Hồ sơ tài liệu lưu trữ của Bộ Giáo dục và Đào tạo được lập phải bảo đảm yêu cầu nào?
Nội dung việc lập hồ sơ công việc và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của đơn vị và thực tế công việc được phân công, Văn thư đơn vị chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ phát cho cán bộ, công chức, viên chức được phân công giải quyết công việc. Trong quá trình giải quyết công việc của mình, cán bộ, công chức, viên chức tiếp tục đưa các văn bản có liên quan vào hồ sơ đã mở.
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ, tư liệu có liên quan đến công việc vào hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
- Khi giải quyết xong công việc, hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu vào hồ sơ và loại những văn bản trùng thừa, các tư liệu, sách báo không cần thiết ra khỏi hồ sơ;
- Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thì cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ. Việc biên mục hồ sơ gồm: đánh số tờ, viết bìa hồ sơ, lập mục lục văn bản.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.