Khi tạo lập hồ sơ điện tử để lưu trữ cơ quan của Bộ Giao thông vận tải thì mã hồ sơ gồm những gì?
1. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết công việc; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 2.3 Phụ lục IV và Trường thông tin số 2.3 Phụ lục V Thông tư này. Trường hợp phát sinh hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống sau khi được phê duyệt.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 1.3, 2,
3, 4, 5,
6, 7 Phụ lục VI Thông tư này.
3. Mã hồ sơ gồm:
a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ
Mã định danh của cơ quan, tổ chức quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT  ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Mã định danh của cơ quan, tổ chức được mặc định trong Hệ thống.
b) Năm hình thành hồ sơ
c) Số và ký hiệu hồ sơ
Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định bằng dấu chấm.
Ví dụ 1: 000.06.16.G09.2010.01.TH, là Hồ sơ số 01 nhóm Tổng hợp, năm 2010 của Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ.
Trong đó: 000.06.16.G09 là mã định danh của Trung tâm Tin học, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ; 2010 là năm hình thành hồ sơ; 01.TH là số ký hiệu hồ sơ.
4. Khi công việc hoàn thành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 8, 11 Phụ lục VI Thông tư này.
5. Việc cập nhật mã định danh của cơ quan, tổ chức lập hồ sơ, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ vào các Trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Phụ lục VI Thông tư này được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.