Trình tự theo dõi việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện như thế nào?
Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
…
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
a) Công chức, viên chức văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định;
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc hoặc văn bản không có người nhận, văn thư phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc lãnh đạo phòng phụ trách văn thư của đơn vị để xử lý.