Bagaimana redaksi normatif Pasal 19 dalam PERATURAN BUPATI CIREBON Nomor 100 Tahun 2022?
Norma hukum dalam PERATURAN BUPATI CIREBON Nomor 100 Tahun 2022 tentang PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN ARSIP, BAB VII - KETENTUAN PENUTUP, Pasal 19 berbunyi:

Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. 
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan 
Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita 
Daerah Kabupaten Cirebon. 
Ditetapkan di sumber 
pada tanggal 30 Juli 2022 
BUPATI CIREBON, . 
IMRON 
Diundangkan di sumber 
Pada tanggal 30 Juli 2022 
SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN CIREBON 
RAHMAT SUTRISNO 
BERITA DAERAH KABUPATEN CIREBON TAHUN 2022 NOMOR 100 
12 
LAMPIRAN I PERATURAN BUPATI CIREBON 
NOMOR : 100 TAHUN 2022 
TANGGAL : 30 JUNI 2022 
TENTANG : PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN ARSIP 
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN CIREBON 
TEKNIK PENGELOLAAN ARSIP TERJAGA 
Kegiatan Pengelolaan Arsip Terjaga terdiri dari : 
A. Identifikasi; 
B. Pemberkasan; 
C. Pelaporan; dan 
D. Penyerahan. 
A. IDENTIFIKASI 
1. Identifikasi Arsip Terjaga dilaksanakan untuk menentukan arsip dinamis 
yang masuk dalam kategori arsip terjaga. 
Contoh Daftar Identifikasi Arsip Terjaga: 
Klasifikasi 
No. Jenis Dasar Keamanan Unit Penanggung Ket. Arsip Pertimbangan dan Akses Pengolah Jawab 
Arsip 
1 2 3 4 5 6 7 
Keterangan : 
Nomor 
Jenis Arsip 
Dasar Pertimbangan 
Klasifikasi Keamanan dan 
Akses Arsip 
Unit Pengolah 
Penanggung Jawab Diisi dengan nomor uru t; 
Diisi dengan judul dan uraian singkat yang 
menggambarkan isi dari jenis arsip; 
Diisi dengan dasar pertimbangan penentuan 
arsip terjaga sesuai dengan peraturan 
perundang-undangan ataupun kebijakan 
lain yang ditentukan oleh pimpinan 
organisasi atau lembaga; 
Diisi dengan keterangan klasifikasi 
keamanan dan akses arsip ( sangat rahasia, 
rahasia, terbatas, dan biasa) 
Diisi dengan nama unit kerja yang 
bertanggung jawab terhadap, keutuhan, 
keamanan, dan keselamatan fisik dan 
informasi arsip; 
Diisi dengan nama pejabat penanggung 
jawab pengelola arsip terjaga; 
1 
Keterangan Diisi dengan keterangan atau informasi lain 
yang diperlukan, seperti kode klasifikasi 
ataupun lokasi simpan. 
2. Identifikasi Arsip Terjaga dilakukan melalui kegiatan sebagai berikut: 
a. Analisis fungsi organisasi; 
b. Pendataan arsip; dan 
c. Pengolahan data. 
3. Analisis fungsi organisasi dilakukan untuk menentukan unit kerja yang 
memiliki potensi menciptakan arsip terjaga, berkaitan dengan bidang 
kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian 
internasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang strategis. 
4. Pendataan arsip dilaksanakan dengan 
a. Mengelompokan substansi informasi terhadap unit kerja yang 
menciptakan Arsip Terjaga; dan 
b. Pengelompokan substansi informasi sebagaimana dimaksud dalam 
huruf a dilakukan dengan menggunakan Formulir Pendataan Arsip 
Terjaga. 
Contoh Formulir Pendataan Arsip : 
Instansi ............ ( 1) .............. 
Unit Kerja ............ (2) ................. 
Jenis/ Seri Arsip ............ (3) . .............. 
Media Simpan . (4) ............ . .............. 
KlasifikasiKeamanan& Akses ............. (5) ............... 
Volume ............ (6) . .............. 
Kurun Waktu ........... (7) ............. 
Retensi ........ (8) . .............. 
Tingkat Perkembangan ............ (9) « 
Kondisi Arsip . ............ (10) ............. 
Nama Pendata ........... ( 11) ........... 
Waktu Pendataan ............ (12) ........... 
2 
Keterangan : 
Kolom 1. 
Kolom 2. 
Kolom 3. 
Kolom 4. 
Kolom 5. 
Kolom 6. 
Kolom 7. 
Kolom 8. 
Kolom 9. 
KolomlO. 
Kolom 11. 
Kolom 12. Di isi dengan nama instansi; 
Di isi dengan nama unit kerja; 
Di isi dengan judul atau uraian singkat yang 
menerangkan isi dari jenis arsip; 
Di isi dengan jenis media simpan arsip, seperti 
tekstual, kartografi, audio visual, elektronik, dan 
digital; 
Di isi derigan tingkat klasifikasi keamanan dan akses 
arsip, yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan 
biasa/ terbuka; 
Di isi dengan jumlah arsip yang tersimpan, seperti 
lembar, berkas, meter lari dan sejenisnya; 
Di isi dengan keterangan masa/ kurun waktu arsip 
tersebut tercipta; 
Di isi dengan status masa simpan arsip, seperti 
permanen atau musnah; 
Di isi dengan tingkat perkembangan arsip, seperti asli, 
salinan, tembusan, petikan, dan hasil penggandaan 
(copy); 
Di isi dengan keterangan kondisi fisik arsip, seperti 
baik, perlu perbaikan, dan rusak; 
Di isi dengan nama petugas pendata arsip terjaga 
Di isi dengan tanggal pelaksanaan pendataan arsip 
terjaga. 
