Đơn vị muốn sử dụng phòng họp ngoài giờ hành chính thì gửi văn bản đăng ký phòng họp đến phòng Quản trị chậm nhất khi nào?
Quy định về sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách
1. Các đơn vị có nhu cầu sử dụng phòng học, tiếp khách tại Tầng 2 phải đăng ký với Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) để tổ chức phục vụ công tác.
a) Mẫu văn bản đăng ký phòng họp, phòng tiếp khách theo quy định (khi có chương trình đăng ký phòng họp trên mạng nội bộ của cơ quan Bộ sẽ có hướng dẫn riêng); văn bản đăng ký phải xác định cụ thể lịch làm việc, số lượng, thành phần khách tham dự;
b) Các đơn vị chỉ gửi giấy mời họp sau khi đã được Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) xác nhận việc bố trí phòng họp, phòng tiếp khách;
c) Trường hợp các phòng học, tiếp khách đã bố trí hết, Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) phải kịp thời thông báo cho đơn vị đăng ký biết để điều chỉnh thời gian họp, tiếp khách;
d) Trường hợp cuộc họp, tiếp khách đã đăng ký, đã bố trí bị hoãn hoặc hủy bỏ, đơn vị đăng ký phải thông báo với Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) chậm nhất 02 giờ trước giờ dự kiến họp, tiếp khách.
2. Thời gian gửi văn bản đăng ký phòng họp, tiếp khách đến phòng Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị):
a) Đối với cuộc họp, tiếp khách trong giờ hành chính, văn bản đăng ký phải gửi đến Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) chậm nhất 04 giờ trước giờ dự kiến họp, tiếp khách;
b) Đối với cuộc họp, tiếp khách ngoài giờ hành chính, cuộc họp có yêu cầu phải kê bàn ghế, trang trí maket, micro …, văn bản đăng ký phải gửi đến Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) chậm nhất 12 giờ (tính theo giờ làm việc) trước ngày, giờ dự kiến tổ chức họp, tiếp khách;
Đối với các cuộc họp đột xuất do Lãnh đạo Bộ yêu cầu, Thư ký lãnh đạo Bộ hoặc đơn vị chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung phải kịp thời thông báo với Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) để tổ chức phục vụ công tác;
3. Các đơn vị khi sử dụng phòng họp chung ở tầng đó phải thông báo với Văn phòng Bộ (Phòng Quản trị) để phối hợp phục vụ công tác.