Đơn vị quản lý hộ chiếu có trách nhiệm thông báo hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới bao nhiêu tháng cho người được cấp hộ chiếu biết để chủ động đề nghị gia hạn?
 Trách nhiệm của đơn vị quản lý hộ chiếu
1. Phân công công chức quản lý, lưu giữ và thực hiện việc theo dõi, giao nhận hộ chiếu theo quy trình, thủ tục tại Quy chế này.
2. Lập sổ theo dõi việc quản lý, giao nhận hộ chiếu; bảo quản hộ chiếu, không để thất lạc, hư hỏng.
3. Thông báo hộ chiếu còn thời hạn sử dụng dưới 06 tháng cho người được cấp hộ chiếu biết để chủ động đề nghị gia hạn hoặc cấp hộ chiếu mới.
4. Kịp thời thu hồi hộ chiếu và thông báo bằng văn bản đến đơn vị trực tiếp sử dụng công chức, viên chức được cấp hộ chiếu nếu người được cấp hộ chiếu cố tình không nộp lại hộ chiếu theo quy định.
5. Thừa lệnh Bộ trưởng, Chủ nhiệm thông báo và chuyển hộ chiếu cho cơ quan quản lý hộ chiếu mới khi người được cấp hộ chiếu chuyển công tác; thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu (Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) và Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an việc hộ chiếu do Văn phòng quản lý bị mất, hỏng.
6. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này. Báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm xem xét, xử lý các trường hợp vi phạm Quy chế này hoặc báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý trường hợp sử dụng và quản lý hộ chiếu không đúng quy định của pháp luật (Cục Hành chính - Quản trị II báo cáo Bộ trưởng, Chủ nhiệm thông qua Vụ Tổ chức cán bộ).