5. Pengolahan data dilakukan dengan menggunakan metode analisis 
hukum dan analisis risiko. 
6. Analisis hukum dilaksanakan melalui kegiatan: 
a. Identifikasi peraturan perundang-undangan terkait dengan bidang 
kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian 
intemasional, kontrak karya, dan masalah pemerintahan yang 
strategis. 
b. Analisa terkait dengan potensi tuntu tan hukum yang akan timbul di 
kemudian hari. 
7. Analisis risiko dilaksanakan dengan men afsirkan damp ak kerugian yang 
timbul, antara lain: 
a. Kerugian materi il; dan 
b. Kerugian immaterial. 
3 
B. PEMBERKASAN 
1. Pemberkasan dilakukan berdasarkan klasifikasi arsip. 
2. Prosedur pemberkasan terdiri dari: 
a. Pemeriksaan; 
b. Penentuan indeks (indexing); 
c. Pengkodean; 
d. Pemberian tunjuk silang; 
e. Penyortiran; 
f. Pelabelan berkas; 
g. Penataan. 
3. Pemeriksaan meliputi kegiatan memeriksa kelengkapan berkas dan 
memperhatikan apakah terdapat tanda perintah (disposisi) pimpinan 
untuk menyimpan berkas. 
4. Penentuan indeks (indexing) pada arsip dengan cara menentukan kata 
tangkap (keyword) terhadap isi informasi arsip yang akan disimpan 
sebagai judul berkas. Indeks dari informasi berkas sebagai subjek pokok 
dicantumkan pada folder dan tab guide. Indeks dapat berupa nama 
orang, nama lembaga atau organisasi, tempat atau wilayah, masalah dan 
kurun waktu. 
5. Pengkodean adalah kegiatan menuliskan kode klasifikasi terhadap kata 
tangkap yang terpilih menjadi indeks di sudut kanan atas arsip. 
6. Pemberian tunjuk silang diperlukan apabila ditemukan informasi yang 
terkandung dalam suatu berkas surat lebih dari satu subjek atau sub 
subjek atau memiliki lebih dari satu peristilahan dan mempunyai arti 
yang sama. 
7. Penyortiran berkas surat berdasarkan kode-kode klasifikasi yang telah 
dituliskan di sudut kanan kertas surat. Penyortiran dilakukan pada saat 
berkas surat dimasukan ke dalam folder untuk memudahkan labelisasi 
dan penataan berkas di tempat penyimpannya 
8. Pelabelan berkas adalah pemberian tanda pengenal berkas pada tab 
folder, dengan ukuran label sesuai dengan ukuran tab folder dan guide. 
Label diketik judul berkas, indeks yang telah ditetapkan serta kode 
klasifikasi. Selanjutnya ditempel pada guide atau tab folder di mana 
berkas surat akan disimpan. 
4 
Contoh Pelabelan Berkas: 
9. Penataan adalah kegiatan penyimpanan Arsip dengan menggunakan 
sarana dan prasarana kearsipan yang terdiri dari Filling Cabinet, Guide 
atau Sekat dan folder. Folder yang berisi berkas dan telah diberi indeks 
dan kode klasifikasi ditata atau dimasukan di belakang guide dalam 
filling cabinet sesuai dengan klasifikasi subjek dan rinciannya. 
Contoh Map Folder Arsip, Lembar guide dan Filling Cabinet : 
Map Folder 
Guide atau Sekat 
Art At SEW.if 
, 
5 
Filing Cabinet 
Samping Ta Tampak Depa1r 
C. PELAPORAN 
1. Pelaporan Arsip Terjaga dilaksanakan dengan prosedur sebagai berikut: 
a. Penyiapan daftar Arsip Terjaga; 
b. Penyiapan salinan autentik Arsip Terjaga; dan 
c. Pelaporan Arsip Terjaga. 
2. Penyiapan Daftar Arsip Terjaga terdiri dari penyiapan daftar berkas Arsip 
Terjaga dan daftar isi berkas Arsip Terjaga. 
Contoh Daftar Berkas Arsip Terjaga : 
No. Unit Uraian Kurun 
No. Jumlah Ket. 
Berkas Pengolah Informasi Waktu 
( 1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 
Keterangan : 
(1) No. 
(2) No. Berkas 
(3) Unit Pengolah Di isi dengan nomor urut; 
Di isi dengan Nomor Urut Berkas; 
Di isi dengan unit kerja yang bertanggung 
jawab terhadap keselamatan dan keamanan 
fisik dan informasi arsip yang dikategorikan 
sebagai arsip Negara; 
(4) Uraian Informasi Di isi dengan uraian singkat menggambarkan 
(5) Jumlah isi berkas arsip; 
Di isi dengan jumlah atau banyaknya berkas 
6 
(6) Kurun Waktu 
(7) Keterangan Di isi dengan WaktuPenciptaan Arsip; 
Di isi dengan informasi lain yang perlu 
disampaikan. 
