Cán bộ phát hiện văn bản đến của Tổng cục Thể dục Thể thao có cần phải báo cáo cho Chánh văn phòng không?
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, đều phải tập trung tại Văn thư. Người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), đối chiếu với nơi gửi trước khi ký nhận. Cán bộ, công chức, viên chức văn thư (viết gọn là cán bộ văn thư) có trách nhiệm bóc bì, phân loại, vào số, đăng ký số văn bản đến. Trường hợp phát hiện sai sót, cán bộ văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi và báo cáo Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính xem xét giải quyết.
2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đen”; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”. Khi nhận được bản chính phải làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng) (Mẫu 1 Phụ lục 1).
3. Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính (Mẫu 2 Phụ lục 1).
4. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày nghỉ, ngày lễ, bảo vệ đơn vị có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Thủ trưởng đơn vị hoặc Chánh Văn phòng Tổng cục (đối với các văn bản đến Tổng cục) để xử lý.
5. Văn bản mật đến được đăng ký vào sổ riêng hoặc sử dụng phần mềm trên máy tính không được nối mạng LAN và Internet.