Khi bảo quản hồ sơ công chức thì phải đảm báo các điều kiện về cơ sở vật chất và chế độ bảo quản như thế nào?
Điều kiện cơ sở vật chất và chế độ bảo quản hồ sơ công chức, viên chức
1. Nơi bảo quản hồ sơ: bố trí phòng, kho lưu giữ hồ sơ, đảm bảo các điều kiện thoáng mát, tránh ẩm ướt.
2. Trang bị đầy đủ giá, tủ đựng hồ sơ.
3. Từng bước hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ, cập nhật, xây dựng, khai thác hồ sơ điện tử, bổ sung, nâng cấp trang thiết bị, gồm:
a) Trang bị máy tính, mạng máy tính và phần mềm quản lý hồ sơ công chức, viên chức để tra cứu và khai thác được nhanh chóng, kịp thời;
b) Trang bị máy quét, máy ảnh kỹ thuật số, video để đưa các hình ảnh, văn bản tài liệu về hồ sơ vào các phương tiện, thiết bị lưu trữ, bảo quản phục vụ công tác tra cứu, khai thác, sử dụng; ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ công chức, viên chức, giảm dần việc tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ gốc khi khai thác, quản lý.