Contoh Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga : 
No. No. Item U raian Informasi 
Tanggal Jumlah Ket. Berkas Berkas Berkas 
( 1) (2) (3) (4) (5) (6) 
Keterangan : 
(1) No. Berkas 
(2) No. Item Berkas 
(3) Uraian Informasi Berkas 
(4) Tanggal 
(5) Unit Pengolah 
(6) Jumlah 
(7) Keterangan Di isi dengan nomor uru t Berkas; 
Di isi dengan nomor urut; 
Arsip dalam kelompok berkasnya; 
Di isi dengan uraian singkat yang 
menggambarkan informasi berkas 
arsip. 
Di isi dengan tanggal penciptaan arsip 
Di isi dengan unit kerja yang 
bertanggungjawab terhadap 
keselamatan dan keamanan fisik 
keselamatan dan informasi arsip yang 
dikategorikan sebagai arsip negara 
Di isi dengan jumlah atau banyaknya 
berkas 
Di isi dengan informasi lain yang perlu 
disampaikan. 
3. Pelaporan Arsip Terjaga berupa Daftar Berkas Arsip Terjaga dan Daftar 
lsi Berkas Arsip Terjaga disampaikan dalam bentuk softcopy dan 
hardcopy. 
4. Pencipta Arsip menyampaikan laporan Arsip Terjaga kepada Kepala 
Lembaga Kearsipan Daerah untuk selanjutnya disampaikan kepada 
Kepala ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah pelaksanaan kegiatan. 
5. Pelaporan Arsip Terjaga ke ANRI paling lama 1 (satu) tahun setelah 
kegiatan dengan cara : 
7 
a. Secara manual menyampaikan secara tertulis melalui surat kepada 
Kepala ANRI dengan melampirkan Daftar Berkas Arsip Terjaga dan 
Daftar Isi Berkas Arsip Terjaga. 
b. Secara elektronik melalui Jaringan Informasi Kearsipan Nasional 
dengan menginput Daftar Berkas Arsip Terjaga dan Daftar Isi Berkas 
Arsip Terjaga. 
D.PENYERAHAN 
1. Salinan autentik dari naskah asli Arsip Terjaga dalam bentuk softcopy 
dan hardcopy diserahkan kepada ANRI paling lama 1 (satu) tahun 
setelah dilakukan pelaporan. 
2. Penyerahan salinan autentik dari naskah asli Arsip Terjaga oleh 
Lembaga Kearsipan Daerah kepada ANRI dilengkapi dengan berita acara 
penyerahan salinan autentik Arsip Terjaga. 
Contoh Berita Acara : 
BERITA ACARA PENYERAHAN SALINAN AUTENTIK ARSIP TERJAGA 
Nomor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Pada hari ini 
tanggal bulan tahun , bertempat di 
................ , kami yang bertanda tangan di bawah ini : 
1. Nama 
Jabatan 
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama , 
yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA 
2. Nama 
Jabatan . *) . . . 
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama Kepala Arsip Nasional 
Republik Indonesia (ANRI), yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA 
Menyatakan telah melakukan penyerahan arsip terjaga seperti yang 
tercantum dalam Daftar Penyerahan Arsip Terjaga terlampir untuk 
disimpan di ANRI sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang 
berlaku. 
8 
PIHAK PERTAMA 
Pimpinan LKD 
Ttd 
(Nama Jelas) ...... (tempat) (tanggal) (tahun) . 
PIHAK KEDUA 
Kepala ANRI 
Ttd 
(Nama Jelas) 
BUPATI CIREBON, 
Diundangkan di Sumber 
padatanggal 30 Juli 2022 
SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN CIREBON 
RAHMAT SUTRISNO 
BERITA DAERAH KABUPATEN CIREBON TAHUN 2022 NOMOR 100 
9 
LAMPIRAN II PERATURAN BUPATI CIREBON 
NOMOR : 100 TAHUN 2022 
TANGGAL : 30 JUNI 2022 
TENTANG : PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN ARSIP 
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN CIREBON 
PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN ARSIP DARI BENCANA 
Kegiatan Perlindungan dan Penyelamatan Arsip dari bencana meliputi: 
A. Prabencana 
B. Saat tanggap darurat; dan 
C. Pasca bencana; 
A. PRABENCANA 
1. Perlindungan dan Penyelamatan Arsip pada tahap prabencana meliputi: 
a. Dalam situasi tidak terjadi bencana; dan 
b. Dalam situasi terdapat potensi terjadinya bencana. 
2. Perlindungan dan Penyelamatan Arsip dalam situasi tidak terjadi 
bencana, Pencipta Arsip dan Lembaga Kearsipan Daerah 
melaksanakan: 
a. Identifikasi bencana; 
b. Preservasi Arsip dengan cara preventif; dan 
c. Menyediakan prasarana dan sarana kearsipan. 
3. Pelaksanaan identifikasi bencana meli puti: 
a. J enis bencana ; 
b. Indikasi kerusakan, meliputi gedung, peralatan kearsipan, dan 
Arsip ; 
c. Men yusun tindakan operasional tanggap darurat ; 
d. Persiapan prasarana dan saran a; dan 
e. Pembatasan akses lokasi bencana. 
4. Preservasi Arsip dengan cara preventif dilaksanakan berdasarkan 
peraturan perundan g-undangan tentang pres ervasi Arsip. 
5. Penyediaan prasarana dan sarana kearsipan meliputi: 
a. Stan dar minimal gedung Arsip; 
b. Standar ruan g penyimp anan Arsip; dan 
c. Standar peralatan kearsipan. 
