem
Org
Renkeu
PB,]
Kesam
Senvan
Itwil
Bapenda
BI?KAD
BKPP
Bappeda
Balitbang
Kesbangpol
BPBD
Dishub
Disdukcapil
Dinkop
Dinkes
Damkar
DKP
DLH
Dispar
l?erkim
Disbud
DPU
PPR
DP3ABagian Sumber Daya Alam
Bagian Urnurn
Bagian Administrasi Pcmbangunan
Bagian Organisasi
Bagian Perencanaan &Keuangan
Bagi.an Pengadaan Barang dan Jasa
Bagian Kerjasama
Sekretariat DPRD
lnspektorat Wilayah Kabupaten Kutai Timur
Badan Pendapatan Daerah
Badan Pengelolaan Keuangan dan Aset Daerah
Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah
Badan Penelitian dan Pengembangan
Badan Kesatuan Bangsa dan Politik
Badan Penanggulangan Bencana Daerah
Dinas Perhubungan
Dinas Kependudukan dan P . .encatatan Sipil
Dinas Koperasi, Usaha Kecildan Menengah
Dinas Kesehatan
Dinas Pemadam Kebakaran dan Penyelamatan
Dinas Kelautan dan Perikanan
Dinas Lingkungan Hidup
Dinas Pariwisata
Dinas Perumahan dan Kawasan Pemukirnan
Dinas Kebudayaan
Dinas Pekerjaan Umum
Dinas Pertanahan dan Penataan Ruang
Dinas Pemberdayaan Perempuan
Perlindungan Anakdan
Ketapang
DPMPTSPDinas Ketahanan Pangan
Dinas Penanaman Modal dan Perizinan
Terpadu Satu Pintu
Dinas Pertanian
Dinas Pengendalian Penduduk dan Keluarga
Berencana
Dinas Perkebunan
Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan DesaDispert
DPPKB
Disbun
DPMD
17
Disperindag Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Sat.pol PP Dinas Satuan Polisi Pamong Praja
Dinsos Dinas Sosial
Dispora Dinas Kepemudaan dan Olah Raga
Disnakertrans Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi
Diskominfo-Perstik Dinas Komunikasi dan Informatika, Persandian
dan Statistik
Disdik
KORPRI
PDAMDinas Pendidikan
Sekretariat DP KORPRI
Perusahaan Daerah Air Minum Kutai Timur
4. Cara Penggunaan
a. Untuk memahami pola klasifikasi terlebih dahulu harus memahami
perincian pertama, kedua, dan ketiga. Selanjutnya perlu memahami
hubungan antar masalah dan anak masalahnya pada pola dengan
memerhatikan efek dan prinsip berjenjang.Tiap kode, kecuali kode
masalah yang pokok pada perincian pertama merupakan bagian dari
sub ordinat dan kode atasannya. Untuk mendapatkan gambaran yang
benar masalah 518.131 harus diketahui bahwa masalah ini
merupakan bagian dari 518.13, dan 518.13 bagian dari 518. 518
bagian dari 510, dan 510 bagian dari 500.
Di samping itu periu diperhatikan khusus klasifikasi 500.
Contoh:
500 Perekonomian (Perincian Pertama)
510 Perdagangan (P.erincian Kedua]
518 Koperasi (Perincian Ketiga)
518.1 Bina Usaha Koperasi (Perincian Keempat)
518.13 Perrnodalan Koperasi (Perincian Kelima)
518.131 Pemupukan Modal (Perincian Keenam)
b.Untuk dapat mengklasifikasi surat dengan kode yang
setepat-tepatnya haruslah dipahami benar masalah yang
dikandungnya, dan sudut pandang mana masalah ini disajikan.
Untuk menentukan masalah dalam surat tidak selalu mudah, pada
umurnnya "hal" tersebut merupakan petunjuk yang kurang tepat.
Karena itu, untuk menentukan kode yang tepat harus membaca dan
mernahami masalah yang dikandung dalam surat. Harus selalu
diingat bahwa penemuan kernbali surat banyak sekali bergantung
pada ketepatan pemberian kode.
18
c. Surat yang mcngandung Jebih dari satu masalah.
Masalah-rnasalah itu dapat mcrupakan masaJah yang terpisah satu
sama lain atau masalah-rnasalah yang saling berkaitan. Dalam
menghadapi hal yang demikian, harus berhati-hati memilih ma:saJah
yang akan ditentukan rnenjadi masalah pokok.
MasaJah yang dipilih haruslah yang paling berat tekanannya, dan
harus diyakini benar bahwa masalah itulah yang akan dikcmukakan
dalam penemuan kembali arsip.
d. Pemberian kode masaJah dapat ditetapkan secara umum atau lebih
terperinci. Masalah Peraturan Daerah Kabupaterr/Kota dapat secara
bcrturut-turut diberi kode:
188.342
e. Kode Pembantu
Kode Pembantu merupakan kode pelengkap yang tidak dapat dipakai
tersendiri. Tetapi ditambahkan di belakang kode yang mernerlukan
perincian lebih lanjut. Dengan ditambahkannya kode pembantu,
maka dapat mem berikan dimensi ekstra pada arsip.
