Văn bản đến của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam có cần phải được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính không?
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu nơi gửi, nơi nhận trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện bì không có văn bản, văn bản bị rách, thiếu, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), người được giao tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay với người phụ trách trực tiếp xử lý; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu văn bản đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu văn bản đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu văn bản đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cá nhân tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, đơn vị hoặc Chánh Văn phòng, Trưởng phòng phụ trách văn thư của đơn vị để xử lý.
4. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính (in ra giấy, ký nhận và đóng sổ để quản lý).
5. Văn bản mật đến được đăng ký vào sổ riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.