10 
Standar ruang penyimpanan fisik Arsip : 
KONDISI LINGKUNGAN 
JENIS FORMAT SUHU/ KUALITAS 
PENCAHAYAAN 
KELEMBABAN UDARA 
Media Optik: Suhu: Ventilasi baik Lampu TL neon 
- Compact dan 20C + 20C 
mini disik Kelembaban: 
- Laser disk 50% + 5% 
Kertas (a); Suhu: - Penyaring Lampu TL neon 
- Files 20C + 20C pembuang 
- Cards Kelembaban: debu dan 
- Computer rint 50% + 5% partikel lain, 
outdan gas asam dan 
sejenisnya oksidasi 
- Ventilasi baik 
Kertas (b); Suhu: - Penyaring Lampu TL neon 
- Maps 209C + 2C 18C pembuang 
- Planc Kelembaban: debu dan 
- Charts 50% + 5% partikel lain, 
gas alam dan 
kosidasi 
- Ventilasi baik 
Media Foto Suhu: - Penyaring Lampu TL neon 
(hitam putih): 189C pembuang 
- Sheet film Kelembaban: debu dan 
- Cine film 35% partikel lain, 
- X-rays gas alam dan 
- Microforms kosidasi 
- Glass plate - Ventilasi baik 
Photo 
Media Foto Suhu: - Penyaring Lampu TL neon 
Berwarn a: 59C pembu ang 
- Sheet Kelembaban: 35% debu dan 
- Cine film partikel lain, 
gas asam dan 
kosidasi 
- Ventilasi baik 
11 
Media Magnetik: Suhu : 18C + 2€ Penyaring Lampu TL neon 
Computer Kelembaban: pembuang debu 
Tapes dan disk 35% + 5% dan partikel lain, 
Video tapes gas asam dan 
Audia tapes kosidasi 
Magneto optical Ventilasi baik 
disk 
6. Perlindungan dan Penyelamatan Arsip dalam situasi terdapat potensi 
terjadi bencana, meliputi: 
a. Kesiapsiagaan; dan 
b. Mitigasi bencana. 
7. Kesiapsiagaan dilakukan untuk memastikan upaya yang cepat dan tepat 
dalam menghadapi kejadian bencana. Kesiapsiagaan dilakukan melalui: 
a. Penyusunan rencana penanggulangan kedaruratan bencana; 
b. Pengorganisasian, penyuluhan, pelatihan, dan gladi tentang 
mekanisme tanggap darurat Perlindungan dan Penyelamatan Arsip; 
c. Penyiapan lokasi evakuasi; 
d. Penyusunan data akurat, informasi, dan pemutakhiran; 
e. Prosedur tetap tanggap darurat bencana; dan 
f. Penyediaan dan penyiapan bahan, barang, dan peralatan untuk 
pemenuhan pemulihan prasarana dan sarana kearsipan. 
8. Mitigasi dilakukan dengan menyusun pedoman pengelolaan Arsip di 
lingkungan Pencipta Arsip sebagai langkah pencegahan mengurangi 
risiko bencana. 
9. Mitigasi bencana dilakukan melalui kegiatan: 
a. Pelaksanaan penataan dan pemeliharaan prasarana dan sarana 
kearsipan; dan 
b. Penyelenggaraan penyuluhan penanggulangan bencana. 
B. TANGGAP DARURAT 
1. Perlindungan dan Penyelamatan arsip pada saat tanggap darurat 
meliputi: 
a. Pengkajian secara cepat dan tepat terhadap kerusakan Arsip; dan 
b. Penyelamatan Arsip terkena bencana. 
12 
2. Pengkajian secara cepat dan tepat terhadap kerusakan Arsip dilakukan 
untuk mengidentifikasi: 
a. Penentuan lokasi alternatif penyelamatan arsip; 
b. Tingkat kerusakan prasarana dan sarana kearsipan; 
c. Kerusakan Arsip; dan 
d. Kemampuan sumber daya manusia kearsipan. 
3. Penyelamatan Arsip terkena bencana meliputi kegiatan: 
a. Evakuasi Arsip; 
b. Identifikasi Arsip; 
c. Pemulihan Arsip; dan 
d. Penyimpanan Arsip. 
4. Tindakan evakuasi Arsip dilaksanakan dengan cara memindahkan fisik 
Arsip dari lokasi bencana ke lokasi tempat penyimpanan Arsip 
sementara. Tindakan evakuasi Arsip harus memperhatikan: 
a. Keamanan lokasi dari bencana susulan dan pengguna Arsip yang 
tidak berhak; 
b. Penyediaan ruang/tempat untuk melakukan tindakan pemulihan 
Arsip; 
c. Pengepakan terhadap fisik Arsip dengan cara diikat dan dibungkus; 
d. Pemisahan Arsip berdasarkan bentuk dan media Arsip; dan 
e. Alat angkut Arsip untuk melakukan evakuasi dalam keadaan 
tertutup dan terlindungi. 
5. Pelaksanaan identifikasi Arsip meliputi: 
a. Analisis informasi; 
b. Pendataan; 
c. Pengolahan data; 
d. Penilaian kerusakan; dan 
e. Penyusunan daftar Arsip. 
13 
Contoh Tabel Identifikasi Arsip : 
KURUN TINGKAT 
No. SERI ARSIP JUMLAH KET. 
WAKTU PERKEMBANGAN 
( 1) (2) (3) (4) (5) (6) 
1. Bagian 1983 3 lembar Asli Lembab 
pemeliharaan: 
Gambar rancang 
bangun kantor 
pusat Sekretariat 
Negara 
Dst ............... 