Contoh:
591 Tata Guna Tanah
.02 Kode Pembantu Penelitian
591.02 Penelitian Tata Guna Tanah
413.2 Pemukiman Kembali Penduduk
.06 Kode Pembantu Seminar
413.2.06 Seminar Pemukiman Kembali Penduduk
f.Menyusun Kode
Untuk memperoleh kodc yang spesifik, kode-kode masaJah yang satu
dapat digabungkan dengan kode-kode masaJah yang lain.
Penggabungan ini dapat dilihat contohnya pada kode 050 dan 700.
Perencanaan (050) maupun proyek pembangunan dapat meliputi
semua bidang kegiatan, karena itu untuk memperoleh kode yang
terperinci, maka kode 050 dapat disambungkan dengan seluruh
perincian kode .dalam pola dari 000 sampai 900.
Begitu juga dengan Pengawasan (700) yang meliputi bidang apapun
dapat digabungkan dengan perincian kode dalam pola.
g. Apabila pada kode ada petunjuk "perincian tambahan" bcrarti hams
menambahkan kode dan poJa yang satu ke kode-kode pola yang Iron.
Contoh I:
055 Proyek Bidang Perekonornian
19
511.2
055.112
Contoh Il:
056
630
056.3Pasar
Proyek Pembangunan Pasar
Proyek Bidang Peketjaan Umum
Jembatan
Proyek .Jembatan (angka 0 paling belakang sesudah titik
desimal dihilangkan).
h. Kode wilayah.
Kode wilayah dipergunakan untuk rnemperinci lebih lanjut arsip yang
jumlahnya sangat besar dan untuk keperluan penyusunan berkas. Di
kantor Pusat Kementerian Oalarn Negeri. Arsip Kcpcgawaian
jumlahnya sangat besar oleh karena itu memerlukan perincian
dengan kode wilayah, dengan cara menempatkan kode wilayah di
belakang angka kode pokok masalah. Contoh :
121.64 Gubernur Kalimantan Timur
121.51 Gubernur Bali
Oengan dipergunakannya kode wilayah , kesulitan mcnata arsip yang
jumlahnya sangat bcsar Itu dapat dipecahkan karena arsip berada
pada file masing-masing Provinsi. Kode wilayah dimaksud hanya
dipakai oleh Kantor Pusat Kementerian Oalam Negeri, dan tidak dapat
dipakai oleh Provinsi rnaupun Kabupaten/Kota dan Kecarnatan. Bagi
Daerah Provinsi dapat membentuk kode wilayah sendiri untuk
Kabupaten di wilayahnya. Sebelum rnernutuskan untuk membentuk
kode wilayah tersebut, harus dipikirkan apakah hal itu memang
bcnar-benar diperlukan oleh Provinsi. Penyusunan Kode Wilayah
menganut prinsip dcsimal dan setelah tereusun secara mantap
disampaikan kepada Menteri Dalarn Negeri untuk dimuat dalam pola
klasifikasi edisi yang akan datang.
Penggunaan kode wilayah tidak dapat digabungkan begitu saja pada
kode-kode seperti penggunaan kode pembantu, tempi hanya
digunakan pada kode-kode dimana tercantum petunjuk-petunjuk
tarnbahan kode wilayah.
i.Ada beberapa masalah yang dapat diklasifikasikan dengan 2 (dual
macam kode, dan 2 (dua) kode yang berlainan itu sama-sama benar.
Contoh:
1). Peraturan Pemerintah tentang Pensiun, bisa diklasifikasikan
dengan kode 188.31 Peraturan Pemerintah atau 882.08 peraturan
tentang pensiun. Masalah pemberhentian dengan pensiun (882),
20
ditambah dengan kode pembantu untuk Peraturan
Perundang-undangan (OR).
2). Penelitian pcnghasilan parnong desa, dapat diklasifikasikan 070
(Penelitian) arau 142.02 (Penelitian Penghasilan Pamong Desa).
Masalahnya penghasilan pamong desa (142) ditambah dengan
kode pernbantu untuk penelitian (02).
Kedua cara pengklasifikasian ini sama-sarna benar. Cara ini
dimaksudkan untuk memberi keleluasaan pada penataan berkas.
.Iika penataan berkas akan dilakukan dengan cara menggelornpokkan
sernua jenis Peraruran Pcmcrintah, atau semua kegiatan Penelitian,
maka arsip diklasifikasikan tanpa kode pernbantu, tetapi jika
penataan bcrkas diklasifikasikan iaJah masalahnya, rnaka yang
diklasifikasikan ialah masalahnya ditambah dengan kode pcmbantu.