Keterangan : 
(1) Nomor 
(2) Seri Arsip 
(3) Kurun waktu penciptaan arsip 
(4) Jumlah arsip 
(5) Tingkat perkembangan keaslian 
(6) Keterangan kondisi fisik arsip 
Contoh daftar arsip yang perlu tindakan tanggap darurat: 
Instansi Pencipta Arsip : 
Alamat: 
JENIS KURUN ., ._ .... METODE LOKASI 
No. UNIT KERJA MEDIA I JUMLAH KRITERIA KET. ARSIP WAKTU % TINDAKAN SIMPAN ' .. 
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 
1. Gambar Bag. 1983 Tekstual 3 lembar Vital aset Evakuasi, Lt. III - 
rancang Pemeliharaan pemulihan Gd. 
bangun Utama 
kantor 
pusat 
Keterangan : 
1. Nomor, diisi dengan nomor urut arsip 
2. Jenis arsip, diisi dengan jenis arsip/ isi ringkas arsip 
3. Unit kerja, diisi dengan nama unit kerja pencipta arsip 
4. Kurun waktu, diisi dengan tahun arsip tercipta 
5. Media, diisi dengan jenis media rekam 
6. Jumlah, diisi dengan banyaknya jumlah arsip 
14 
7. Kriteria, diisi dengan kriteria arsip (terjaga, vital, aset, statis, keuangan, 
penting, dan sejenisnya) 
8. Metode pelindungan, diisi dengan jenis tindakan perlindungan dan 
penyelamatan arsip 
9. Lokasi simpan, diisi dengan nama tempat lokasi simpan arsip 
10. Keterangan, diisi dengan informasi spesifik yang belum tercantum 
dalam kolom sebelumnya. 
Contoh analisis identifikasi bencana dan tindakan tanggap darurat: 
TINDAKAN JENIS BENCANA DAMPAK LANGSUNG INDIKASI TANGGAP DARURAT 
Bencana Alam : - Gedung/ tempat - Hancur /runtuh - Evakuasi arsip dan 
- Tsunamai penyimpanan arsip pemulihan 
- Gempabumi - Terbakar - Evakuasi arsip dan 
- Erupsi/ gunung pemulihan 
meletus - Peralatan kearsipan - Terendam air - Evakuasi arsip dan 
- Angin topan pemulihan 
- Tanah longsor - Hancur / rusak 
- Arsip - Perbaikan atau ganti 
- Basah sarana 
- Rusak - Evakuasi arsip, 
pemulihan dan restorasi 
- Musnah - Evakuasi arsip, 
pemulihan dan restorasi 
- Rekonstruksi 
Bencana sosial - Gedung/tempat - Hancur / runtuh - Evakuasi arsip dan 
- Perang penyimpanan arsip pemulihan 
- Kerusuhan - Terbakar - Evakuasi arsip dan 
- Konflik sosial pemulihan 
- Banjir - Peralatan kearsipan - Terendam air - Evakuasi arsip dan 
pemulihan 
- Hancur / rusak 
- Arsip - Perbaikan atau ganti 
- Basah sarana 
- Rusak - Evakuasi arsip, 
pemulihan dan restorasi 
- Musnah - Evakuasi arsip, 
pemulihan dan restorasi 
- Rekonstruksi 
- Hancur / runtuh - Evakuasi arsip dan 
pemulihan 
- Terbakar - Evakuasi arsip dan 
pemulihan 
- Terendam air - Evakuasi arsip dan 
pemulihan 
- Hancur / rusak 
- Perbaikan atau ganti 
- Basah sarana 
- Rusak - Evakuasi arsip, 
pemulihan dan restorasi 
- Musnah - Evakuasi arsip, 
pemulihan dan restorasi 
- Rekonstruksi 
15 
6. Kegiatan pemulihan Arsip dilaksanakan di lokasi tempat penyimpanan 
Arsip sementara. 
a. Pemulihan terhadap Arsip kertas dilakukan melalui kegiatan: 
1) Membersihkan fisik Arsip dari kotoran dan debu yang melekat 
dengan menggunakan kuas atau vacuum cleaner; 
2) Merendam fisik Arsip yang basah atau terkena lumpur dengan 
etanol atau alkohol 70% sebagai sarana disinfektan; 
3) Mengeringkan Arsip dengan kipas angin di dalam ruangan; 
4) Dalam hal arsip tidak dimungkinkan untuk dilakukan pengeringan 
secara langsung, Arsip dibekukan dalam mesin pembeku sebelum 
dibersihkan. 
b. Pemulihan terhadap Arsip elektronik dan audio visual dilakukan 
melalui kegiatan: 
1) Membersihkan fisik Arsip yang terekam dalam media khusus, 
media optik, dan media magnetik dari kotoran dan partikel 
debu; 
2) Mengeringkan fisik Arsip yang basah atau terkena lumpur dengan 
bantuan kipas angin didalam ruangan; 
3) Memeriksa informasi Arsip yang terekam dalam media khusus, 
media optik dan media magnetik; 
4) Melakukan pembersihan terhadap Arsip foto dengan cara 
rewashing, Arsip yang bermedia optik, dan media magnetik 
dilakukan dengan rewinding; dan 
5) Melakukan install kembali untuk Arsip yang masih dimungkinkan 
untuk dibuatkan backup file. 
7. Penyimpanan Arsip dilakukan secara terpisah antara Arsip media kertas, 
Arsip audio visual dan Arsip elektronik. 
a. Suhu dan kelembaban ruang penyimpanan Arsip media kertas 
meliputi : 
1) Temperatur suhu 20C ± 20C; dan 
2) Kelembaban 50 %±5 % RH. 
b. Suhu dan kelembaban ruang penyimpanan Arsip audio visual dan 
Arsip elektronik meliputi: 
1) Suhu18C ± 20C dan kelembaban 35 % ± 5 % untuk media 
magnetik (video dan rekaman suara); 
2) Suhu < 5°C dan kelembaban 35 % ± 5 % untuk film berwarn a; dan 
16 
3) Suhu< 18C ± 2°C dan kelembaban 35 % ± 5 % untuk film hitam 
putih. 
C. PASCA BENCANA 
1. Perlindungan dan Penyelamatan Arsip pada tahap pasca bencana 
meliputi: 
a. Rehabilitasi; 
b. Rekonstruksi; dan 
c. Pendokumentasian dan laporan. 
2. Rehabilitasi dilakukan melalui kegiatan: 
a. Perbaikan prasarana dan sarana kearsipan; dan 
b. Pemulihan fungsi pelayanan kearsipan. 
3. Rekonstruksi meliputi: 
a. Pembangunan kembali prasarana dan sarana kearsipan; 
b. Peningkatan pelayanan kearsipan. 
4. Pendokumentasian terhadap Arsip yang tercipta dan dihasilkan dari 
adanya kegiatan tindakan penyelamatan arsip meliputi: 
a. Keputusan pembentukan Tim Penanggulangan Bencana Arsip; 
b. Biaya dan strategi penanggulangan bencana; 
c. Daftar Arsip yang perlu tindakan penyelamatan Arsip; 
d. Daftar Arsip musnah; 
e. Fisik Arsip yang telah dilakukan tindakan penyelamatan Arsip; dan 
f. Berita acara kondisi arsip pasca bencana. 
Contoh daftar arsip musnah: 
Nama Lembaga : (a)..... 
Alamat Lembaga : (b) ..... 
KONDISI JENIS UNIT KURUN TINGKAT KONDISI No. MEDIA LOKASI TINDAKAN KET. 
ARSIP KERJA WAKTU PERKEMBANGAN ARSIP SIMPAN 
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 
Ketua, 
Tim Penanggulangan Bencana Arsip 
Ttd 
17 Mengetahui, 
Pimpinan Pencipta Arsip 
Ttd 
Keterangan : 
(1) Nama Lembaga, diisi dengan nama lembaga 
(2) Alamat Lembaga, diisi dengan alamat lembaga 
(3) Nomor, diisi dengan nomor urut arsip 
(4) Jenis arsip, diisi dengan jenis arsip/ isi ringkas arsip 
(5) Media, diisi dengan jenis media rekam (tekstual, kartografi, audio 
visual, elektronik, dan digital) 
(6) Unit kerja, diisi dengan nama unit kerja pencipta arsip 
(7) Kurun waktu, diisi dengan tahun arsip tercipta 
(8) Tingkat perkembangan, diisi dengan tingkat keaslian surat (asli, 
tembusan, salinan, petikan, copy, dan pertinggal) 
(9) Kondisi lokasi simpan, diisi dengan nama tempat, lokasi simpan 
arsip dan kondisi saat terjadinya bencana 
(10) Kondisi arsip, diisi dengan kondisi/keadaan fisik arsip (rusak 
total/ musnah) 
(11) Tindakan, diisi dengan bentuk tindakan yang dilakukan pada 
kesempatan pertama saat terjadi bencana 
(12) Keterangan, diisi dengan informasi spesifik yang belum tercantum 
dalam kolom sebelumnya 
Contoh Berita Acara Kondisi Arsip Pasca Bencana : 
BERITA ACARA KONDISI ARSIP PASCA BENCANA 
Nomor: . 
Pada hari ini tanggal bulan 
tahun , bertempat di . .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . .. .. . kami yang bertanda 
tangan di bawah ini: 
1. Nama 
NIP. 
Jabatan . 
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama TIM PENANGGULANGAN 
BENCANA ARSIP dari (lembaga) beralamat di yang 
selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA. 
18 
2. N ama 
NIP. ..................................................................................... *) 
Jabatan . 
Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama pimpinan lembaga 
beralamat di yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA. 
Menyatakan telah mengadakan tindakan penyelamatan arsip dari bencana 
seperti yang tercantum dalam Daftar Arsip yang perlu tindakan 
Penyelamatan Arsip/ Daftar Arsip Musnah **) terlampir untuk disimpan di 
(lembaga) . 
PIHAK PERTAMA 
Ketua Tim Penanggulangan Bencana 
Arsip ttd. 
( namajelas) 
NIP . PIHAK KEDUA 
Pimpinan Lembaga ) 
ttd. 
( nama jelas ) 
NIP . 
Mengetahui, 
) Pimpinan Lembaga Kearsipan 
Ttd 
(namajelas) 
NIP . 
*) Dalam hal tertentu dapat diwakilkan 
) Coret yang tidak perlu 
***) Dapat diwakilkan atau tidak dicantumkan apabila merangkap sebagai 
Ketua Tim Penanggulangan Bencana Arsip 
19 
5. Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan Pelindungan dan Penyelamatan 
Arsip dari bencana disimpan oleh Lembaga Kearsipan Daerah. 