J.Tunjuk Silang
Jika dijumpai surat yang mengandung dua masalah dan masalah
terse but mernpunyai tekanan yang sama beratnya, make dapat
diatasi dengan jalan membuat kartu tunjuk silang. Surat terse but
diklasifikasikan dengan dua kode. Satu kode cllisikan pad a kartu
kcndali dan satu kode lagi diisikan pada kartu tunjuk silang. Dengan
dernikian maka pcnemuan kernbali surat dirnaksud dapat dilakukan
dengan dua arah, Surat ten tang "Persawahan untuk transrnigrasi"
dapat diberi kode 521.5 (Persawahan] dengan tunjuk silang: 475
[Transmigrasi) atau sebaliknya. Perlu diperhatikan, bahwa
penggunaan tunjuk silang terbatas pada masalah yang memang
sangat pcnting.
k.Indeks Kaitan
Untuk memudahkan menclusuri kode-kode, disusun indeks kaitan.
Indeks kaitan adalah himpunan nama-nama masalah yang disusun
sesuai pola klasifikasi dan urutan abjad dcngan ketentuan posisi kode,
indek kaitan di belakang masalah sedangkan pola klasifikasi di depan
masalah.
BUPATJ KUTAI TIMUR,
.se:
ARDIANSYAH SULAIMAN
LAMPlRAN II
PERATURAN BUPATI KUTAI TIMUR
NOMOR TAHUN
TENTANG PEDOMAN TATA KEARSIPAN OJ LlNGKUNGAN
PEMERINTAH OI\ERAH
RINCIAN KODE KLASIFIKASI
1. Rincian Pertama
000 Umum
100 Pemerintahan
200 Politik
300 Keamanan dan Ketertiban
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 Pengawasan
800 Kepegawaian
900 Keuangan
2. Rincian Kedua
000 Umum
010 Urusan Dalam
020 Peralatan
030 Kekayaan Daerah
040 Perpustakaan/Dokumen/Kearsipan/Sandi
050 Perencanaan
060 OrganisasilKetatalaksanaan
070 Penelitian
080 Konferensi/Rapat
090 Perjalanan Dinas
100 Pemeri nta han
110 Pemerintah Pusat
120 Pemerintah Provinsi
130 Pemerintah Kabupaten/Kota
140 Pemerintah Desa/Kelurahan
150 Legislatif MPRlDPRlDPD
160 DPRD Provinsi
2
170 DPRD Kabupaten/Kota
180 Hukum
190 Hubungan Luar Negeri
200 Politik
210 Kepartaian
220 Organisasi Kemasyarakatan
230 Organisasi Profesi dan Fungsional
240 Organisasi Pemuda
250 Organisasi Buruh, Tani, Nelayan dan Angkutan
260 Organisasi Wanita
270 Pemilihan Umum
280 Komisi Pemilihan Umum
290
300 Keamanan/Ketertiban Umum
310 Pertahanan
320 Kemiliteran
330 Keamanan
340 Petahanan Sipil
350 Kejahatan
360 Bencana
370 Kecelakaan/Sar
380
390
400 Kesejahteraan Rakyat
410 Pembangunan Desa
420 Pendidikan
430 Kebudayaan
440 Kesehatan
450 Agama
460 Sosial
470 Kependudukan
480 Media Massa
490
500 Perekonomian
510 Perdagangan
~-'
520 Pertanian
530 Perindustrian
540 Pertambangan/Kesamuderaan
550 Perhubungan
560 Tenaga Kerja
570 Permodalan
580 Perbankan/Moneter
590 Agraria
600 PekerJaan Umum dan Ketenagakerjaan
610 Pengairan
620 Jalan
630 Jembatan
640 Bangunan
650 Tata Kota
660 Tata Lingkungan
670 Ketenagaan
680 Peralatan
690 Air Minum
700 Pengawasan
710 Bidang Pemerintahan
720 Bidang Politik
730 Bidang Keamanan/Ketertiban
740 Bidang Kesejahteraan Rakyat
750 Bidang Perekonomian
760 Bidang Pekerjaan Umum
770 Bidang Pejabal Publik
780 Bidang Kepegawaian
790 Bidang Keuangan
800 Kepegawaian
810 Pengadaan
820 Mutasi
830 Kedudukan
840 Kesejahteraan Pegawai
850 Cuti
860 Penilaian
870 Tala Usaha Kepegawaian
4
880 Pemberhentian Pegawai
890 Pendidikan Pegawai
900 Keuangan
910 Anggaran
920 Otorisasi/SKO
930 Verifikasi
940 Pembukuan
950 Perbendaharaan
960 Pembinaan Kebendaharaan
970 Pendapatan
980
990 Bendaharawan
3. Rincian Ketiga
000 UMUM
000 Umum
001 Lambang
002 Tanda Kehormatan/Penghargaan
003 Hari Raya/Besar
004 Ucapan
005 Undangan
006 Tanda Jabatan
007 Tanda Gambar Presiden, Wakil Presiden, dan Pejabat Pemerintah
008
009
010Urusan Dalam
011 Gedung Kantor
012 Rumah Dinas
013 Mess/Guest House
014 Jasa Air
015 Penerangan ListriklJasa Listrik
016 Jasa Telepon/Faximile/lnternet
017 Keamanan/Ketertiban Kantor
018 Kebersihan Kantor
019 Pro