BUPATI CIREBON, 
6-> 
Diundangkan di sumber 
pada tanggal 30 Juli 2022 
SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN CIREBON 
RAHMAT SUTRISNO 
BERITA DAERAH KABUPATEN CIREBON TAHUN 2022 NOMOR 100 
20 
LAMPIRAN III PERATURAN BUPATI CIREBON 
NOMOR : 100 TAHUN 2022 
TANGGAL : 30 JUNI 2022 
TENTANG : PERLINDUNGAN DAN PENYELAMATAN ARSIP 
DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN CIREBON 
PENYELAMATAN ARSIP PERUBAHAN KELEMBAGAAN 
Penyelamatan Arsip perubahan kelembagaan dilaksanakan melalui tahapan: 
a. Pendataan dan identifikasi Arsip; 
b. Penataan dan pendaftaran Arsip; 
c. Verifikasi/penilaian Arsip; 
d. Penyerahan Arsip statis; dan 
e. Pemusnahan Arsip. 
A. PENDATAAN DAN IDENTIFIKASI ARSIP 
1. Pendataan dan identifikasi Arsip dilakukan dengan menggunakan jadwal 
retensi Arsip. 
2. Dalam hal Pencipta Arsip tidak memiliki jadwal retensi Arsip, pendataan 
dan identifikasi Arsip dilakukan dengan melakukan pendaftaran fungsi, 
kegiatan dan jenis Arsip pada setiap satuan kerja yang hasiln ya 
dihimpun dalam Daftar Ikhtisar Arsip . 
Contoh form ulir pendataan dan iden tifikasi Arsip: 
Instansi 
Unit Kerja 
Jenis /Seri Arsip 
Media Simpan 
Klasifikasi Keamanan dan Akses 
Volume 
Kurun wakt u 
Retensi 
Tingkat Perkem bangan 
Kondisi Arsip 
Nama Pendata 
W aktu Penda taan ......................... ( 1) . 
......................... (2) . 
......................... (3) . 
......................... (4) . 
......................... (5) . 
......................... (6) . 
......................... (7) . 
......................... (8) . 
......................... (9) . 
........................ (10) . 
........................ ( 11) . 
........................ (12) . 
21 
Keterangan : 
Baris (1) 
Baris (2) 
Baris (3) 
Baris (4) 
Baris (5) 
Baris (6) 
Baris (7) 
Baris (8) 
Baris (9) 
Baris (10) 
Baris (11) 
Baris (12) Di isi dengan nama instansi; 
Di isi dengan nama unit kerja; 
Di isi dengan judul atau uraian singkat yang menerangkan isi dari 
jenis arsip; 
Di isi denganjenis media simpan arsip, seperti tekstual, kartografi, 
audio visual, elektronik, dan digital; 
Di isi dengan tingkat klasifikasi keamanan dan akses arsip, yaitu 
sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa/terbuka; 
Di isi denganjumlah arsip yang tersimpan, seperti lembar, berkas, 
meter lari dan sejenisnya; 
Di isi dengan keterangan masa/kurun waktu arsip tersebut 
tercipta; 
Di isi dengan status masa simpan arsip, seperti permanen atau 
musnah; 
Di isi dengan tingkat perkembangan arsip, seperti asli, salinan, 
tembusan, petikan, dan hasil penggandaan; 
Di isi dengan keterangan kondisi fisik arsip, seperti baik, perlu 
perbaikan, dan rusak; 
Di isi dengan nama petugas pendata arsip; 
Di isi dengan tanggal waktu pendataan arsip. 
Contoh Daftar Iktisar Arsip: 
DAFTAR IKHTISAR ARSIP 
NO. UNIT TAHUN FORMAT /MEDIA JUMLAH LOKASI KETERANGAN KERJA 
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 
Mengetahui/ Menyetujui, 
Nama 
NIP. 
22 Penanggung Jawab, 
Nama 
NIP. 
Keterangan Petunjuk Pengisian: 
Kolom( 1) Diisi dengan nama instansi yang di data; 
Kolom (2) Diisi dengan alamat lengkap instansi yang didata; Kolom (3): 
diisi dengan nomor uru t; 
Diisi dengan nama unit kerja eselon II, III, IV atau unit kerja Kolom (4) 
Kolom (5) 
Kolom(6) 
Kolom(7) 
Kolom(8) 
Penutup mandiri yang menjadi sasaran; 
Diisi dengan angka tahun atau kurun waktu arsip dari tahun 
sekian sampai dengan tahun sekian 
Diisi dengan jenis media arsip yang didata; 
Diisi dengan jumlah atau volume arsip dalam ukuran meter 
linier atau meter kubik, album, roll film, keeping dan lain-lain 
sesuai dengan media rekaman arsip 
Diisi dengan keterangan lain-lain yang perlu diketahui; 
"Mengetahui/menyetujui diisi dengan nama dan tandatangan 
kepala unit yang bertanggung jawab menangani administrasi. 
Penanggung jawab diisi dengan nama dan tanda tangan pejabat 
tim penyelamatan Arsip perubahan kelembagaan. 
B. PENATAAN DAN PENDAFTARAN ARSIP 
1. Penataan dan pendaftaran Arsip dilakukan berdasarkan asas asal usul 
dana turan asli. 
2. Pena taandan pendaftaran Arsip melipu ti: 
a. Pemilahan atau penyortiran; 
b. Pem berkasan; 
c. Pendes kripsian ; 
d. Manuver informasi dan fisik Arsip; 
e. Menata fisik Arsip ; dan 
f. Membuat daftar Arsip . 
3. Pemilahan atau penyortiran dilakukan untuk memisahk an Arsip dan 
non Arsip. 
4. Pember kasan dilakukan dengan mengelomp okkan Arsip ke dalam suatu 
kesatu an berkas berdasarkan kesamaan jenis, masal ah atau urusan 
yang sama. 
5. Pendes kripsian dilakukan deng an men catat inform asi arsip ke dalam 
kartu atau daftar yang meliputi: jenis arsip, isi ringkas, tahun, tingkat 
keas lian, juml ah/volume, form at atau media arsip , dan kondisi fisik. 
23 
6. Manuver informasi dan fisik Arsip dilakukan dengan menggabungkan 
kartu diskripsi/informasi dan berkas Arsip yang merupakan satu 
kesatuan informasi atas kesamaan jenis, masalah dan urusan yang 
sama, serta memberi nomor definitif pada kartu deskripsi dan fisik Arsip. 
7. Menata fisik Arsip dilakukan dengan memasukan kedalam boks Arsip 
dan memberikan label/nomor boks. 
8. Membuat daftar Arsip dilakukan dengan mengisi daftar Arsip 
berdasarkan hasil deskripsi keformulir daftar Arsip. 
Contoh lembar /kartu deskripsi : 
No. 
Deskripsi 
Unit Kerja 
Bentuk Redaksi 
Isi/Informasi Surat 
Kurun Waktu 
Tingkat Keaslian 
Jumlah 
Kondisi Arsip 
Keterangan : 
1. Nomor deskripsi diisi dengan nomor dan inisial pendeskripsian; 
2. Unit kerja diisi dengan asal Arsip Unit Kerja pencipta arsip; 
3. Bentuk redaksi diisi dengan jenis atau seri berkas, misalnya : Laporan, 
SPJ, Notulen, SK, berkas, dll; 
4. Isi informasi diisi dengan isi singka tinformasi yang terkandung dalam 
berkas, misalnya: tentang kasus-kasus tukar guling lahan,dll; 
5. Kurun waktu diisi dengan waktu penciptaan arsip, misalnya: desember 
999, tahun 1999-2001, tahun 2000, dll; 
6. Tingkat keaslian diisi dengan otentisitas berkas, misalnya: asli, 
tembusan, copy , salinan, dll. 
7. Jumlah diisi dengan menyebutkan jumlah arsip yang dikelompokkan, 
misaln ya: 3 Folder, 10 odner , 5 boks , dll; 
8. Kondisi arsip diisi den gan keadaan arsip/berkasitu, misalnya: arsipn ya 
dalam keadaan baik, rusak, tidak len gkap ,dll. 
24 
Contoh Daftar Arsip: 
DAFTAR ARSIP /DOKUMEN 
INSTANSI 
ALAMAT 
JENIS TINGKAT 
NO. TAHUN JUMLAH KET. 
ARSIP PERKEMBANGAN 
( 1) (2) (3) (4) (5) (6) 
.................. , . 
Mengetahui/ menyetujui 
Penanggung jawab 
Nama 
NIP. Nama 
NIP. 
Keterangan : 
1. Instansi, diisi dengan nama instansi yang arsipnya didaftar; 
2. Alamat, diisi dengan alamat lengkap instansi yang arsipnya didaftar; 
3. No, diisi dengan nomor urut; 
4. Jenis arsip, diisi dengan nama atau indeks arsip disertai dengan uraian 
singkat tentang isi informasi arsip; 
5. Tahun, diisi dengan angka tahun atau kurun waktu arsip dari tahun 
sekian sampai dengan tahun sekian; 
6. Jumlah, diisi dengan jumlah atau volume arsip dalam ukuran meter linier 
atau meter kubik, album, roll film, keeping dan lain lain sesuai dengan 
media rekam arsip; 
25 
7. Tingkat keaslian, diisi dengan tingkat keaslian arsip (asli, tembusan, 
salinan, copy dan lain-lain); 
8. Keterangan, diisi dengan keterangan lain-lain yang perlu diketahui; 
9. Mengetahui/menyetujui diisi dengan nama dan tanda tangan Kepala Unit 
yang bertanggungjawab dengan administrasi; 
10. Penanggungjawab diisi dengan nama dan tanda tangan pejabat tim 
pengalihan Lembaga Negara yang digabung dan/ atau dibubarkan. 
C. VERIFIKASI/PENILAIAN ARSIP 
1. Verifikasi/penilaian arsip dilakukan berdasarkan nilai guna arsip dan 
jadwal retensi Arsip dengan memperhatikan aspek fungsi, operasional 
instansi, dan su bstansi informasi. 
2. Langkah awal dalam melakukan verifikasi/penilaian Arsip dibentuk Tim 
verifikasi/penilai Arsip yang akan disusutkan. 
3. Timverifikasi/penilai Arsip selanjutnya memeriksa kesesuaian daftar 
dan fisik Arsip yang akan disusutkan dan selanjutnya dilakukan 
verifikasi/ penilaian Arsip. 
4. Verifikasi/penilaian Arsip harus memperhatikan nilai guna Arsip, nasib 
akhir Arsip apakah dimusnahkan atau disimpan sebagai arsip statis. 
5. Verifikasi/penilaian Arsip dilakukan untuk menentukan Arsip yang 
akan disimpan dan yang akan dimusnahkan. 
D. PENYERAHAN ARSIP STATIS 
1. Penyerahan Arsip statis dilakukan berdasarkan hasil 
verifikasi/ penilaian Arsip. 
2. Penyerahan Arsip statis dilaksanakan dari pencipta Arsip kepala 
Lembaga Kearsipan Daerah. 
3. Pelaksanaan serah terima Arsip disertai dengan berita acara d